Формування справ

Формування справ полягає у групуванні виконаних документiв у справи відповідно до номенклатури справ. Формуванням справ займається секретар, канцелярія або відповідний підрозділ, в якому документи реєструвалися та виконувалися.

При формуванні справ необхідно дотримуватися наступних рекомендацій:

- групувати у справи тільки оригінали. Якщо вони відсутні, то групувати можна завірені копії. Документи повинні мати відмітку про виконання;

- об’єднувати у справи документи лише одного дiловодного року (виняток:особові, перехідні i судові справи);

- групувати у справи окремо документи постійного та тимчасового зберігання (виняток: документи постiйного та тимчасового зберігання пов’язані з вирішенням одного питання можуть об’єднуватися в одну справу протягом одного діловодного року);

- включати документи у справу тiльки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; спочатку ініціативний документ, а потім всі інші документи в їх логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом i строком зберiгання не можуть бути оформлені у справу, передбачену номенклатурою, то необхідно завести нову справу з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберiгання в чинну номенклатуру;

- документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справу на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Документи всередині справи вміщують у хронологічній, предметно-логiчнiй, в алфавітній послiдовностi та за номерами.

Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) разом з додатками включають у справи за їх різновидами i хронологією.

Статути, положення та інструкції затверджені, як самостійні документи, групують у самостiйнi справи.

Накази з основної діяльності, особового складу i адміністративно-господарських питань розміщують у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів об’єднують у дві справи:

- протоколи i документи до них (доповіді, довідки, та iншi);

- документи з організації засiдань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групують у хронологічному порядку i за номерами.

Листи систематизують за змiстом та кореспондентською ознакою у хронологiчнiй послідовності.

Особові справи формуються з комплексу документів, які послідовно надходять у справу по мірі їх надходження. Групують їх у хронологiчнiй послiдовностi.

Методичне керівництво та контроль за формуванням справ в установі та структурних підрозділах здійснює канцелярія.

8.3. Опис документів постійного та тимчасового зберігання

За результатами експертизи цiнностi документiв складаються описи документiв постійного i тимчасового строків зберігання та акти виділення документiв і справ для знищення. Після затвердження актів документи i справи, що підлягають знищенню, здаються працівниками служби документації господарчій службі установи або конторам із заготівлі вторинної сировини.

Документи, що передаються до відомчого архiву в кінці наступного року, пiдлягають відповідному оформленню залежно від строку зберiгання.

Справи постiйного i тривалого зберiгання пiдлягають повному оформленню, яке передбачає:

- підшивання в обкладинку з твердого картону;

- нумерацію аркушів у справі;

- складання підсумкового напису;

- складання (у разі необхідності) внутрішнього опису документiв;

- оформлення обкладинки справи.

Справи документiв тимчасового зберiгання зберігаються спрощено.

Пiсля закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного i тривалого зберiгання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документiв, у разi необхiдностi до заголовку справ вносяться додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види i форми звітності тощо).

Дата на обкладинцi має відповідати року заведення i закiнчення справи; у справi, що містить документи років, що передували року створення справи, під датою робиться запис: (документи за ___ роки).

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин) проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). Позначення дати включає число, місяць i рік.

У разi зміни назви установи чи назви підрозділу протягом періоду, охопленого документами справи, або пiд час передавання справи до іншої установи на обкладинцi дописується нова назва установи чи її структурного пiдроздiлу.

За результатами експертизи цінності документiв складають описи справ постiйного, тривалого зберігання i з особового складу як установи в цілому, так i кожного структурного пiдроздiлу.

Описи справ структурного пiдроздiлу складає особа, відповідальна за стан діловодства в структурному підрозділі, при методичній допомозі архiву установи.

При складаннi опису справ структурного пiдроздiлу слід дотримуватися слiдуючих правил:

- номер опису структурного пiдроздiлу повинен складатися з цифрового позначення структурного пiдроздiлу, за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії документiв, що складають опис та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

- графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справи тривалого зберiгання повинен мати графу: "Строк зберiгання, стаття за переліком".

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій, тощо;

- систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного пiдроздiлу, так i установи в цiлому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин) то кожний том (частина) вноситься до опису під самостiйним номером.

- у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повнiстю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повнiстю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, їх хронологією.

Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами i літерами) кількість справ, що включені до нього, перший i останній номери справ, обумовлюються особливостi нумерації (літерні i пропущені номери).

У рiчний номер опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року.

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником канцелярії i затверджується керівником структурного пiдроздiлу, після чого розглядається i затверджується експертною комісією. Складається опис справ в 2-х а то i в 3-х примірниках.

Зведений опис справ постійного зберігання установи складається в 4-х примiрниках, затверджується експертно-перевiрочною комiсією відповідного державного архіву через два роки пiсля завершення справ у діловодстві. Один примірник залишається у державному архіві, а решта повертається установі.

Зведені описи справ тривалого зберiгання складаються у двох примiрниках i оформляються як i описи справ постiйного зберiгання.

Закінчені дiловодством справи постiйного i тривалого зберiгання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів установи пiсля двох років зберiгання в канцелярiї, в структурних підрозділах чи у секретаря. Справи тимчасового зберiгання передаються в архiв установи за розсудом керівника установи чи зберігаються в шафах пiдроздiлу, де вони виконувались i формувались.

8.4. Забезпечення зберігання документів

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві i до передачі їх до відомчого архіву зберігаються за місцем формуванням у справи. Розміщуються справи у шафах відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за їх номенклатурою.

У структурних пiдроздiлах збереження документiв i справ забезпечують їх керівники i співробітники, відповідальні за документацію. Для забезпечення повного зберігання документiв відводяться спеціальні приміщення, де справи зберiгаються в шафах, столах, що замикаються.

Магнітні стрічки з фонограмами засiдань колегіального органу зберiгаються у відповідального секретаря, який несе відповідальність за їх зберiгання.

Видавати справи у тимчасове зберiгання можливо тільки з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замiсник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення, графа «Кому видано» та підпис у одержанні, «Дата повернення», та підпис у прийманні документа чи справи. Вилучати документи зі справ постійного зберiгання забороняється.

8.5. Передача справ до відомчого архіву

Передача справ до архiву установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів i затвердженим керiвником установи. Якщо окремі справи необхідні для поточної роботи, архiв установи оформляє їх видачу у тимчасове користування.

Приймання i передавання кожної справи здійснює завідуючий (спеціальний співробітник) відомчого архiву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-iсторичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постiйного i тривалого зберiгання передаються в архiв за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завiдуючий архiвом або особа, відповідальна за архiв установи, розписується у прийнятті справ i зазначає цифрами i літерами кількість переданих до архiву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається в структурний підрозділ, а решта залишається в архіві.

Тема 9. Організація роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію та комерційну таємницю

9.1. Поняття комерційної таємниці

Комерційна таємниця прямо пов′язана з комерційною діяльністю та є необхідною умовою її проведення (здійснення).

У сучасному розумінні комерційна діяльність не прив′язується до якої-небудь однієї сфери. Вона може бути однією із складових будь-якої діяльності: промислової, торгівельної, фінансової, науково-дослідницької тощо.

Комерційними підприємствами є ті підприємства, для котрих прибуток – це основна мета їх діяльності. Цими підприємствами можуть бути як приватні, так і державні підприємства, а також і муніципальні підприємства чи організації.

Захищаємі таємниці комерційної діяльності даних підприємств отримали назву „комерційної таємниці”. Виходячи з цього, можна надати наступне визначення: „Комерційна таємниця – це вид таємниці, що включає інформацію встановлену та захищаєму її власником у будь-якій сфері його комерційної діяльності, доступ до якої обмежується в інтересах власника інформації”.

Документи, що містять інформацію, яка є комерційною таємницею, прийнято називати конфіденційними, а процеси складання таких документів та організацію роботи з ними – конфіденційним діловодством.

9.2. Вимоги до організації діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію та комерційну таємницю

Конфіденційне діловодство необхідно розуміти як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами та захист інформації, що міститься в них. При цьому, під документуванням інформації розуміється процес підготовки та виготовлення документів. А під організацією роботи з документами – їх облік, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка до архівного зберігання, знищення, режим зберігання та використання, перевірка наявності.

До конфіденційних документів відносяться документи з обмеженим доступом, тобто такі документи, до роботи з якими надається спеціальний допуск.

Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих самих принципах, що і відкрите діловодство, але у той самий час має і відмінності (тобто свої особливості), обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства та обсягу його видів робіт з документами.

Конфіденційне діловодство розповсюджується як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності. Крім того, конфіденційне діловодство розповсюджується не лише на офіційні документи, але й на їх проекти, різні робочі записи, що не мають усіх необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.

За видами робіт конфіденційне діловодство відрізняється від відкритого, з одного боку, великою її кількістю, а с другого – змістом та технологією виконання багатьох видів. А третя складова конфіденційного діловодства – захист інформації, що знаходиться у конфіденційних документах – взагалі не передбачена у відкритому діловодстві. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витікання.

9.3. Нормативні документи, які регламентують роботу з документами, що містять конфіденційну інформацію

Головним нормативним документом, що визначає перелік документів, що містять конфіденційну інформацію в Україні є постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, якою затверджена Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Відповідно до цього документа в установах, організаціях, підприємствах наказом керівника затверджується перелік осіб, які мають доступ до документів, що містять конфіденційну інформацію, склад експертної комісії з питань організації, збереження та використання конфіденційної інформації.

9.4. Класифікація документів, що містять комерційну таємницю: ділова документація, науково-технічна інформація

Комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т.ін.

Основні умови віднесення інформації до КТ:

- справжня або потенційна комерційна важливість інформації;

- відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;

- вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності;

Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:

- науково-технічна (технологічна) інформація;

- ділова інформація.

До науково-технічної інформації належать:

- методи й способи виробництва (особливо нові розробки);

- нові технології;

- напрями модернізації відомих технологій і процесів;

- відомості про конструкції машин та обладнання;

- креслення;

- схеми; програмне забезпечення ПК.

До ділової інформації належать:

- відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції;

- плани й обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торгових операцій, рівні цін, наявність товарів);

- відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів);

- плани рекламної діяльності;

- списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їх фінансове становище;

- відомості про умови чинних контрактів, договорів і тих, що готуються укладати.

9.5. Особливості діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію

Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні та технологічні особливості, до числа основних відносять:

- жорстке регламентування складу видаваємих документів та процесів документування, в тому числі на стадії підготовки чернеток та проектів документів;

- обов′язковий попримірний та поаркушевий облік усіх, без виключення, документів, проектів та чернеток;

- максимально необхідна повнота реєстраційних даних про кожний документ;

- фіксація проходження та місцезнаходження кожного документа;

- регламентація загальної технології документування, організації роботи з документами та їх захист;

- проведення систематичних перевірок наявності документів;

- дозвільна система доступу до документів и справ, що забезпечує правомірне та санкціоноване ознайомлення з ними;

- жорсткі вимоги до умов зберігання документів та роботи з ними, які повинні забезпечувати схоронність та конфіденційність докуметованої інформації;

- регламентація обов′язків осіб, що допущені до роботи з конфіденційною документованою інформацією, по її захисту;

- персональна та обов′язкова відповідальність за облік, схоронність документів та порядок роботи з ними.

Ці особливості одночасно є і вимогами до конфіденційного діловодства. Крім цього, конфіденційне діловодство повинно вирішувати два основних завдання:

- документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;

- захист документованої інформації, що з′являється в процесі конфіденційної діяльності.

9.6. Реєстрація документів, формування та зберігання справ

Реєстрація документів

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи. Вони обліковуються зі кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.

Облік документів та видань ведеться у журналах або на картках окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах або на картках.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником підрозділу конфіденційного діловодства та завіряється печаткою.

Якщо обсяг конфіденційних документів незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом із іншою несекретною документацією, при цьому у реєстраційних формах (журналі, картці) до реєстраційного номера документа додається позначка про конфіденційність.

На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання проставляється штамп, у якому зазначаються найменування установи, реєстраційний номер та дата його надходження.

Тираж видання з грифом КД одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань. Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

Формування та зберігання справ

Формування справ включає групування документів по справам відповідно до номенклатури справ та систематизацію документів всередині справ. Справи формуються на протязі року по мірі надходження документів.

Формування конфіденційних справ повинно здійснюватися в підрозділі конфіденційного діловодства.

У справи розміщуються документи (оригінали або завірені копії), оформлені в установленому порядку. Другі примірники можуть розміщуватися у справі лише у тих випадках, коли на них маються резолюції, відмітки, які доповнюють зміст основного примірника. При виробничій необхідності дозволяється розміщувати у справи тимчасового зберігання (до 10 років) проекти документів. У виключних випадках з дозволу керівника конфіденційного підрозділу допускається розміщувати у конфіденційних справах деякі відкриті документи, які мають пряму відношення до змісту конфіденційних документів справи. У справі не повинні бути розміщені документи, які підлягають поверненню.

Перед розміщенням документа у справі працівник підрозділу конфіденційного діловодства зобов’язаний перевірити наявність відмітки про виконання документа, відповідність виду та змісту документа заголовку справи, наявність відмітки про переведення додатку на облік конфіденційних документів визначеного зберігання, якщо воно не підшивається до справи.

У справі, як правило, групуються документи одного календарного року.

Ведення перехідних справ допускається в окремих випадках, головним чином по плануванню, проектуванню, а також розробці наукових тем та лише для документів тимчасового зберігання.

Залежно від виду та змісту документи систематизуються всередині справи у логічній, хронологічній послідовності або їх єднанні.

Видані підприємством розпорядчі документи, протоколи, акти систематизуються у справах у хронологічній послідовності у порядку зросту номерів.

У справах з перепискою отримані документи розміщуються, як правило, разом з копіями відправлених документів, якими вони виконані. Копії виданих ініціативних документів, що направлені до інших установ, з метою забезпечення їх схоронності підшиваються до справи відразу до отримання відповідей на них.

Розпорядчі документи вище стоячих організацій, видані в поточному році, але отримані на початку наступного року, розміщуються у справу поточного року.

Плани та звіти розміщуються в справи року, до якого вони відносяться незалежно від часу їх складання.

Кожна справа повинна містити не більше 250 аркушів. При більшій кількості аркушів заводиться наступний том справи, який повинен мати один і той же індекс та заголовок даної справи.

Формування справ здійснюється шляхом підшивки документів в обкладинки. Справи постійного та довготривалого термінів зберігання повинні мати тверді обкладинки.

Вилучення документів із справ дозволяється керівником підрозділу конфіденційного діловодства, а при направлені їх на інші підприємства – керівником підприємства. Замість вилучених документів до справи вкладається довідка-замісник наступної форми:

ДОВІДКА-ЗМІСНИК

Документ № ____ від __________ на ___________ арк. з справи вилучено та ________________________________________________________

__________________________________________________________________

(вказується нове місце знаходження документа)

Підстава: __________________________________________________________

_____________________________________

(Підпис, І.П.П. особи, яка вилучала документ, дата)

Оформлення конфіденційних справ

Оформлення конфіденційний справ включає опис справи на обкладинці, проставлення на внутрішній стороні обкладинки ініціалів та прізвища осіб, допущених до справи, заведення картки обліку видачі справи, заповнення опису документів справи, нумерацію аркушів, складання запису завірення, прошивку та опечатування справи.

Обкладинка справи має наступну форму:

___________________________

(гриф конфіденційності)

________________________________________________________________

(назва підприємства)

(назва структурного підрозділу)

Дата добавления: 2014-11-16