Організація контролю і регулювання програми

Основні принципи побудови ефективної системи контролю включають:

Наявність чітких планів, плани повинні бути змістовні, чітко структуровані і фіксовані, щоб забезпечувати основу для контролю. Якщо плани обновлюються занадто часто і без застосування процедур контролю над змінами, контроль над програмою може бути загублений.

Наявність ясної системи звітності:

• звіти повинні відображати стан програми щодо вихідних планів на підставі єдиних підходів і критеріїв;

• процедури підготовки й одержання звітів чітко визначені і достатньо прості;

• тимчасові інтервали визначені для всіх видів звітів.

Наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій. У результаті аналізу зібраних даних менеджер програми повинен визначити, чи відповідає поточна ситуація запланованій, а якщо ні, то розрахувати розмір і серйозність наслідків відхилень. Двома основними показниками прогресу є час і вартість. Спеціальні звіти повинні використовуватися для передбачення тенденцій у вартісних і тимчасових оцінках робіт програми. У найбільш простому випадку передбачення можуть вказувати на збільшення вартості програми чи затримки за термінами. Однак часто відхилення в тимчасових і вартісних показниках роблять також вплив на зміст майбутніх робіт і якість результатів.

Наявність ефективної системи реагування. Завершальним кроком контролю є дії, які починаються менеджментом і спрямовані на подолання відхилень у ході робіт програми. Ці дії можуть бути спрямовані на виправлення виявлених недоліків і подолання негативних тенденцій у рамках програми.

У рамках функції контролю й оперативного менеджменту реалізацією програми зважуються завдання виміру, прогнозування й оцінки оперативної ситуації, що складається, з досягнення результатів, витрат часу, ресурсів і фінансів, аналізу й усунення причин відхилення від виробленого плану, корекція плану. Звичайно при менеджменті програмою контролюються три основні кількісні характеристики: час, обсяг робіт і вартість.

Основні методи аналізу стану робіт, використовувані менеджером, передбачають збір фактичних даних про досягнуті результати й оцінку фактичних витрат, оцінку обсягу робіт, що залишився, аналіз фактичного вироблення на поточну дату.

У процесі контролю можна виділити три основні кроки:

1. Відстеження фактичного стану робіт - збирання і документування фактичних даних.

2. Аналіз результатів і оцінювання поточного стану робіт, а також порівняння досягнутих результатів із запланованими показниками (обсягами).

3. Коригувальні дії планування і здійснення дій, спрямованих на виконання робіт відповідно до плану, чи мінімізацію невідповідностей.

Існує два основні методи контролю фактичного виконання:

"простий контроль" і "детальний контроль".

Метод простого контролю також називають методом "0-100", оскільки він відслідковує тільки моменти завершення детальних завдань (існують тільки два ступені завершеності завдання: 0 і 100%). Іншими словами, вважається, що робота

виконана тільки тоді, коли отримано її кінцевий результат.

Метод детального контролю передбачає виконання оцінок проміжних станів виконання завдання (наприклад, завершеність детального завдання на 50% означає, що, за оцінками виконавців і менеджменту, мета завдання досягнута наполовину). Іноді зустрічаються модифіковані варіанти методу детального контролю.

Метод 50/50 визнає можливість обліку деякого проміжного результату для незавершених робіт. Ступінь завершеності роботи визначається в момент, коли на роботу витрачено 50% бюджету.

Метод за подіями застосовується для тривалих робіт. Робота поділяється на частини подіями, кожна з яких має на увазі визначений ступінь завершеності роботи.

Визначивши відхилення програми від плану, менеджер повинен почати відповідні дії. Чим раніше почато коригувальні дії, тим краще. Дії з відновлення контролю над програмою рекомендується також ретельно планувати.

Існує п'ять основних можливих напрямів дій у випадку відхилення програми від плану:

1. Знайти альтернативне рішення. Насамперед необхідно розглянути можливості, пов'язані з підвищенням ефективності робіт за рахунок нових технологічних або організаційних рішень. Нове рішення, наприклад, може полягати в зміні послідовності виконання ряду робіт.

2. Перегляд вартості. Цей підхід означає збільшення обсягів робіт і призначення додаткових ресурсів. Рішення може полягати в збільшенні навантаження на існуючі ресурси чи залученні додаткових людей, устаткування, матеріалів. Такий підхід звичайно застосовують, якщо потрібно усунути тимчасові затримки програми.

3. Перегляд термінів. Цей підхід означає, що терміни виконання робіт будуть відсунуті. Менеджер програми може піти на таке рішення у випадку твердих обмежень з вартості.

4. Перегляд змісту робіт. Підхід допускає, що обсяг робіт із програми може бути зменшений і, відповідно, лише частина запланованих результатів програми буде досягнута.

5. Припинення програми. Це, мабуть, найбільш складне рішення. Однак воно повинно бути прийняте, якщо прогнозовані витрати з програми перевищують очікувані вигоди. Рішення, спрямоване на припинення програми, крім чисто економічних аспектів, передбачає подолання проблем психологічного характеру, пов'язаних з інтересами різних учасників програми.

Для забезпечення ефективного контролю над змістом робіт програм повинні бути визначені формальні процедури менеджменту змінами.

Причинами змін у змісті робіт програми можуть бути:

• зміни на ринку;

• дії конкурентів;

• технологічні зміни;

• зміни в цінах і доступності ресурсів:

• економічна нестабільність;

• помилки в планах і оцінках;

• помилки у виборі методів, інструментів, в організаційній

структурі чи стандартах;

• зміни в контрактах і специфікаціях;

• затримки постачань чи постачання низької якості;

• необхідність прискорення робіт;

• вплив інших програм.

Усю безліч змін можна розділити на два основні типи:

• усвідомлені (бажані);

• змушені.

Наприклад, щоб швидше запустити виробництво чи випустити товар на ринок, приймається рішення скоротити терміни виконання програми. У даному випадку менеджер програми усвідомлено здійснює тимчасові зміни, щоб одержати вигоду від більш раннього закінчення програми.

Змушені зміни повинні бути вчасно розпізнані і реалізовані з найменшими збитками.

Дата добавления: 2014-11-08