Документация

Все хозяйственные операции должны оформляться на основе оправдательных документов. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.

Документация - оформление хозяйственных операций документами. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Документация является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Оформление хозяйственных операций первичными документами является отличительной чертой бухгалтерского учета.

Первичный документ - письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете называют реквизитом.

Реквизиты делятся на обязательные и дополнительных.

Обязательные реквизиты обеспечивают бухгалтерским документам юридическую силу. В соответствии со ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учёте» № 402 - ФЗ к обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа (формы), код формы;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты:

- номер документа;

- расчетные счета организации;

- основание для совершения хозяйственной операции.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

- зональная форма. Документ при построении по данной фирме разграф­лен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облег­чает работу с ними непосредственному исполнителю;

- анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

- табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);

- комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

- типовые - предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров - КО № 1, КО №2, кассовой книги - КО №4 и др.);

- специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета рабо­ты автомобиля).

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом "Получено" или "Оплачено с указанием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку.

11. Классификация документов.

Сущность документов, их место в хозяйственной деятельности организации отражены в их классификации по однородным признакам: по назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и по порядку заполнения.

1. По назначению документы подразделяют на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

- приказы;

- доверенности;

- накладные на работу;

- чек на получение наличных денег с расчетного или валютногосчета;

- платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Эти документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств:

- накладная на получение товара;

- акт на списание товарно-материальных ценностей;

- расходный (приходный) кассовый ордер, по которому деньги выданы (получены) из кассы (в кассу).

Роль документов бухгалтерского оформления состоит в том, что на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

- ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

- ведомости начисления и распределения амортизационных отчислении:

- накопительные ведомости;

- калькуляции фактической себестоимости продукции:

- расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

- разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

2. По порядку составления документы бывают первичными и сводными. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

- о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

- об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

- о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

- о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью обобщения первичных документов, что предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Сводные документы предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения учетной информации в целом, что ведет к сокращению временных затрат на составление финансовой и бухгалтерской отчетности. К сводным, документам относятся накопительные ведомости, книги учета.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме.

3. По содержанию хозяйственных операции документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:

- акты приема-передачи и списания основных средств;

- документы на оприходование и списание материальных ценностей;

- перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;

- счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:

- платежные поручения и платежные требования;

- расчетные чеки;

- расчетно-платежные ведомости;

- авансовые отчеты.

4. По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи к учете – приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

5. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

- накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;

- расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;

- товарные отчеты;

- авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации:

- товарно-транспортные накладные;

- счета-фактуры на.поступившие от поставщиков товары;

- доверенности;

- платежные поручения.

6. По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Дата добавления: 2014-10-23