Работа в MS Outlook Express

Структура сообщений электронной почты

Лабораторная работа №27

Тема: «Электронная почта. Работа в MS OUTLOOK EXPRESS».

Цель работы: изучить интерфейс почтовой программыOUTLOOK EXPRESS и освоить технику работы с электронной почтой в окне броузера.

Почтовое сообщение состоит из трех частей: конверта, заголовка и тела сообщения. Пользователь видит только заголовок и тело; реквизиты конверта используются специальными программами — транспортными агентами в процессе доставки сообщения.

Заголовок всегда находится перед телом сообщения и отделяется от него пустой строкой. Он включает следующие поля: Кому (имя адресата) или От (имя отправителя); Копия (здесь приводятся имена корреспондентов, которым адресована копия данного письма); Тема; Важность; Флаг (пометка выделения); Отправлено (дата отправки) или Получено (дата получения); Вложение (сюда заносится информация о наличии в сообщении вложенных файлов). Каждое поле имеет имя и содержание. Имя поля отделяется от содержания символом двоеточия. Минимально необходимыми полями для отправки сообщения являются: Кому, От и Отправлено. Содержание полей От и Отправлено, как правило, формируется автоматически.

В основном разделе (теле сообщения) содержится его текст.

Одним из наиболее популярных почтовых клиентов является программа Outlook Express фирмы Microsoft, входящая в состав пакета Internet Explorer

Помимо основных функций e-mail Outlook Express предлагает множество дополнительных возможностей, таких, как объединение электронной почты с телеконференциями Usenet, использование справочников электронных адресов пользователей Интернет (так называемых «белых страниц»), поддержка формата HTML, задание правил обработки сообщений и др.

Структура окна почтового клиента Outlook Express: Строка меню включает группы команд, предоставляющие доступ ко всем функциям, необходимым для работы с электронной почтой; Панель Outlook содержит значки пяти стандартных папок: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики.

В папку Входящие по умолчанию помещаются все поступающие сообщения. Папка Исходящие предназначена для временного хранения готовых к отправке писем. Совершенно не обязательно соединяться каждый раз с Интернетом для отправки очередного письма. Можно накопить письма в этой папке, а затем отправить их адресатам с помощью кнопки Доставить почту.

В папку Удаленные помещаются на хранение удаленные сообщения (для возможного восстановления).

В папке Черновики сохраняются письма, не готовые к немедленной отправке.

Кроме того, Outlook Express позволяет пользователю создавать новые (дополнительные) папки сообщений, которые также будут отображаться на панели Outlook.

При выборе одной из папок ее содержимое отображается в области просмотра в правой части экрана. Эта область разделена на две части: в верхней (на панели заголовков) размещаются заголовки сообщений электронной почты из текущей папки, а в нижней (на панели сообщений) показывается содержимое выделенного на панели заголовков сообщения. Чтобы просмотреть содержимое выделенного письма в отдельном окне, нужно сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на заголовке этого письма.

Заголовки непрочитанных писем выделяются жирным шрифтом и значком закрытого конверта.

Значок скрепки в заголовке письма означает, что в них вложен файл произвольного формата (например, документ Word, графический файл, звуковой или видеофайл). Если выделить такое письмо и щелкнуть по изображению скрепки в верхнем правом углу панели сообщений, то будет показано имя вложенного файла. Двойной щелчок по этому имени позволит просмотреть содержимое вложенного файла с помощью соответствующей программы. При попытке открыть вложенный файл система безопасности Outlook Express выдаст на экран стандартное предупреждение. Если нет уверенности в том, что пришедший файл абсолютно безопасен (не содержит вирусов), его следует сначала сохранить на дискете и проверить антивирусной программой, и лишь затем открывать для просмотра.

Кроме того, в заголовке письма может стоять значок восклицательного знака, который говорит о том, что данное письмо является сообщением повышенной важности. Если же изображен значок синей стрелки, направленной вниз, то содержимое письма имеет второстепенную важность.

В строке состояния окна почтового клиента обычно указывается общее количество сообщений, находящихся в текущей папке, а также количество непрочитанных сообщений. Кроме того, при работе Outlook Express там появляются значки, характеризующие режимы работы программы в данный момент времени (например, зачеркнутый значок сетевого диска означает, что в данный момент соединение с Интернетом отсутствует).

Панель инструментов используется для быстрого доступа к некоторым часто используемым командам. В зависимости от того, в каком режиме работает Outlook Express (почта или новости), количество кнопок и их назначение могут изменяться. Некоторые из них перечислены ниже.

Создать сообщение — открывает окно для подготовки нового сообщения.

Ответить отправителю— открывает окно для создания ответного сообщения с уже заполненным адресом абонента и текстом исходного письма для цитирования. В начале каждой строки текста исходного сообщения ставится знак угловой скобки >. При необходимости эти строки можно удалить. Ответить всем — действует аналогично кнопке Ответить отправителю, за исключением того, что ответное письмо отсылается не только отправителю, но и всем иным адресатам, которые были включены в поле Копия исходного сообщения. Следует иметь в виду, что нормы электронной переписки запрещают «веерную рассылку» посланий незнакомым людям, особенно содержащих рекламу (так называемый «spam»).

Переслать — позволяет переадресовать полученное письмо другому адресату (эта функция очень часто используется в деловой переписке).

Печать — печатает сообщение (только текст письма). Для печати вложенных файлов надо открыть соответствующую программу просмотра и выполнить печать из нее.

Удалить — удаляет сообщение из текущей папки и помещает его в папку Удаленные.

Доставить почту — позволяет подключиться к почтовому серверу, обеспечивая тем самым доставку входящей и отправку исходящей почты.

Адреса — открывает доступ к адресной книге.

Задания

I. Изучить интерфейс почтовой программы Outlook Express.

1. Запустить программу Outlook Express с помощью ярлыка на Рабочем столе Windows или посредством команды главного меню Программы — Outlook Express.

2. Ознакомиться со структурой окна почтовой программы. Установить местоположение основных панелей окна (панели инструментов, панели Outlook, панели папок, списка папок и панели контактов). Если перечисленные панели окна отсутствуют в окне почтовой программы, установить их посредством команды Вид — Раскладка.

Проверить, как изменяются размеры панелей окна при перетаскивании рамок, их разделяющих.

3. Рассмотреть кнопки панели инструментов. Настроить панель инструментов таким образом, чтобы с ней было удобно работать. Для этого использовать команду Вид — Раскладка — Настройка. Рекомендуется отказаться от вывода подписей к кнопкам, установить мелкие значки кнопок, удалить с панели инструментов неиспользуемые кнопки.

4. Найти в списке папок папку Входящие. Открыть ее и ознакомиться с заголовками поступивших сообщений. Изучить поля заголовков. Проверить, как регулируется ширина полей при перекатывании границы между ними. Сформировать на панели заголовков следующий порядок следования столбцов: Получено, От, Тема, Флаг, Вложение, Важность. Для этого использовать команду Столбцы контекстного меню.

5. Выделить на. панели заголовков одно из сообщений электронной почты и ознакомиться с его содержимым.

II. Зарегистрировать собственный почтовый яшик в бесплатной почтовой службе Mail.ru.

1. Запустить Internet Explorer.

2. Указать в поле адресной строки URL: http://www.mail.ru.

3. Перейти по ссылке Регистрация. Прочитать «Соглашение об использовании». Нажать кнопку Начать регистрацию.

4. Заполнить форму регистрации. Ввести имя пользователя (login) и пароль (для входа в систему), затем подтвердить пароль. Ввести секретный вопрос и ответ на него (этот вопрос будет задан в том случае, если пользователь забудет пароль).

5. Ввести дополнительную информацию, такую, как имя, фамилия, день рождения и др. Нажать кнопку Зарегистрировать почтовый ящик^.

6. Получить поздравление с регистрацией.

7. Войти в систему. Открыть папку Входящие, используя соответствующую ссылку, и прочитать приветственное письмо от службы технической поддержки Mail.ru посредством щелчка левой кнопкой мыши на заголовке этого сообщения.

8. Переместиться по ссылке Выход и завершить работу с программой Internet Explorer. Обменяться адресами почтовых ящиков с другими студентами.

III. Настроить программу Outlook Express для работы с собственным почтовым ящиком.

1. Вернуться в окно программы Outlook Express для создания новой учебной записи электронной почты.

2. Дать команду Сервис — Учетные записи, перейти на вкладку Почта, нажать кнопку Добавить, а затем выбрать пункт меню Почта.

3. Ввести свое имя и нажать кнопку Далее.

4. Установить переключатель У меня уже есть учетная запись, ввести свой адрес электронной почты и нажать кнопку Далее.

5. Ввести имена серверов входящих (mail.ru) и исходящих (mail.ru) сообщений. Нажать копку Далее.

6. Ввести свой login (имя для входа) и пароль для получения доступа к почтовому серверу. Нажать кнопки Далее и Готово.

7. Убедиться, что учебная запись на вкладке Почта действительно создана. Нажать копку Закрыть.

IV. Научиться создавать, отправлять и принимать сообщения электронной почты.

1. Создать новое сообщение электронной почты.

• В списке папок выбрать папку Входящие и нажать на панели инструментов кнопку Создать сообщение.

• В поле Кому указать свой собственный адрес электронной почты, в поле Тема ввести: «Проверка работы электронной почты».

• На панели сообщений набрать текст сообщения (2—3 строки в произвольной форме).

• Проверить правописание посредством команды Сервис — Правописание.

2. Оформить сообщение средствами HTML. Используя панель форматирования в окне подготовки сообщения, подобрать подходящий шрифт текста, его начертание и цвет. 'Если панель форматирования отсутствует, следует дать команду Формат — Формат HTML.

• Вставить фоновый рисунок Плющ посредством команды Формат — Использовать бланк.

Подготовить созданное сообщение к отправке, записав его как исходящее, посредством кнопки Отправить на панели инструментов. Если в диалоговом окне Параметры (Сервис — Параметры — Отправка сообщений) включена опция: «Сразу отправлять сообщения», сообщения будут отправляться немедленно без сохранения в папке Исходящие.

3. Отправить сообщение получателю, нажав на панели инструментов кнопку Доставить почту.

4. Выбрать в папке Входящие полученное сообщение и открыть его в отдельном окне посредством двойного щелчка левой кнопкой мыши на его заголовке.

5. Убедиться в том, что текст, написанный на русском языке, воспроизводится правильно. В противном случае следует сменить кодировку символов кириллицы с помощью команды Вид — Вид кодировки. Чтобы сделать кодировку принятой по умолчанию, необходимо воспользоваться командой Сервис — Параметры — Чтение — Шрифты.

V. Научиться использовать адресную книгу для быстрой подготовки сообщений.

1. Занести в адресную книгу собственный адрес электронной почты.

• На панели Контакты раскрыть список и выбрать команду Создать контакт.

• На вкладке Имя ввести свою фамилию, имя и отчество.

• В поле Адреса электронной почты указать свой адрес электронной почты.

• Занести данные о себе (по желанию) на вкладки Домашние, Служебные и Личные.

• Убедиться в том, что запись, соответствующая адресным данным пользователя, появилась на панели контактов.

2. Подготовить новое сообщение самому себе, используя адресную книгу. Для этого дважды щелкнуть в списке контактов на созданной записи. Затем произвольным образом заполнить поле Тема и ввести текст сообщения. При желании можно включить в текст сообщения специальные символы (комбинации символов), обозначающих эмоции — эмотиконы (смайлики) для придания письму эмоциональной окраски.

3. Отправить созданное сообщение и убедиться в том, что оно доставлено по адресу.

4.Внести в адресную книгу адреса предполагаемых корреспондентов (2—3 человек), а затем переслать сообщение одному из них, используя кнопку Переслать на панели инструментов.

5.Удалить созданные сообщения. Открыть папку Удаленные и убедиться в том, что их копии находятся там.

VI. Научиться создавать и просматривать сообщения с почтовыми вложениями.

1. Подобрать в папке Windows файл произвольного формата размером до 50 Кбайт для пересылки по электронной почте.

2. Создать новое сообщение с произвольным текстом для отправки его по нескольким адресам, занесенным в адресную книгу.

3. Для вставки намеченного к отправке файла дать команду Вставка — Вложение файла. Проследить появление значка вложенного файла в специальном поле Присоединить в адресной части сообщения.

4. Поместить сообщение в папку Исходящие, используя команду Файл — Отправить позже.

5. Дать команду на синхронизацию всех сообщений, имеющихся на сервере и на локальном компьютере (Сервис — Синхронизировать все). Проследить за процессами отправки и поступления почты, которые отражаются в специальном окне доставки почты.

6. Выбрать в папке Входящие одно из полученных сообщений, содержащих вложенный файл. Открыть это сообщение в отдельном окне.

7. Просмотреть содержимое вложенного файла, дважды щелкнув на его значке.

8.Сохранить вложенный файл на Рабочем столе Windows, используя команду Файл — Сохранить вложения.

VII. Научиться использовать встроенные средства Фильтрации сообщений электронной почты.

1. Дать команду Сервис — Правила для сообщений — Почта.

2. Чтобы создать новое правило для обработки сообщений, нажать копку Создать.

3. На первой панели появившегося диалогового окна выбрать условия для вашего правила (например, искать сообщения с вложением).

4. На второй панели указать действия для правила (например, переместить в заданную папку).

5. На третьей панели задать необходимые параметры (в описании правила (например, имя папки, в которую следует поместить полученные сообщения). Настраиваемые параметры обычно отображаются синим цветом с подчеркиванием.

6. Проверить, как выполняется заданное правило.

VIII. Освоить технику работы с электронной почтой в окне броузера.

1. Выйти из программы Outlook Express и запустить Internet Explorer.

2. Указать в поле адресной строки URL: http://www.mail.ru.

3. Получить доступ к своему почтовому ящику. Для этого в соответствующих полях ввести свое имя (login) и пароль, затем нажать кнопку Проверить почту.

4. Открыть папку Входящие, щелкнув на ее названии, и проверить наличие в ней новых сообщений.

5. Подготовить почтовое сообщение одному из студентов (по собственному выбору). Для этого выполнить следующие действия:

• перейти по ссылке Написать письмо;

• ввести в соответствующие поля адрес получателя сообщения, тему сообщения и произвольный текст сообщения; установить флажок Сохранить копию;

• присоединить к сообщению файл произвольного типа (например, звуковой файл C:\Windows\Media\start.wav), используя кнопки Обзор и Прикрепить. В системе Mail.ru предусмотрена возможность вложения в одно письмо до четырех файлов размером до 500 Кб каждый.

6. Отправить созданное сообщение, используя кнопку Отправить.

7. Проверить поступление новых сообщений, открыв папку Входящие.

8. Просмотреть полученные сообщения, используя ссылки в их заголовках. При необходимости сменить кодировку символов кириллицы (Вид — Вид кодировки).

9. Сохранить вложенные файлы сообщений на Рабочем столе Windows. Для этого использовать команду контекстного меню Сохранить объект как.

10. Ответить на сообщения, полученные от других корреспондентов. Использовать ссылку Ответить.

11. Перейти по ссылке Помощь. Ознакомиться с правилами безопасности при работе с электронной почтой.

12. По окончанию сеанса связи переместиться по ссылке Выход и завершить работу Internet Explorer.

6. Задания для самостоятельной работы обучающегося с расчетом трудоемкости

Методические рекомендации: для выполнения самостоятельных работ внимательно изучите лекционный материал, соответствующую тему и задания лабораторных занятий.

Дата добавления: 2014-11-20