Операции над документами в табличном процессоре. Работа с диаграммами

Оформление таблиц в табличном процессоре. Использование возможностей автоформатирования.

Ввод данных в таблицу табличного процессора. Корректировка табличных документов.

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;

Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем "Ctrl+Enter";

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем "F2";

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем "Enter", либо зеленую галочку слева.

Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать "Alt+Enter"

Очистка данных в ячейках

Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое";

Выделяем "нужные" ячейки, заходим в меню "Правка" → "Очистить" → "Выбираем нужный вариант";

Клавиша ← очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выделенного диапазона;

Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;

пункт меню "Правка" → "Удалить…" и пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".

В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате "Общий". Этот формат имеет ряд хитростей:

числа выравниваются по правому краю, а текст — по левому;

если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;

если число очень большое ("6000000000000") или очень маленькое ("0,00000000000001"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно);

при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ указать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обозначения денежных единиц (и не только) за нас.

Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;

с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование".

с помощью окна "Формат ячеек";

После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.

Дата. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При этом формат ячейке будет автоматически преобразован в "Дата";

Процентный. Если в ячейке написать "1%", формат ячеки автоматически сменится на "Процентный";

Время. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на "Время";

Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" —> "Язык и региональные стандарты" —> закладка "Региональные параметры".

На панели инструментов "Форматирование" находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.

Format dannih v yacheyke 002.png

Описание кнопок (слева направо):

Денежный формат. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше);

Процентный формат. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%". Все правильно, ведь 1 арбуз — это "100%", а "0,7" арбуза — "70%";

Формат с разделителями (числовой формат). В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет добавлено 2 знака после запятой;

Увеличить разрядность. Добавляет один десятичный разряд;

Уменьшить разрядность. Убирает один десятичный разряд.

В окне "Формат ячеек", в закладке "Число", можно выбрать один из нескольких опредопределенных в Excel форматов, настроить их, а также создать свой формат, используя специальный язык описания форматов.

Существует 3 способа открытия окна "Формат ячеек":

выделяем нужные ячейки —> меню "Формат" —> "Ячейки...";

выделяем нужные ячейки —> щелкаем правой кнопкой на одной из них —> "Формат ячеек";

выделяем нужные ячейки —> нажимаем "Ctrl+1".

При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в "шапке" таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).

При изменении ширины столбцов, первое число будет означать, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Внимание!!! Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчезнут! В 2007 нельзя сделать ширину отрицательной, перетаскиванием границы.

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый "длинный" ("высокий") элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды "Ширина столбца..." ("Высота строки"). После выбора одной из них откроется окно "Ширина столбца" ("Высота строки"), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;

Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем "Ctrl+Enter";

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем "F2";

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем "Enter", либо зеленую галочку слева.

Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать "Alt+Enter"

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

Щелкаем правой кнопкой в нужной ячейке → "Добавить примечание" → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;

Выделяем нужную ячейку → меню "Вставка" → "Примечание" → …;

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание

С помощью функции автоформата можно быстро применять к тексту форматирование, например, заголовки, маркированные и нумерованные списки, границы, номера, символы и дроби.

Ниже указаны некоторые особенности, которые следует учитывать при работе с параметрами автоматического форматирования.

Параметры категории Автоформат при вводе являются глобальными и применяются ко всем файлам программы.

Параметры категории Автоформат при вводе нельзя применить к ранее введенному тексту в программах пакета Microsoft Office 2010, таких как: Outlook, PowerPoint, Excel, Publisher и Visio.

Чтобы отключить в программе все виды автоматического форматирования, необходимо снять флажок для каждого параметра категории Автоформат при вводе в этой программе.

При настройке параметров на вкладке Автоформат при вводе Excel может автоматически форматировать вводимый текст книги.

Откройте вкладку Файл.

В меню Справка выберите пункт Параметры.

Выберите пункт Правописание.

В разделе Параметры автозамены нажмите кнопку Параметры автозамены.

Откройте вкладку Автоформат при вводе.

Установите или снимите флажки параметров, которые требуется включить или отключить.

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007 и более поздних версиях) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 16384 (2 в 14 степени), а строк 1048576 (2 в 20 степени). Количество ячеек - 17179869184 (2 в 34 степени). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ", "AAA" и т.п. до "XFD" (16384). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги

С использованием левой кнопки мыши:

щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);

перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;

Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;

Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;

Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;

двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

"Добавить...". Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;

"Удалить". Надеюсь, без комментариев;

"Переименовать". Надеюсь, без комментариев;

"Переместить/Скопировать...". Интересная и полезная команда:

в выпадающем списке "в книгу:" выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;

В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;

Если не устанавливать галочку "Создавать копию", лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.

"Выделить все листы".

"Цвет ярлычка...".

Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, "невыделенной" (см. выше). При этом нажатие клавиш "Tab", "Enter" [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать "Ctrl+Enter" (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона; выкуси

Нажатие клавиш "Page Up" / "Page Down" приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк

Чтобы выделить одну ячейку, щелкните на ней левой кнопкой мыши;

Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;

Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите "Ctrl", и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;

Нажатие сочетания клавиш "Ctrl+A" приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие "Ctrl+A" приведет к выделению всей таблицы;

Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк ("между" столбцом "A" и строкой "1");

Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца ("шапка" таблицы сверху);

Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки ("шапка" таблицы слева);

Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;

С зажатой клавишей "Ctrl" можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;

Если зажать клавишу "Shift" и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Внимание!!! В Excel существует только добавление к выделению (с Ctrl), убрать из выделения ошибочно выделенные ячейки нельзя! Будьте внимательны.

Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения.

Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel

1. Выберите в меню Справка строку Справка по Excel.

2. Введите слово Диаграмма в поле ввода.

3. Выберите из предложенного списка Примеры диаграмм различных типов.

4. Просмотрите описания и примеры для разных типов диаграмм.

Для создания диаграммы необходимо определить, какие данные на листе будут использованы.

Область данных диаграммы - это выделенная область ячеек на листе, значения которых используются для построения диаграммы. Она может содержать данные вместе с заголовками (метками) строк и столбцов. Метки строк и столбцов используются соответственно для определения оси X и наименований групп данных, так называемой легенды.

Область числовых данных - это ячейки, которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по оси X.

Категории оси X - это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме категории оси X используются для обозначения сегментов круга.

Легенда - это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов указанных категорий данных.

Часто именно прямоугольная область листа используется для создания диаграммы. В этом случае достаточно выделить эту область, чтобы сгенерировать диаграмму.

Иногда необходимо исключить некоторые части листа перед созданием диаграммы, потому что они пустые или содержат данные, которые должны отсутствовать на диаграмме. Простейший путь исключить ячейки, которые не должны отображаться на диаграмме, - это нажать клавишу Ctrl при выделении несмежных областей ячеек.

Excel строит диаграмму в соответствии с выделенными пользователем областями данных.

Дата добавления: 2014-11-20