Введение. В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который наряду с традиционными (трудовыми, энергетическими

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который наряду с традиционными (трудовыми, эн е ргетическими, природными и т.п.) можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять.

Информация имеет определенную ценность, и от того, насколько информация точна, быстро получена или отправлена, грамотно оформлена и проанализирована, во многом зависит успех деятельности организации. Говорят: «Кто владеет информацией, тот управляет ситуацией».

В отличие от научной, политической, экологической и других видов информации, в любой организации обязательно используется и управленческая информация.

Однако сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того, чтобы информация могла в дальнейшем применяться в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ – приказ, протокол, акт, докладную записку, деловое письмо, договор и т.д.

Как носители информации, документы выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней организации любого хозяйствующего субъекта, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и должностных лиц, а также осуществления взаимосвязи с внешними организациями.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством документов:

а) планирование - посредством разработки планов, графиков;

б) учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

в) руководство – изданием распорядительных документов;

г) инструктирование – в виде инструкций, методических указаний, заданий;

д) контроль – путем сбора сведений в письменном виде.

Таким образом, документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Одной из функций управления является создание документов и их использование в работе. Обработкой, хранением, организацией и использованием документальной информации в системе управления занимаются специалисты служб документационного обеспечения управления (ДОУ), либо в небольших организациях – секретари.

Учебно-методическое пособие содержит материал для освоения курсов «Документирование управленческой деятельности», «Документационное обеспечение управления», а также может быть полезно для ознакомления работнику управленческой структуры, специалисту в области документационного обеспечения управления и любому человеку, интересующемуся технологией работы с документами.

В учебно-методическом пособии содержатся:

- нормативные документы, используемые в документационном обеспечении управления;

- основные термины и определения;

- характеристика бланков организации и правила оформления реквизитов управленческих документов;

- основные виды документов и правила их составления и оформления.

Дата добавления: 2014-12-10