Средства управления внесением изменений в коллективно подготавливаемый документ

Коллективная работа над документами

Шаблоны

Шаблон - это пустой документ с определенными свойствами, используемый для создания однотипных документов.

Шаблон может включать:

· определенное множество стилей;

· текст всегда необходимый при формировании данного типа документов;

· элементы Автотекста для ускорения набора типичных для данного типа документов фраз;

· набор макросов;

· настройки панелей инструментов, клавиш и пунктов меню.

Один раз создав шаблон можно в дальнейшем много раз использовать его при создании документов.

Все документы Word строятся на основе шаблона “Обычный”, но кроме него можно использовать и другие шаблоны. Создав документ на основе некоторого шаблона (Файл - Создать - выбрать шаблон) можно использовать все имеющиеся в нем стили, макросы и т.д. При создании документа можно одновременно использовать несколько шаблонов.

Для создания шаблона следует создать пустой докумен, определить все элементы шаблона и сохранить этот документ как шаблон (Тип файла = “Шаблон документа”). Шаблоны следует размещать в папке Шаблоны, которая размещена в папке установки программ MS Office.

Наиболее совершенные современные текстовые процессоры имеют развитые средства для организации коллективной работы над документами. Такого рода средства необходимы для отслеживания изменений, вносимых в документ разными людьми и поддержания документа в актуальном состоянии при внесении изменений в его части. Средства коллективной работы над документами можно разделить на:

· средства управления внесением изменений в коллективно подготавливаемый документ;

· средства сборки документов из отдельных частей.

Средства управления внесением изменений в коллективно подготавливаемый документ позволяют вносить в него редакторскую правку, не уничтожая старого содержимого. В MS Word режим правки включается командой "Сервис а Исправления а Выделить исправления" или нажатием кнопки "Исправления" панели инструментов "Рецезирование". При включенном режиме исправления удаляемый текст не удаляется, а зачеркивается, а вставляемый выделяются другим цветом. В результате все работающие над документом сразу могут видеть изменения, внесенные каким-либо сотрудником. Изменения можно принять или отклонить. В первом случае они сохраняются в документе, а текст, помеченный на удаление, реально удаляется. Во втором случае изменения удаляются и производится возврат к старому содержимому документа.

MS Word позволяет также сохранять различные версии документа и проводить сравнения версий.

Дата добавления: 2014-11-20