Правила оформлення реквізитів

Основні реквізити документів згідно з держстандартом

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Реквізити – обов’язкові елементи укладання ділового папера. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Склад реквізитів залежить від змісту, призначення та способу підготовки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документ зручним для зорового сприйняття, спрощує його опрацювання.

Для оформлення ділових паперів використовують реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

Під час оформлення документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

№ пор.	Реквізити	Правила оформлення

	Державний Герб	Розташовується посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації.
	Емблема організації чи підприємства	Розміщується поряд із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
	Зображення державних нагород	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
	Код підприємства, установи, організації	Розташовується у верхньому правому кутку.
	Код форми документа	Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка.
	Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
	Назва структурного підрозділу	Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
	Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518.
	Назва виду документа	Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (23 вересня 2008 р.) або цифровим – арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік – 30. 12. 2008 (тобто 30 грудня 2008 року). У документах матеріально-фінансового характеру та в міжнародному листуванні дата оформляється словесно-цифровим способом.
	Індекс	Розташований у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи, документа; 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
	Посилання на індекс та дату вхідного документа	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, указані в документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 11. 09. 2008, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер.
	Місце укладання чи видання	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
	Гриф обмеження доступу до документа	Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: „для службового користування”, „таємно”, „цілком таємно”.
	Адресат	В особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка: Директорові Інституту ботаніки НАН України проф. Петренку О.І. У порядку адресування поштових відправлень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності: 1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підприємства, організації, установи); 2) вулиця, номер будинку, квартири; 3) населений пункт; номер відділення зв’язку; 4) район і область (у разі потреби). На поштових відправленнях, адресованих „До запитання”, на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.
	Гриф затвердження	Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення ділового папера після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: – слово „Затверджую”; – назва посади; – особистий підпис; – ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; – дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л.С.Семенова 17. 10. 2008
	Резолюція	Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі сторінки документа, окрім полів. Складається з таких елементів: – прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; – указівка про порядок у характері виконання документа; – термін виконання документа; – особистий підпис керівника; – дата. Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, оскільки пише її керівник установи або його заступник (в особливих випадках або в разі відсутності керівника). За змістом резолюції бувають кількох видів: 1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: „Донаказу”, „До виконання”, „До протоколу”, „До керівництва” тощо, залежно від того, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначається підпис керівника і дата, термін виконання не вказується, оскільки мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи. 2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує безпосереднього виконавця; термін виконання; ставить підпис і дату. Резолюції цього виду формулюються так: „Підготувати відповідь до...”, „Ужити заходів”, „Зробити висновки”, „Розглянути питання”, „Обговорити на засіданні...” тощо. 3. Резолюція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур’єром, можлива така резолюція, особливо якщо відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: „На жаль, змушені Вам відмовити з причини...”, „Про результати і вжиті заходи повідомте додатково”, „Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін” тощо. Така резолюція використовується для оперативності ділового листування. У ній указується основний текст; дата; підпис; посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення.
	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає його головну ідею і, як правило, починається з прийменника „про”, має бути лаконічним і точним, із максимальною повнотою розкривати зміст документа.
	Відмітка про контроль	Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Проставляють за формою „К” або „Контроль”.
	Текст	Складається з таких логічних елементів: – вступу; – доказу; – закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
	Відмітка про наявність додатка	Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1)якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: Додаток: „Проект реконструкції ділянки” на 5 стор. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток:на 2 стор. лише адресатові. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток:відповідно до списку на 7 стор.
	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: – зазначення посади (ліворуч); – ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); – підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор зош № 277 зош № 282 /підпис/ /підпис/ Л.С.Семенова Ю.Ю.Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться.
	Гриф узгодження	Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (із підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (із підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із: – слова „узгоджено” або „погоджено”; – назви посади службової особи (включаючи назву установи), із якою узгоджується документ; – особистого підпису; – його розшифрування; – дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту „підпис” або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) К.С.Кущава 10.09.2008
	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Віза складається з: – особистого підпису особи, що візує; – дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б.М. Сайко 28.11.2008 Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою: Не бачу підстави Завбібліотеки (підпис) Б.В. Коваленко 15.10.2008 При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.
	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитки печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок із місця роботи тощо.
	Відмітка про засвідчення копії	У правому верхньому кутку пишеться слово „копія”; під реквізитом „підпис” слово „правильно”; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис засвідчується печаткою.
	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: – прізвища виконавця; – номера його службового телефону. Ставиться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа.
	Відмітка про виконання документа й скерування його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані: – стислу довідку про виконання; – слова „ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; – дату скерування документа до справи; – підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
	Відмітка про перенесення даних на машинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: – запис „Інформація перенесена на машинний носій”; – підпис особи, відповідальної за перенесення даних; – дату перенесення.
	Відмітка про надходження	Містить: – скорочену назву організації, що отримала документ; – дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: – назву організації; – дату надходження; – індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа.

1. Сформулюйте визначення поняття „діловодство”.

4. Які існують види служб діловодства в практиці управління?

7. Назвіть загальні функції ділових паперів.

8. Перерахуйте специфічні функції документа. Розкрийте їх зміст.

9. Які вимоги до слова ставляться при написанні ділових паперів?

10. Які реквізити використовують для укладання документів?