Текстовые редакторы

Области применения каждого вида

Программа имеет типовой интерфейс. В верхней строке располагается главное меню, строкой ниже - координатная линейка. В нижней части экрана имеется строка состояний и строка подсказки. Большую часть окна занимает рабочее поле. Кроме того на экране имеются горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки.

Строка меню - содержит имена команд, объединенных по функциональному признаку. При выборе какой-либо команды меню на экране появляется соответствующее подменю, а при выборе определенных опций обеспечивается доступ к меню более низкого уровня.

Строка состояния содержит имя редактируемого документа и определяет положение курсора в документе. В строке выдается справочная информация.

Строка подсказки содержит информацию о возможных действиях пользователя в текущий момент.

Рабочее поле - часть экрана, предназначенная для создания документа. Максимальный размер его составляет 25 строк по 80 знаков каждая.

Координатная линейка определяет границы документа и позиции табуляции. Линейки бывают горизонтальные и вертикальные. По умолчанию линейка градуирована в сантиметрах.

Линейка прокрутки используется для перемещения текста документа в рабочем поле окна. Линейка, обеспечивающая вертикальное перемещение текста, называется вертикальной, а горизонтальное перемещение - горизонтальной линейкой прокрутки.

Команды вызываются одним из четырех способов:

 посредством пиктографического меню,

 из командного меню,

 из динамического меню,

 с помощью "горячих" клавиш

Для вызова команды используются как клавиатура, так и мышь. Все команды и опции логически упорядочены и объединены в меню в соответствии с их назначением. При работе с мышью для вызова команды обычно используется левая кнопка

Применение программы на практике

Теперь рассмотрим возможности, предоставляемые программой для оформления документов.

Деловая документация. В управленческой деятельности предприятий используются в основном текстовые документы, которые должны быть оформлены по определенным правилам. Эти документы называют еще управленческими. Программа предлагает различные шаблоны, используемые при создании документов. Благодаря им легко реализуются принципы стандартизации документов. Один раз оформленный шаблон используется в дальнейшем при подготовке документов подобного рода.

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск и возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Большая часть документов оформляется на бланке предприятия, содержащем его реквизиты.

Реквизит документа - элемент официального документа. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром.

Для оформления большинства документов используется два вида бланков: общий бланк предприятия для оформления документов всех видов и бланк для писем. При этом внешний вид бланков должен соответствовать ГОСТу "Управленческая документация. Единый формуляр-образец".

Оформление документов осуществляется с использованием стилей форматирования и шаблонов документа. Стиль форматирования определяет внешний вид отдельных абзацев и символов, а шаблон документа - вид документа в целом.

Основу шаблона составляют текст и графика. В нем устанавливаются поля страницы, колонтитулы, другие параметры, хранятся стили форматирования. Кроме того, каждый шаблон может содержать макрокоманды, элементы автотекста, установки, выполненные при адаптации команд, пиктографическое меню клавиатуры. Изменения шаблонов допустимы. Стандартная поставка программы имеет 37 шаблонов, позволяющих достаточно быстро создавать наиболее распространенные виды документов.

Деловая корреспонденция. В этом разделе можно выделить два вида писем: личные и служебные. Деловые направляют от имени одного предприятия другому. Они имеют сугубо официальный характер. Личные - посылаются работником одного предприятия работнику равного уровня другого. В них обсуждаются определенные проблемы.

Текст любого письма состоит из нескольких частей:

 вступительной фразы

 текста основной части, разбиваемой на смысловые абзацы,

 заключительной фразы и подписи отправителя.

Редактор позволяет добиться безукоризненного оформления писем, оформляемых на специальных бланках для писем. Как мы говорили ранее эти бланки можно разработать с помощью этого же редактора самостоятельно. Оформить письмо можно при помощи шаблонов писем, имеющихся в программе.

Предлагаются три стандартных шаблона письма: изысканное письмо, современной письмо, стандартное письмо. Шаблоны письма имеют расширение.dot. Можно также воспользоваться мастером писем, создающим образец письма в соответствии с указаниями пользователя.

Программа значительно облегчает работу пользователя, предоставляя ему возможность применения копилки.

Копилка вместе с командой АВТОТЕКСТ - средство многократного вырезания и вставки нескольких документов. Пользователь может вырезать фрагменты из одного или нескольких документов, объединять их, а затем вставлять в другое место этого или иного документа. Фрагменты накапливаются в копилке в порядке их запоминания, отделяясь друг от друга маркерами абзацев.

Серийные письм - однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Для создания их предназначена команда СЛИЯНИЕ меню СЕРВИС. Она соединяет основной документ, содержащий неизменные данные с источником, содержащим переменные данные.

Команда СЛИЯНИЕ имеет диалоговое окно, элементы которого позволяют определить последовательность действий при создании типовых документов. В результате создается как минимум два документа: основной текстовой документ и источник данных.

Источник данных содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (адреса, имена адресатов и проч).

Основной документ содержит неизменную часть с указанием мест, в которые вставляется информация из документа данных. Результатом обработки документов получается готовое серийное письмо.

Процесс создания серийного письма состоит из трех этапов:

 создание Основного документа,

 создание Источника данных,

 объединение документов.

Эта же команда позволяет оформить почтовые конверты, а также создавать почтовые наклейки и каталоги.

Таблицы. Программа предоставляет пользователям усовершенствованные средства обработки таблиц с использованием WYSIWYG-интерфейса. Ширина столбцов таблицы изменяется с помощью мыши, после ее создания. Высота строки приводится в соответствие с введенными данными самой программой. В данной версии реализован аппарат автоматического форматирования таблиц, позволяющий быстро и эффективно использовать эту операцию, используя набор шаблонов таблиц, предоставляемых программой.

В меню имеется пиктограмма для работы с таблицами. После создания таблицы, она может быть изменена с помощью мыши или команд меню.

Формулы и вычисления. В состав данной версии программы входит программа Редактор формул (Microsoft Equation 2.0). она позволяет вставлять в текст математические формулы и символы. редактор формул полезен при оформлении научных отчетов и статей. Редактор может запускаться как самостоятельная программа или непосредственно из текстового редактора.

Некоторые особенности обработки документов большого объема

В данной программе реализованы два способа форматирования текста - прямое форматирование отмеченных фрагментов и стилевое форматирование. Способы дополняют друг друга.

При стилевом форматировании можно использовать как стили символов, так и стили абзацев. При помощи стилей символов форматируется выделенный текст внутри абзаца (символ, слово, фраза, предложение).

При форматировании отмеченных фрагментов происходит обычная операция форматирования. для поддержания форматирования документов большинство стандартных стилей абзацев базируется на стандартном стиле Обычный, поэтому прежде, чем модифицировать его, следует хорошо подумать, так как эта операция приведет к значительному изменению форматирования всего документа.

Использование стилей позволяет значительно сэкономить время при оформлении больших документов. Чем однороднее документ, тем больше времени будет сэкономлено. Форматирование с помощь стилей заключается в назначении отдельным абзацам или символам текста стилей форматирования. Благодаря им, в случае необходимости, можно легко изменить вид документа. Использование стандартных стилей программы позволяет форматировать не только документ, но и колонтитулы, сноски, заголовки. При этом появляется возможность автоматического создания оглавления.

Все стили сохраняются вместе с документом и могут быть скопированы в другой документ, переименованы или изменены.

Кроме того встроенные мощные средства контроля правописания позволяют выявлять и исправлять ошибки в тексте. Программа определяет неверно написанные слова, словосочетания, повторы и ошибки при использовании прописных букв.

Очень полезными являются словари исключений и пользовательские словари. Они используются наряду с основным словарем и хранятся в виде текстовых документов.

В пользовательские словари включаются термины, отсутствующие в основном словаре, но являющиеся корректными. Обычно это термины специфической области деятельности пользователя.

Словари исключений содержат термины, которые должны подвергаться сомнению, даже если они написаны правильно.

Тезаурус применяется, если необходимо подобрать синонимы к слову. Это позволит избежать повторов слова в тексте, своевременно выполнив замену.

Дата добавления: 2014-11-20