Организация вычислений, формулы и их запись

Ссылки в Excel

Формат Финансовый

Формат Числовой

Выберите в окне диалога "Формат ячеек" строку с форматом Числовой. Установите флажок Переключатель групп разрядов и введите число десятичных знаков. Вы можете также установить представление отрицательных чисел.

Запишем число 123456,789 в финансовом формате. Для этого на вкладке "Число" в окне диалога "Формат ячеек" выберите строку Финансовый. В правой части окна диалога установите число десятичных знаков 4 и Денежная единица (р.) После нажатия кнопки ОК вы увидите на экране число в следующем виде:

123 456,7890р.

Чтобы узнать, в каком формате Excel выведет его на экран, установите курсор на ячейке с числом, нажмите клавиши Ctrl+1 и выберите строку (все форматы).

Как правило, в финансовом формате после числа выводятся символы "р.", что сокращенно обозначает число рублей.

Одним из центральных понятий в Excel является ссылка на ячейку. Ссылки используются для записи формул. По форме записи ссылки могут быть двух типов: A1 и R1C1. В типе A1 первым указывается заголовок столбца, вторым — заголовок строки. Например: D5; G24; AF13. В типе R1C1 первой указывается строка с префиксом R, а вторым — числовой номер столбца с префиксом С, например, R12C5. По своим свойствам ссылки могут быть абсолютными и относительными. Во втором случае говорят просто " ссылка ". Относительные ссылки обладают свойством автоматической коррекции координат ячейки при переносе (копировании) формулы в другую ячейку. Абсолютные ссылки таким свойством не обладают. В приведенных выше примерах все ссылки — относительные. Для задания абсолютной ссылки в типе A1 добавляется знак "$" перед заголовком столбца и (или) перед заголовком строки, например: $A$10; D$25; $AF16. Для типа R1C1 номер строки и (или) столбца при задании абсолютной ссылки заключается в квадратные скобки, например, для приведенных выше примеров можно записать: R[10]C[1]; R[25]C4; R16C[34].

Допускаются ссылки на другой лист (добавляется знак!), другую книгу (внешние ссылки) и другое приложение (удаленные ссылки).

Ячейка таблицы, на которой стоит указатель ячейки является активной. Для активизации необходимо щелкнуть кнопкой мыши по ячейке.

Группа ячеек может быть выделена для выполнения различных операций. Если выделяемая область таблицы имеет прямоугольную форму, то технология ее выделения обычная — либо мышью с удержанием левой кнопки, либо клавиатурой — при нажатой клавише Shift. Если выделяются несмежные ячейки таблицы, то сначала следует выделить первую область, а затем, удерживая Ctrl, мышью выделить другие.

При необходимости ссылки на прямоугольную область таблицы говорят о диапазоне ячеек. В общем случае диапазон записывается как две ссылки на верхнюю левую и нижнюю правую ячейки прямоугольной области, разделенные двоеточием, например D5:F13. Диапазоном может быть частичный столбец (например, R4:R25) или частичная строка (например, A12:Z12). Если двоеточием разделены только номера строк или столбцов (например, A:F или 5:13), то в диапазон входят все ячейки таблицы, ограниченные этими строками или столбцами.

Для ввода данных в ячейку, ее надо активизировать, набрать данные с клавиатуры и нажать Enter или щелкнуть мышью в другой ячейке.

Данные, вводимые в ячейку, могут быть текстом, формулой или ссылкой. Excel может определять тип данных автоматически. Если введен текст, он обычно выравнивается по левому краю ячейки. Если длина текста превышает ширину ячейки, но ячейка справа пуста, текст на экране будет занимать эту ячейку. Если же ячейка справа занята, то на экране текст ограничивается размером ячейки. Фактически же ячейка содержит полный текст, в чем можно убедиться, просмотрев ее содержимое в строке формул.

Вводимые числа выравниваются по правому краю ячейки. Для разделения целой и дробной частей десятичных чисел используется запятая. Если целая часть числа не умещается по ширине ячейки, на экран выводятся знаки "####".

Запись формул и ссылок на другие ячейки начинается со знака "=", за которым следует выражение или ссылка. Если выражение синтаксически правильно, то после завершения ввода формулы в ячейке размещается результат вычисления, иначе — сообщение типа "#ИМЯ?".

Достоинство использования ссылок и формул со ссылками в том, что при изменении данных в исходных ячейках, результат в ячейке с формулой будет скорректирован автоматически.

Запись формулы в ячейку начинается со знака "=". Далее записывается арифметическое выражение с использованием знаков математических операций, круглых скобок, ссылок и стандартных функций Excel. Правила записи — обычные математические.

Рассмотрим организацию простейших вычислений на примере таблицы стоимости автоперевозок (рис.72).

Будем считать, что себестоимость перевозок складывается из затрат на топливо и других затрат, пропорциональных весу автомобиля с грузом и пройденному расстоянию. Тогда затраты X можно вычислить по формуле:

Формула для вычисления стоимости перевозки до Корочи в ячейке F9 имеет вид:

=$F$4*$C$4*E9/100+$C$7*D9*($C$6+E9)/1000

Рисунок 72 – Пример таблицы «Стоимость автоперевозок»

В формуле использованы абсолютные и относительные ссылки (почему — ответить самостоятельно). После ввода формулы в ячейке F9 появится результат: 753,19. Для вычисления стоимостей для других пунктов достаточно выделить ячейку F9 и протянуть маркер указателя (рис.73) до ячейки F13 - относительные ссылки в копируемой формуле будут модифицированы автоматически и в ячейках появится результат.

Рисунок 73 - Копирование формул с помощью маркера

Суммарный вес перевезенного груза и суммарную стоимость перевозок можно рассчитать по формулам =СУММ(E9:E13) и СУММ(F9:F13).

Отметим следующие особенности оформления рассмотренной таблицы и выполнения вычислений.

· Некоторые ячейки в таблице являются объединенными. Если на такую ячейку делается ссылка, то ее координатой считается верхняя левая ячейка объединенной области. Пример — ссылка на С4.

· Данные, являющиеся аргументами формул, должны помещаться в отдельные ячейки.

· Результаты в ячейках F9:F14 выровнены по правому краю ячеек. Для задания видимого отступа справа для этих данных введен дополнительный столбец G и убрано вертикальное обрамление между F9:F14 и G9:G14.

· Разрядность десятичной части результатов в ячейках F9:F14 задана через меню Формат→Ячейки→Число→Число десятичных знаков — 2.

· Дата в ячейке F6 вставлена с помощью Мастера функций (Стандартная панель инструментов) — функция СЕГОДНЯ(), группа Дата и время. Для редактирования формы представления даты необходимо выполнить Формат→Ячейки→Число и выбрать нужный формат из списка.

Дата добавления: 2014-10-31