Порядок перевірки й опрацювання документів

Документи, складені в різних господарських підрозділах (цехах, бригадах, на складах тощо), після виконання господар­ських операцій передаються до бухгалтерії в порядку і строки, визначені головним бухгалтером. Прийняті документи підляга­ють опрацюванню, мета якого — підготувати документи до на­ступних записів в регістри синтетичного й аналітичного обліку.

Опрацювання документів полягає в їх перевірці, розцінці' (таксуванні), групуванні і контируванні.

Перевірка документів відповідно до Положення про доку­ментальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку по­винна здійснюватися з погляду законності операцій, дотриман­ня вимог щодо їх оформлення і правильності арифметичних підрахунків. Виходячи з цих вимог, документи підлягають перевірці по суті, формальній і арифметичній.

Перевірка документів по суті полягає у встановленні госпо­дарської доцільності і законності операції, оформленої доку­ментом, дотриманні установчих документів, кошторису, норм, розцінок, лімітів.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, до­стовірність підписів посадових осіб. При цьому старанно перевіряють також чіткість запису змісту операції і цифрових показників, своєчасність складання документів і подання їх до бухгалтерії. Формальна перевірка документів повинна забезпе­чувати порядок у документації, сприяти підвищенню відповідальності осіб, які складають документи. Арифметична перевірка документів полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі

Неправильно складені або неповністю оформлені документи повертають особам, які їх склали, для дооформлення, а іноді і для складання вдруге. Такі документи бухгалтерія приймає тільки після виправлення недоліків. Якщо при перевірці доку­ментів виявлено підробку підписів, підчистку цифр або інші зловживання, то такі документи повинні бути затримані і пере­дані головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

Наступний контроль за господарською і фінансовою доцільністю господарських операцій, оформлених документа­ми, що здійснюється працівниками бухгалтерії в процесі перевірки документів, в поєднанні з попереднім контролем за­безпечує високу якість документів та облікової інформації,

підвищує відповідальність посадових осіб за своєчасне та якісне складання, законність господарських операцій.

Якщо при перевірці документа, що надійшов від іншого гос­подарства, виявлено помилку, то йому надсилають про це письмове повідомлення. Після цього треба простежити за отри­манням повідомлення про те, що господарство зробило необ­хідні виправлення у своїх записах. В обліку підприємства необ­хідно відразу зробити правильні записи на підставі окремого розрахунку, що додається до документа, в якому виявлено по­милку. Виняток з цього правила роблять на практиці тільки для документів, одержаних від установ банків. Якщо у виписці банку з поточного або іншого рахунка підприємства показано помилкову суму (на списання чи зарахування грошових коштів), то підприємство робить у себе цей самий запис, відно­сячи цю суму на рахунок банку по претензіях. Одночасно підприємство вживає заходів, щоб банк виправив у себе помил­кові записи. У себе в обліку підприємство повторює записи, зроблені установою банку.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.

Розцінка (таксування) документів полягає в проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської опе­рації. Необхідність в розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надходять до бухгалтерії, має тільки натуральні (або трудові) вимірники. Так, в документах, якими оформляють надходження і видаток матеріальних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), в момент скла­дання записують тільки кількісні показники, а тому потребу­ють проставлення ціни і суми. Документи, в яких в один з обов'язкових реквізитів при складанні входить грошовий вимірник (ціна і сума), розцінці не підлягають.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі. На багатьох підприємствах групувальні і накопичувальні відо­мості об'єднуються в одному документі. Для цього дані пер­винних документів систематизують (групують) в процесі їх на­копичення.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспонду­ючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарсь­ка операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бухгалтерських проводок. Здебільшого бух-

галтерську проводку складають на бланку того документа, яким оформлена господарська операція. Запис роблять від руки на вільному місці документа або у відтиску спеціального штампу, що має графи для відображення шифрів (номерів) ко­респондуючих рахунків і суми. На бланках окремих документів (прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти тощо) для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні графи. В окремих випадках для складання бухгалтерської про­водки користуються меморіальними ордерами.

Проте найчастіше використовують облікові регістри, в яких запис сум господарських операцій, що в них реєструються, поєднується з групуванням за кореспондуючими рахунками (журнали-ордери та допоміжні відомості до них). Тим самим наприкінці кожного місяця при підбитті підсумків автоматично одержують бухгалтерську проводку. Це значно спрощує і ско­рочує техніку облікової реєстрації.

Від правильності складання бухгалтерських проводок зале­жить правильність відображення в обліку господарських опе­рацій і достовірність показників діяльності підприємства. Це вимагає від облікових працівників високого рівня економічних знань і ділової кваліфікації.

Оформлені бухгалтерськими проводками документи вико­ристовуються для відображення господарських операцій, що в них містяться, в регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання: при ручному опрацюванні — дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині — відтиск штампу оператора, відповідального за їх оп­рацювання. Всі документи, що додаються до прибуткових і ви­даткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають погашенню штампом або надписом від руки "Одержано" або "Виплачено" із зазначенням дати.

Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні уста­новки), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нара­хування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної звітності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх,

6 Грабова, 2001 161

Дата добавления: 2014-11-20