Проверка грамматических и орфографических ошибок

Редактирование любого текста невозможно представить без исправления грамматических и орфографических ошибок. Конечно же, вместо того чтобы исправлять ошибки, их лучше не делать или же убирать вручную на этапе проверки текста. Microsoft Word имеет свои встроенные средства проверки правописания, которые помогают исправить некоторые очевидные ошибки, например опечатки. Однако помните, что никакая программная проверка правописания, даже самая хорошая, не обнаружит абсолютно все ошибки, поэтому всегда необходимо перечитывать текст самостоятельно!

Word предоставляет три различных способа проверки и исправления ошибок:
1_ автоматическая; 2_ проверка документа вручную; 3_ автозамена.

Эти способы можно использовать как по отдельности, так и комплексно.

1. Автоматическая проверка.

При автоматическом контроле орфографии и грамматики Word проверяет в тексте ошибки непосредственно при наборе. В таком случае сразу после того, как слово или предложение набрано, видно, допущена ошибка или нет: программа подчеркивает слова, содержащие грамматические ошибки, зеленым цветом, а орфографические — красным. Если щелкнуть на подчеркнутом слове или предложении правой кнопкой мыши, появится контекстное меню, в котором будут предложены варианты исправления ошибки. С помощью этого меню можно также добавить слово в словарь пользователя или указать пропуск всех таких же слов.

Если при вводе слов, которые содержат ошибки, программа не подчеркивает их, значит, автоматическая проверка правописания не включена. Чтобы программа автоматически проверяла орфографию и грамматику, сделайте следующее:

1) Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word

2) Перейдите в раздел Правописание.

3) Установите флажки: Автоматически проверять орфографию, Автоматически проверять грамматику и Также проверять орфографию в области При исправлении правописания в Word

Рисунок 10 – Диалоговое окно «Параметры Word»

В данном окне можно задать также многие другие параметры проверки правописания: варианты проверки, наборы правил, словари, особенности проверки (проверять ли интернет адреса, слова из прописных букв и др.).

2. Проверка правописания вручную.

Автоматическая проверка не всегда удобна. Например, если в тексте много иностранных слов, подчеркивание будет отвлекать.

В этом случае при наборе проверку правописания лучше отключить, а потом проверить текст полностью, просматривая каждую ошибку. Кроме того, проверка вручную удобна, если нужно убедиться в отсутствии ошибок в какой, то части документа (например, при выводе одного раздела на печать). Для выполнения проверки правописания вручную используется диалоговое окно Правописание.

Для его вызова выполните одно из следующих действий: воспользуйтесь кнопкой Правописание в группе Правописание вкладки Рецензирование на ленте или выполните команду Орфография контекстного меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на ошибочном слове или предложении. Используя диалоговое окно Орфография, вы можете просматривать каждую найденную ошибку и принимать решение о ее исправлении.

3.Автозамена.

Команда Автозамена служит для исправления ошибок, которые часто возникают при наборе (опечаток). В словарь автозамены вносятся правильные и ошибочные написания слов. При вводе ошибочного написания Microsoft Word автоматически исправляет его на правильное. Это существенно ускоряет набор текста, так как пользователю не нужно отвлекаться на исправление опечаток. Microsoft Word содержит список наиболее часто возникающих ошибок и вариантов их замены. Этот список можно дополнить вручную. Для этого используется диалоговое окно Автозамена следующим образом:

1) Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры

2) Перейдите в раздел Правописание

3) Нажмите кнопку Параметры автозамены в одноименной области. Откроется окно с настройками автозамены.

4) В поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, которое часто встречается в тексте.

5) В поле на области Заменять при вводе наберите правильный вариант написания этого слова.

6) Нажмите кнопку Добавить, а затем OK, чтобы подтвердить ввод новых значений. Теперь Word будет исправлять ошибку автоматически, не спрашивая разрешения пользователя. Функцию Автозамена можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь слов и предложений.

Рисунок 11 – Диалоговое окно «Автозамена»

Дата добавления: 2014-11-18