Структура экономической информации

Экономическая информация и средства ее описания

Тема 3. Информационные технологии документального обеспечения управленческой деятельности

Наиболее массовой разновидностью информации является информация экономическая. Это совокупность сведений экономического характера о процессах производства, потребления, планирования, учета, контроля на всех уровнях управления экономикой. В этих сведениях отражается деятельность объектов и субъектов экономики. Источником экономической информации является производственно-хозяйственная деятельность предприятий и организаций.

Важнейшими свойствами экономической информации для бизнеса являются достоверность, полнота, ценность, адекватность и актуальность. Информация достоверна если она не искажает истинное положение дел, а полнота информации означает, что ее достаточно для понимания ситуации и принятия решения. Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Ценность информации зависит от конкретного временного периода, конкретной ситуации и конкретного пользователя. Информация адекватна, если уровень соответствия информационного образа реальному объекту, процессу, системе адекватен заданному. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Для экономической информации характерны массовость (большие объемы), повторные циклы получения и обработки данных в установленные сроки, большой удельный вес данных, используемых для дальнейшей обработки или длительного хранения.

Экономической информации свойственно свое структурное представление. Под структурой информации понимается выделение определенных элементов, информационных единиц и взаимосвязь между ними.

По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

1. реквизиты

2. показатели

3. документы

4. информационные массивы

5. информационные системы

Любая информационная совокупность состоит из элементарных логически неделимых элементов информации – реквизитов, которые по своему содержанию подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизитыявляются элементарными неделимыми единицами экономической информации, несущими качественную или количественную характеристику какого-либо экономического процесса, предмета, факта.

В целях получения результатной информации обработка экономической информации предполагает выполнение двух видов операций над исходными данными: логических и арифметических операций.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства отображаемого явления. К ним относятся наименования или коды изделий, материалов, предприятий, категорий работников и т.д. С ними производят л огические операции (сортировка, группировка, поиск, фильтрация).

Реквизиты-основания дают количественное описание явлений, выраженное в определенных единицах измерения, например, объем производства, количество готовых изделий и т.п. С ними производят арифметические операции.

Реквизиты – признаки, выражая качественные свойства сущности, характеризуют обстоятельства при которых были получены Реквизиты - основания. Отдельно указанные реквизиты сами по себе никакого экономического смысла не имеют и применяются в информационной совокупности, образующей показатель.

Под ПОКАЗАТЕЛЕМ понимается логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристику отображаемого явления. Показатель – это уже не простая, а составная единица информации. Показатель, как правило, состоит из одного реквизита основания и нескольких реквизитов признаков. Минимальное соотношение реквизитов в показателе: 1 реквизит-основание + 2 реквизита-признака.

Группы взаимосвязанных показателей образуют следующую информационную совокупность - ДОКУМЕНТ. В этом случае показатель может рассматриваться с точки зрения формы или с точки зрения содержания. Под формой элементов показателя понимается наименование граф и строк документа, а под содержанием – конкретные числа, проставляемые в этих строках и графах. Документ — информационное сообщение о взаимосвязанных экономических показателях, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Совокупность однородных документов, объединенных по определенному признаку, образует информационную совокупность – МАССИВ. Совокупность массивов информации, относящихся к группам однотипных экономических задач и обрабатываемых на одном объекте, составляет ИНФОРМАЦИОННУЮ СИСТЕМУ этого объекта.

Классификация экономической информации

Классификация экономической информации предусматривает ее деление, во-первых, по ряду общих признаков (по месту возникновения, по стабильности, по принадлежности к объекту, по способу представления, по периодичности поступления), а, во-вторых – по характерным признакам, имеющим принципиальное значение для непосредственной автоматизированной обработки.

На каждом уровне обработки информацию по назначению подразделяют на входную и выходную. При этом входная и выходная информация бывает внутренней и внешней по отношению к различным объектам управления. Внутренняя – информация, циркулирующая в самом объекте, а внешняя – информация, получаемая от различных других объектов или выдаваемая во внешнюю среду. Классификация информации по указанным признакам необходима для того, чтобы знать общие объемы входной и выходной информации, что является основой для определения пропускной способности информационно-вычислительной сети хозяйственного объекта и организации дальнейшего взаимодействия с другими объектами.

В зависимости от способа обработки информацию: информация бывает первичной, промежуточной и результатной. Первичная (входная) информация возникает в местах источников информации и является основой для получения результатной (выходной) информации после ее соответствующей обработки на основе заданного алгоритма. Промежуточная информация возникает в момент преобразования первичной информации в результатную. Она содержит накапливаемые и перерабатываемые данные.

По степени стабильности информация бывает постоянной (или условно-постоянной) и переменной. Классификация информации по степени стабильности необходима для более точного определения и последующей организации массивов постоянной информации, которые можно будет эффективно использовать при автоматизированной обработке с точки зрения значительного сокращения объёма работ по их вводу в компьютер.

К постоянной информации относят неизменяемую в течении долгого времени информацию. Ее не обрабатывают, но с её помощью происходит многократная автоматизированная обработка переменной информации. Переменная информация включает в себя фактические данные за соответствующий период, содержащиеся в первичных документах, которые меняются в зависимости от периодичности поступления.

При проектировании ИТ важное значение имеет определение схем информационных потоков, которые отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. Построение схем информационных потоков обеспечивает: исключение дублирующей и неиспользуемой информации, а также рациональное представление информации. В результате анализа информационных потоков выявляются оптимальные уровни обработки и передачи информации, динамика генерирования потока данных источниками и потребителями.

Дата добавления: 2014-11-18