Языковые формулы, используемые для выражения. Приемы унификации языка служебных документов

Обращения

Приемы унификации языка служебных документов

Унификация – это приведение чего-либо к единообразию, системе, одинаковой форме.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие отрасли стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Выделяют следующие уровни стандартизации деловых писем:

1. Формальный. Официальные письма пишутся на специальных бланках, текст писем оформляется в соответствии с определенными стандартами (например, регламентируется место расположения адреса, заголовка, размер письма и т.д.).

2. Языковой уровень. Говоря о языковой стандартизации, необходимо ввести понятие «языковая формула».

Языковые формулы – это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Уважаемый господин…!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Уважаемый Николай Иванович,

Уважаемая Ирина Петровна!

а) мотивов создания документа

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью …

В соответствии с письмом заказчика…

В ответ на ваш запрос сообщаем…

Согласно решению Департамента образования…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо…

б) причин создания документа

Ввиду чрезвычайных обстоятельств…

Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия…

В связи с проведением совместного семинара по проблеме…

В связи с нарушением сроков доставки товара…

В связи с тяжелым материальным положением…

в) цели создания документа

В целях усиления охраны государственного имущества…

В целях обмена опытом работы направляем в Ваш адрес…

В целях согласования сроков проведения конференции…

Во исполнение приказа ректора университета…

Для согласования ряда спорных вопросов…

Для согласования кандидатур…

г) сообщения, уведомления

Сообщаем, что…

Информируем Вас о том, что…

Уведомляем Вас о том, что…

Организация извещает о…

Считаем необходимым поставить Вас в известность…

Довожу до Вашего сведения, что…

д) распоряжения, приказа

Назначить на должность…

Утвердить решение Ученого совета Института…

Обязать руководителей структурных подразделений…

Создать комиссию в составе…

Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов в общежитии на…

Назначить расследование по факту…

Дата добавления: 2014-12-08