Концептуальная модель обработки данных в АИСБУ

ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ФОРМЫ УЧЕТА

Эргономическое обеспечение

Методическое обеспечение

Правовое обеспечение

Правовое обеспечение (ПрО) АИСБУ - это совокупность пра­вовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИСБУ.

На этапе раз­работки АИСБУ правовое обеспечение включает нормативные акты, связанные:

- с дого­ворными отношениями разработчика и заказчика системы;

- с регу­лированием отклонений процесса разработки системы;

- с обеспе­чением процесса разработки различными ресурсами.

На этапе функционирования АИСБУ правовое обеспечение определяет:

- статус АИСБУ в процессе управления;

- правовое положение о компетен­ции отдельных структур АИСБУ и организации их деятельности;

- порядок создания и использования информации в АИСБУ;

- пра­вовое обеспечение безопасности функционирования АИСБУ.

Методическое обеспечение (МтО) АИСБУ - это совокуп­ность законодательных, нормативных актов и инструкций по бух­галтерскому учету, налогообложению и другим областям знаний, обеспечивающих юридическую поддержку принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки учетной информации.

Эргономическое обеспечение (ЭО) АИСБУ представляет собой совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной дея­тельности специалистов в процессе создания и функционирова­ния АИСБУ. Оно включает:

- комплекс документации, содержащей эргономические требования:

- к рабочим местам;

- к усло­виям работы персонала;

- программному обеспечению (дизайн экранов) и т.д.;

- набор способов реализа­ции этих требований и эргономическая экспертиза их реализации;

- комплекс методов, учебно-методических материалов и тех­нических средств, позволяющих сформулировать требования к уровню подготовки персонала и создать систему отбора кадров;

- методы и методики, обеспечивающие высокую эффективность ра­боты специалистов в условиях АИСБУ.

Концептуальная модель обработки данных в АИСБУ реализует процедуру бухгалтерского учета - строгую последовательность вы­полнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накоп­ления и обработки учетных данных с целью формирования управленческой и фи­нансовой отчетности (рисунок 3.1).

Процедура бухгалтерского учета состоит из двух этапов:

- подготовительного;

- текущего.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматиза­ции учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. На данном этапе выполняются следующие виды работ:

- специальны­е подготовительные работы:

- установка системы;

- ввод справочников условно-постоянной информации;

- организация справочников синтетических счетов и субсчетов, а также аналитических счетов;

- работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета:

- ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных опи­сей имущества и обязательств;

- составление вступительного балан­са на момент ввода системы в эксплуатацию.

При выполнении работ текущего этапа про­цесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий.

Здесь выделяются три процедуры, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

- документирование хозяйственных операций и формирова­ние внутримашинной базы учета;

- обобщение учетных данных и формирование текущих учет­ных регистров и внутренних отчетов;

- завершение отчетного периода и формирование регламенти­рованной внешней отчетности:

- управленческой;

- налоговой

- статистической и др.

Рисунок 3.1. Концептуальная модель обработки учетной информации в АИСБУ.

Первая процедура - документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы включает следующие операции с учетной информацией:

- сбор;

- регистрацию;

- передачу на обработку;

- хранение;

- накопление;

- подготовку к об­работке.

Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и фи­нансовой деятельности (хозяйст­венные операции) находят отражение в первичных докумен­тах.

В АИСБУ автоматизированы следующие бух­галтерские действия по обработке первичных документов:

- стоимостная оценка хозяйст­венных операций;

- идентификация хозяйст­венных операций по времени;

- классификация хозяйст­венных операций в соответствии с рабочим планом счетов предприятия.

В результате этих действий в информационной базе учета формиру­ются и регистрируются входящие данные АИСБУ - бухгалтер­ские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйст­венно-производственной и финансовой деятельности предпри­ятия.

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись может быть представлена в виде:

- простой проводки;

- расширенной проводки.

Простая проводка (рис. 3.2) включает проводку и дату.

Рисунок 3.2. Структура простой проводки

Расши­ренная проводка наряду с основны­ми реквизитами проводки включает классификационные и иденти­фикационные реквизиты, подчеркивающие особенность хозяйственной операции. Структура бухгалтерской записи - рас­ширенной проводки дана на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3. Структура расширенной проводки

Основания проводки - поля записи, характеризующие хозяйственную операцию:

- стоимост­ные значения показателей (сумма операции в национальной и иностранной валюте);

- натуральные значения показателей (количество ТМЦ).

Классификационные реквизиты - поля записи, используемые под:

- аналитические счета;

- группировочные реквизиты (структурные подразделения предприятия, вид операции и др.);

- расшифровывающие реквизиты (коды единицы изме­рения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты - поля записи, не являющиеся ключами группировки данных при расчетах:

- дата совершения операции;

- номер документа.

в учете может отражаться:

- одной проводкой;

- несколькими проводками.

Бухгалтерская операция - совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете. В АИСБУ бухгалтерская операция может отражаться:

- одной проводкой;

- несколькими проводками.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в автоматизированных системах она часто имеет структуриро­ванное представление (рис. 3.4).

Как правило, бухгалтерская операция представлена:

- заголовком операции;

- одной или несколькими расширен­ными проводками.

В заголовок операции выносятся:

- идентификацион­ные реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции (вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию);

- часть классифи­кационных реквизитов (субъекты операции, сумма операции, ком­ментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.).

Рисунок 3.4. Двухуровневая структура бухгалтерской операции

Данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве хранится в хронологическом порядке:

- в виде простых и расширен­ных проводок;

- в виде бухгалтерских операций.

Этим компьютерная технология учета отличает­ся от ручной технологии, при которой регистрация учетных запи­сей выполняется в журналах, являющихся хронологическими ре­гистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который по­зволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зареги­стрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных опе­рациях могут быть представлены за любой временной интервал, а также отфильтрованы по заданным условиям фильтрации.

Вторая процедура - обобщение учетной информации и формирование учетных регистров предполагает:

- обработку учетной информации;

- система­тизацию учетной информации;

- обобщение учетной информации в течение отчетного периода;

- формирова­ние аналитических и синтетических учетных регистров;

- составление оперативных отчетов.

На данном этапе выпол­няются операции с учетными данными:

- поиск;

- сортировка;

- группировка;

- вычислительная обработка;

- отображение;

- тиражирование.

В автоматизированных системах учета реализована разная техноло­гия работы с документами, разные способы формирования бухгал­терских записей, разные способы хранения данных в массивах хо­зяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению ин­формации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах.

Регистры, их связь, способы обобщения и группиров­ки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наибо­лее существенные различия в формах учета и реализации бухгал­терской процедуры.

Бухгалтерский счет является основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе. Информационная база может включать следующие массивы:

- массивы остатков счетов, субсчетов и объ­ектов аналитического учета;

- массивы оборотов счетов, субсчетов и объ­ектов аналитического учета.

Информационная база учета, хранящая информа­цию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на сче­тах, является основным источником формирования:

- анали­тических регистров;

- синтетических регистров.

К данным регистрам можно отнести:

- журна­лы-ордера;

- ведомости по счетам;

- главную книгу;

- оборотную ведомость и др.

При этом учетные регистры, называемые в автоматизированной форме учета стандартными отчетами, могут отображать учетную информацию:

- в произ­вольной последовательности;

- неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени;

- по заданным учетным объектам.

Форма представления ре­гистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране мо­нитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответст­вовать бухгалтерской процедуре Формирование главной книги, так как и техноло­гия обобщения данных, и технология формирования и форма пред­ставления учетных регистров имеют значительные отличия.

Третья процедура - завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности включает обработку учетных данных, связанные с завершением месяца и отчетного периода, а также формированием регламентированной бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

Вначале реализуются работы по закрытию месяца и отчетного периода. Затем выполняется:

- окончатель­ный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам

- формирование оборотной (оборотно-сальдовой) или шахматной ведомости;

- формирование заключительного баланса;

- формирование бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

После составления балан­са в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обно­вив его показатели.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становят­ся начальными остатками нового отчетного периода.

Дата добавления: 2014-11-08