Організація бухгалтерського обліку. Документально підтверджені відомості використовуються апаратом управління як засіб реалізації покладених на нього функцій

Документально підтверджені відомості використовуються апаратом управління як засіб реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документи в багатьох випадках є одним із засобів закріплення і підтвердження законності та забезпечення контролю.

У бухгалтерському обліку інформація генерується і передається за допомогою документів. Окрім того, що документи є основним джерелом економічної інформації, об'єктом і результатом праці багатьох працівників, у них відображаються розпорядження на здійснення господарських операцій, а також вони слугують підтвердженням їх здійснення.

Отже, в бухгалтерському обліку документ є безперечним письмовим доказом факту господарського життя, який відбувся. Тобто це належним чином складений і оформлений діловий папір, який містить всі істотні характеристики факту господарського життя.

Сукупність бухгалтерських документів, якими оформлюються господарські операції, називається документацією, яка є результатом бухгалтерського спостереження за господарськими операціями та обов'язковою умовою для їх відображення у бухгалтерському обліку.

Важливість правильного та своєчасного документування господарської діяльності підтверджується регулюванням деяких аспектів даного питання нормами законодавства. Так, чинним законодавством чітко визначено сутність первинного документу (табл. 7.1).

Таблиця 7.1. Трактування поняття "первинний документ" відповідно до законодавства

Нормативні документи	Визначення
Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996	Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення
Закон України "Про інформацію" № 2657-ХІІ	Документ - передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно, відео, фотоплівці або на іншому носісві
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88	Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення
ДСТУ 2962-94	Первинна документація - це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення

Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій

Залежно від значення у господарській діяльності підприємства, документи виконують різні функції: доказову, інформаційну, контрольну, накопичення і зберігання інформаційних даних.

Доказова функція означає, що документи є письмовим доказом здійснення господарських операцій, тобто мають юридичну силу та використовуються для здійснення контролю й аналізу господарської діяльності, її подальшого планування, а також у ході аудиторської перевірки, проведення бухгалтерської експертизи, ревізії, у судовому процесі.

Особливою є роль документів у здійсненні контролю за доцільністю господарських операцій. Своєчасне та правильне документування господарських операцій забезпечує контроль за збереженням майна власника.

Від якості первинних документів залежить якість бухгалтерського обліку на підприємстві. Тому кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бути документально оформлена, оскільки без її підтвердження відповідним документом вона не може бути відображена в бухгалтерському обліку. У своїй роботі кожен бухгалтер повинен керуватися правилом: "Немає документу - немає запису". Кожен документ повинен бути оформлений відповідно до встановлених вимог.

Неправильне складання документів (а тим більше їх відсутність) - одна з основних причин виникнення конфліктів з податковими органами, контрагентами, працівниками. За відсутності належним чином оформлених документів підприємство стикається з необхідністю доведення факту здійснення певних господарських операцій за допомогою інших наявних документів, що досить часто виявляється складним завданням.

Досвід практика

У практичній роботі при документальному оформленні господарських операцій можуть траплятися різні cumyaufi. Так, наприклад, підприємство придбало на умовах попередньої оплати товар. Є договір купівлі-продажу, платіжне доручення на оплату, податкова накладна. Однак немає накладної від постачальника, який згодом ліквідувався.

Така ситуація може призвести до різних юридичних наслідків. Зокрема, податкові органи вважають безпідставним віднесення до валових витрат і податкового кредиту з ПДВ відповідно вартості та ПДВ у придбаних ТМЦ, оскільки відсутній документ, який підтверджує реальний рух цінностей.

Притягнення до юридичної відповідальності посадових осіб підприємства за відсутність накладної є неправомірним. Крім того, відсутні законодавчі документи, які забороняють використання у господарській діяльності майна, яке законно отримано покупцем без накладної (але за наявності податкової накладної і належним чином оформленого прибуткового ордеру складу). Нормативний документ, яким встановлено форму накладної (М-20), відмінено з 2003 р. Відповідно до Листа Держкомстату використання форми накладної М-20 є рекомендованим і має добровільний характер.

Дата добавления: 2014-11-29