Сортировка и фильтрация данных. Сортировка – это упорядочение записей таблицы (списка) по определенному столбцу в порядке возрастания или убывания

Сортировка – это упорядочение записей таблицы (списка) по определенному столбцу в порядке возрастания или убывания. Для выполнения сортировки необходимо:

1. Выделить одну ячейку таблицы.

2. Выбрать команду Сортировка и Фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная

3. Из раскрывающегося списка выберите способ сортировки – от минимального к максимальному или от максимального к минимальному. Нажатие на соответствующую кнопку приведет к выполнению команды.

Если необходимо провести сортировку по определенным параметрам, тогда:

1. Вызовите команду Настраиваемая сортировка в группе Редактирование на вкладке Главная.

2. В появившемся диалоговом окне Сортировка (рис. 19) выберите столбец, в котором нужно отсортировать данные, и порядок сортировки. Если вы хотите выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, заполните поля Затем по, В последнюю очередь по. Чтобы дополнить список сортируемых столбцов, нажмите кнопку Добавить уровень.

3.
Нажмите ОК.

Рисунок 19 – Диалоговое окно Сортировка

Фильтрация данных – это быстрый и простой способ найти нужные для работы данные в диапазоне ячеек или таблице. Например, с помощью фильтра можно просмотреть только указанные значения, наибольшие и наименьшие либо повторяющиеся значения. Отфильтровав данные в диапазоне ячеек или таблице, можно применить фильтр повторно, чтобы обновить результаты, либо очистить фильтр, чтобы отобразить все данные.

При помощи автофильтра можно создать фильтры трех типов: по списку значений, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, однако использовать фильтры обоих типов одновременно нельзя; точно так же необходимо выбрать один вариант, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе настраиваемого фильтра.

Для выполнения фильтрации необходимо:

1. Выделите требуемый диапазон ячеек или просто установить курсор в произвольную ячейку диапазона, в котором будет производиться фильтрация.

2. В раскрывающемся списке Сортировка и Фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная выберите команду Фильтр. После ее выполнения в каждой ячейке строки заголовка появятся кнопки , обозначающие раскрывающийся список. В этом списке находятся следующие команды:

– Сортировка от минимального к максимальному и Сортировка от максимального к минимальному, Сортировка по цвету (Пользовательская сортировка);

– Удалить фильтр с;

– Фильтр по цвету;

– Установка фильтрации: Числовые фильтры (если в столбце числа), Текстовые фильтры (если в столбце текст), Фильтры по дате (если в столбце даты);

– Флажок Выделить все. Если снять этот флажок, то все столбцы перестанут отображаться;

– Флажки с названиями столбцов. Можно снимать флажки с разных столбцов, тогда они перестают отображаться.

3. После установки любого из фильтров в столбце с фильтром изменяется вид кнопки Раскрывающийся список – в нем появляется изображение фильтра.

4. Нажмите кнопку ОК.

Рассмотрим Числовые фильтры.

С помощью таких фильтров можно отобразить значения ячеек, которые принимают значения Равно, Не равно, Больше, Больше или равно, Меньше, Меньше или равно, Между какого-то указанного значения. Если выберите пункт Первые 10, то появляется окно, в котором можно выбрать какие первые 10 значений будут отображаться: 10 наибольших или 10 наименьших элементов списка или % от количества элементов. Причем количество отображаемых элементов или % можно изменять. Если выбираем пункт Выше среднего или Ниже среднего, то будут отображаться только те строки фильтруемого столбца, значения в которых выше либо ниже среднего арифметического, которое вычисляется автоматически.

Настраиваемый фильтр (Пользовательский автофильтр) позволяет указать условие фильтрации, состоящее из двух выражений, составляемых при помощи логических функций И или ИЛИ. (рис. 20)

Рисунок 20 – Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

Данное окно можно вызвать, выполнив команду Настраиваемый фильтр в раскрывающемся списке типа фильтра (рис. 21):

Рисунок 21 – Раскрывающийся список, отображающий дополнительные параметры числового фильтра

С помощью текстовых фильтров можно выбрать такие параметры: Равно, Не равно, Начинается с, Заканчивается на, Содержит, Не содержит. Они настраиваются аналогично Числовым фильтрам.

Можно применять одновременно фильтрацию по нескольким столбцам. Допустим, выбираем: Наименования – начинается на букву А, затем устанавливаем фильтр по Складу 1 – больше 25.

Отменить фильтрацию можно одним из способов:

– с помощью горячих клавиш Shift+Ctrl+L;

– нажав кнопку Фильтр | Сортировка и фильтр на вкладке Главная в группе Редактирование.

Важно! Сортировать данные в таблицах Excel и проводить фильтрацию можно не только на вкладке Главная, но и с помощью команд Сортировка, Фильтр, Дополнительно в группе Сортировка и Фильтр на вкладке Данные.

4. Вопросы, вынесенные на самостоятельное изучение:

1. Защита книг Excel:

а) использование пароля для открытия книги;

б) запрет манипулирования с листами;

в) запрет изменения положения и размера окна рабочей книги.

2. Работа с изображениями, фигурами, объектами WordArt Объекты, SmartArt, надписями в Excel.

3. Печать документов.

Дата добавления: 2014-10-31