Основные функции, права

2.1. Основными задачами общего отдела являются:

- обеспечение четкой организации делопроизводства в аппарате главы администрации и администрации в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства и инструкции о его ведении, разработка и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства;

- осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в секторе делопроизводства аппарата главы администрации, отделов и управлений администрации, в районных и городских администрациях;

- осуществление учета за поступлением проектов, а затем принятых постановлений, распоряжений главы администрации;

- регистрация документов, отправление их исполнителям, учет сроков исполнения;

- ведение протоколов, стенограмм совещаний (по мере необходимости); обеспечение аппарата главы администрации и администрации всеми печатными материалами;

- организация работы по учету всех видов документов, поступающих в адрес администрации, осуществление контроля за сроками их прохождения и исполнения, отправление всей исходящей корреспонденции, в том числе посылок; учет всех видов печатей, штампов, сейфов, шкафов, спецхранений, в которых хранятся документы с грифами «ДСП», «Секретно», «Особой важности»; внесение изменений, дополнений в правительственные постановления; обеспечение оформления и выдачи удостоверений работникам аппарата администрации, руководителям отделов и управлений, комитетов, главам администраций районов и городов, утверждаемым главой администрации;

- обеспечение учета за прохождением письменных обращений граждан, контроль за сроками их прохождения и исполнения;

- организация приема граждан по личным вопросам, осуществление учета и контроля за устными обращениями;

- формирование массива всех исполненных документов, обращений граждан в дела согласно номенклатуре, согласованной с архивными службами администрации области;

- подготовка и формирование массива документов для сдачи в Государственный архив в соответствии с установленными правилами;

- осуществление контроля за состоянием работы с документами, обращениями граждан в районных, городских администрациях, в отделах и управлениях областной администрации, внесение предложений по ее улучшению, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства;

- разработка типовых бланков, форм документов; составление и печатание необходимых телефонных справочников для администрации области, районов, городов; контроль за правильностью оформления бланков, документов в районных, городских администрациях, отделах и управлениях областной администрации;

- обеспечение печатания, размножения, рассылки всех необходимых документов;

- ведение аналитической работы по документам и обращениям граждан и информирование руководителя аппарата главы администрации, контрольного управления, заместителей главы администрации;

- организация технической учебы и проведение мероприятий по дальнейшему совершенствованию делопроизводства, внедрение научной организации управленческого труда и оргтехники, новых форм и культуры производства в областной администрации, городских, районных администрациях, а также оказание методической помощи по вопросам улучшения делопроизводства в отделах и управлениях, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства.

2.2. Заведующий общим отделом имеет одного заместителя - начальника первой части. Назначение на эту должность и освобождение от нее производится главой администрации. Другие работники отдела назначаются и освобождаются приказом заведующего общим отделом.

2.3. Руководство общим отделом области осуществляет его заведующий, который

- организует работу структурных подразделений отдела;

- определяет порядок их работы;

- утверждает функциональные обязанности, издает приказы;

- разрабатывает инструкции, порядок работы с документами в отделах и управлениях, районных, городских администрациях и утверждает работников на должность руководителя аппарата - заместителя главы администрации.

Зав. общим отделом

Подпись

Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО   Зам. главы администрации
Подпись Дата	Инициалы, фамилия

Приложение 3.9

Дата добавления: 2014-11-20