Обговорення доповіді 3 страница

Зв'язок між керівником і секретарем під час прийому можна підтримувати засобами візуальної і звукової сигналізації. Наприклад, відвідувач дуже наполегливий, нетактовний і в разі незадоволення рішенням керівника, не залишає кабінету, знову й знову повертається до свого питання, здійснює тиск на керівника, погрожуючи йому. У цьому випадку умовним сигналом керівник може викликати секретаря, який зауважить, що під час прийому вичерпаний, керівник зайнятий, його чекають інші відвідувачі.

Якщо керівник відсутній, секретар повинен попередити тих, хто записався на прийом. Якщо це зробити неможливо, він від імені керівника просить вибачити його і пропонує інший час прийому.

Необхідно створити сприятливі умови для відвідувачів, які чекають прийому. В приймальні повинні бути зручні стільці або крісла, вішалки, столик з газетами та журналами, письмові приладдя, графин з водою та ін.

Разом з організацією свого робочого місця керівнику слід звернути увагу і на інтер'єр приймальні, обладнати її сучасними меблями, підібрати квіти, зелені рослини, художні твори (малюнки, фотографії, художньо виконані схеми, макети та ін.), стилізовані зображення предметів, що стосуються діяльності підприємства.

У деяких країнах встановлено правило поведінки секретарів, зокрема, під час прийому відвідувачів. Так, при появі відвідувача секретар має в розпорядженні не більш як 15 с. для того, щоб закінчити машино­писний рядок або телефонну розмову. Читання будь-яких матеріалів, у тому числі службових документів, потрібно негайно припинити.

Від секретаря залежить, в якому настрої буде відвідувач, вступаючи в контакт з керівником. Тому секретар повинен докласти усіх зусиль до того, щоб чекання прийому було спокійним, доброзичливим, виконувати відносно прості прохання відвідувачів, не створювати штучних труднощів у прийомі громадян.

Участь секретаря у підготовці і проведенні нарад

Нарада - один із найвідповідальніших і трудомістких елементів у роботі керівника. Вітчизняна практика свідчить про те, що активна і дійова участь секретаря у підготовці і проведенні наради є скоріше винятком, ніж правилом. Між тим закордонний досвід не залишає сумнівів у тому, що значна частина роботи з підготовки і проведення нарад може бути виконана секретарем.

Основна мета секретаря при підготовці і проведенні нарад: сприяти скороченню витрат робочого часу керівника, зразковій організації наради і тим самим задоволенню вимог його учасників, підвищенню авторитету керівника, оперативній і ефективній реалізації прийнятих на нараді рішень.

Для досягнення цієї мети керівник повинен вимагати, а секретар бути готовим виконати такі операції:

• скласти згідно з інформацією, що надійшла від керівника, список учасників наради і повідомити їх про місце, час (початок і закінчення), порядок денний, доповідачів і регламент наради (для цього використовують телефон, радіо, особисті контакти, об'яви, запрошення та ін.);

• здійснювати контроль за підготовкою і забезпеченням запрошених необхідними матеріалами (тезами, проспектами) і канцприладдями, якщо необхідно, секретар самостійно виконує ці операції;

• зареєструвати тих, хто прибув на нараду, і керувати цією роботою; доповідати керівнику перед початком наради про чисельність тих, хто прибув, і про наявність доповідачів;

• підібрати для керівника матеріали, необхідні для проведення наради (список присутніх, регламент, назва і адреса організацій та ін.);

• підготувати ілюстративний матеріал згідно з представленою керівником інформацією (графіки, схеми, таблиці тощо);

• вести протокол наради;

• виконувати по ходу наради оперативні вказівки керівника;

• оформити протокол або стенограму, розмножити їх, розіслати матеріали наради;

• встановити контроль за виконанням прийнятих рішень і інформувати про це керівника.

Організація зв'язку керівника

Витрати часу керівника на телефонні переговори становлять 6 % його робочого часу. Постійні і безконтрольні телефонні дзвінки відволікають керівника, порушують режим роботи, не дають змоги зосередитись, викликають потребу вибачатись перед співрозмовником (відвідувачем).

Основне завдання секретаря - виключити по можливості більшу частину телефонних звернень до керівника, сприяючи при цьому повному задоволенню вимог абонентів. Для цього секретар повинен досить глибоко знати функції організації, підрозділів і окремих працівників, щоб адресувати частину питань безпосередньо до них або самостійно на них відповісти.

Секретар повинен бути добре поінформований, хто, коли і з яких питань може бути з'єднаний з керівником. Тактовна відмова розмови з керівником - необхідне вміння секретаря.

Друге завдання секретаря - аналіз одержаної по телефону інформації з метою визначення тієї, яка негайно повинна бути передана керівнику у вигляді записки, нагадування тощо.

Секретар зобов'язаний інформувати керівника про те, хто і з якого питання дзвонив, коли він був відсутній. Для цього використовують спеціальні бланки, в яких записують час дзвінка, посаду і прізвище абонента, зміст питання, інформацію секретаря.

Керівник повинен повідомити секретаря про час відсутності і місцеперебування; той, якщо необхідно, може дати вичерпну довідку або з'єднати з керівником.

Організація робочого часу керівника

Належним чином організована робота з секретарем дасть змогу керівнику скоротити витрати праці, підтримати бажаний ритм роботи, уникнути запізнень, підвищити рівень організації діяльності підлеглих.

Спільна праця керівника і секретаря буде ефективною, якщо вони вдвох додержуватимуть певних рекомендацій. Так, керівник повинен ознайомити секретаря з планами заходів, в яких він братиме участь (на рік, квартал, місяць, тиждень); чітко сформулювати свої вимоги до секретаря; розробити і затвердити його посадову інструкцію; ознайомити секретаря з графіком своєї роботи або, якщо його немає, спільно з секретарем розробити його.

Секретар повинен нагадати керівнику про призначені зустрічі, переговори, участь у різних заходах і вживати заходів щодо кращої їх організації; суворо додержувати встановленого графіку роботи керівника (наприклад, передавати і одержувати документи, здійснювати прийом підлеглих тільки у встановлений час); не допускати втрат часу керівника (керівник не повинен чекати співробітника, абонента, документи, машину та ін.); з повагою ста­витись до праці керівника (звертатись до нього слід лише тоді, коли ніхто інший вирішити проблему, що виникла, не може).

Особисті плани керівника і секретаря слід погоджувати.

Підтримання ділових контактів керівника

Секретар зобов'язаний сприяти діловім контактам керівника, їхній організованості і культурі.

З цією метою він повинен:

• вести облік організацій і осіб, з якими керівник підтримує активні відносини;

• мати необхідну інформацію про деякі організації і осіб (назву, адресу, нагороди, пам'ятні дати, прізвища, посади, звання, ювілейні дати та ін.);

• оформляти і представляти керівнику тексти вітальних адрес, телеграм і листів;

• інформувати керівника про зміни в діяльності організацій і статусі окремих осіб (просування за службою, нагородження, обрання народним депутатом та ін.).

Тема 11. Використання технічних засобів управління

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер.

На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв'язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.

Найперспективнішим засобом складання і редагування текстових документів є комп'ютер. Він дає змогу автоматизувати формування тексту, забезпечує запам'ятовування і пошук тексту, можливість перегляду і коригування друкованого документа на екрані.

Диктофонами називають прилади для магнітного записування усної мови і її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон є різновидом магнітофона, має ряд важливих переваг - портативність, швидкий пошук на плівці необхідного запису, дистанційне управління, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно з швидкістю, з якою був зроблений запис. Останнє дуже важливо: текст незалежно від швидкості диктування відтворюється з швидкістю, яка дає змогу чітко уловлювати слова і фрази і друкувати їх. Секретар може регулювати швидкість відтворення мовлення.

Диктофон застосовується для:

• підготовки листів, наказів, розпоряджень, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому не треба мати чернетку, скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря;

• записування резолюцій, вказівок, запитів, заміток, нагадувань у процесі оперативної діяльності керівника; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконавців, відпадає потреба рукописного фіксування їх; керівник не викликає негативних емоцій у співрозмовника;

• фіксування з метою запам'ятовування, подальшого передруковування і використання міркувань, думок, пропозицій, які стосуються кола інтересів керівника;

• записування ходу нарад, зборів, засідань, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень та ін.; при цьому відпадає потреба стенографування їх і досягається абсолютна адекватність запису і мови.

При використанні диктофону економія часу того, хто диктує, досягає 20%, а продуктивність праці секретаря підвищується на 25-45 %. З урахуванням часу на обмірковування за хвилину можна продиктувати 60-70, а записати 20-30 слів. В цілому за допомогою диктофону за одиницю часу виконується на 40-50 % більше роботи, ніж при "ручному" записуванні.

Застосування диктофону дає змогу досягти важливого організаційного ефекту: практично повного розподілу творчих, логічних операцій, що є прерогативою керівника (прийняття рішень, формулювання їх), і технічних операцій, які має виконувати технічний персонал.

Наприклад, начальник відділу продиктував текст листа, вказавши при диктуванні працівника апарату управління, з яким його слід погодити. Лист буде надруковано, звірено, вичитано, відредаговано, передруковано, погоджено, в тому числі з безпосереднім вико­навцем, передано на підпис директору, підписано, зареєстровано і відправлено. Його копія надійде в день відправлення начальнику відділу. Підкреслимо, що автор листа в здійсненні багатьох операцій щодо його підготовки участі не брав.

Робота з диктофоном сприяє підвищенню культури спілкування, мобілізації уваги, виробленню навичок чіткого мовлення, точності й однозначності визначень. Достатній досвід використання диктофонів вивільняє мову від слів і фраз, які не несуть змістового навантаження, небажаних пауз.

Особливо доцільно використовувати диктофон при диктуванні допоміжних, вихідних, проміжних та інших аналогічних матеріалів (конспекти, робочі замітки, витяги з документів і друкованих видань тощо). Не менш ефективно застосовувати диктофон для записування тексту, який потребує ретельної перевірки редакції, тобто для чернеток.

Диктофони можна використовувати централізовано. При цьому застосовується телефонна мережа, до якої їх підключають. Управляють диктофонами за допомогою спеціальних абонентських пультів у вигляді телефонних апаратів, встановлених на робочих місцях менеджерів. Режимом роботи диктофона управляють за допомогою телефонного диску або клавішів у корпусі апарату.

Якщо необхідно записати хід наради чи оперативно одержати стенограми за допомогою диктофонного бюро, використовують так звану "парламентську систему записування наради". При цьому запис здійснюється 5 хв. першим диктофоном, потім підключають другий, а секретар починає розшифровувати і друкувати перший запис. Через 5 хв. підключають третій диктофон і другий секретар приступає до розшифровування і друкування чергового запису. Нові апарати підключають доти, поки не вивільниться перший секретар, тобто буде готова перша частина стенограми. Потім процес повторюється. Така організація запису дає змогу дістати повністю надруковану стенограму наради через годину після виступу останнього промовця.

Рекомендації щодо роботи з диктофоном:

• для того, щоб набути досвіду роботи, починати можна з диктування робочих матеріалів, невеликих за обсягом і нескладних за змістом внутрішніх документів установи. При диктуванні документів більш складного змісту і більшого обсягу доцільно підготувати плани (тези, нариси); бажано також виробити і використати уніфіковані (типові) елементи текстів, які диктують, наприклад, для листів, наказів, пояснювальних записок тощо;

• диктувати слід чітко, особливо закінчення слів і фраз. Назви, прізвища, імена, абревіатуру та ін. інколи слід диктувати по буквах;

• у разі потреби можна обміркувати фразу, тобто перевірити диктування, відключивши апарат.

Засоби для виконання креслярських робіт. У кабінетах деяких керівників (головних інженерів, конструкторів та ін.) використовуються прилади для креслення, верстати, інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів.

Слід зазначити, що традиційно набули поширення книжково-журнальні форми обліку і реєстрації даних. Порівняно з ними використання картотек дає змогу підвищити оперативність пошуку, збільшити обсяг даних, що фіксують, робить зручнішим доступ до них. Найчастіше на робочому місці керівника використовуються адресні, контрольні, інші довідкові картотеки.

За мірою комп'ютеризації праці керівника переважна більшість інформації, що міститься у картотеках, повинна бути введена в пам'ять персональної ЕОМ. У зв'язку з цим кількість картотек скорочуватиметься.

До засобів зберігання документів належать бокси для документів, обладнання для підвісного зберігання їх, папки-реєстратори тощо.

Бокси для документів, як і спеціальні шафи для них, розміщують на робочому місці керівника тільки як виняток. Як правило, документи зберігають у секретаря або в структурних підрозділах.

Засоби обробки документів. Ці засоби призначені, в основно­му, для виконання технічних операцій з обробки документів. На ро­бочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. Найважливіший елемент обладнання робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв на­лежать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.

Різновидом системи сигналізації виклику є система передавання працівнику візуальних чи звукових сигналів, які мають певну інформацію. Прикладом таких систем є пристрій, що зв'язує керівника і секретаря. Натискуванням кнопки керівник висвітлює на світловому табло, прихованому від очей відвідувачів, сигнал, який означає, наприклад, одну з таких команд: "Прошу зайти", "Прошу покликати до кабінету", "Зайнятий. Прохання не турбувати", "Прошу переключити телефон", "Запросіть головного бухгалтера" тощо.

На підприємствах встановлюють апаратуру факсимільного зв'язку. Назва методу факсимільного зв'язку походить від латинського "fac simile" (зроби подібне), що означає факсиміле, точну копію, точне відтворення підпису, малюнка. Підкреслимо, що метод факсимільного зв'язку забезпечує повну відповідність розміщення кожного елемента зображення оригіналу.

За допомогою факс-зв'язку можна передавати будь-яку документальну інформацію - друковані, рукописні тексти, газети, схеми, графіки, фотографії. При цьому забезпечується повна автоматизація процесів передавання і приймання. Факсимільний зв'язок діє

цілодобово, тобто присутність абонента не обов'язкова. За короткий час можна передати в чорно-білому варіанті документи будь-якого обсягу, що дає змогу відмовитись від послуг пошти, значно підвищити оперативність передавання інформації і її надійність. Швидкість передавання машинописного тексту на аркуші стандартного формату А4 (297X210 мм) від 3 хв. до 10-30 с.

Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекційною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять наради, на яких демонструють зображення, зафіксовані на кіно - і фотоплівці, кабінет обладнують проекційною апаратурою й екраном.

Планувальні дошки призначені для макетування проектних рішень, їх також використовують для подання інформації менеджеру, побудови діаграм та ін. Наприклад, використання такої дошки дає змогу відмовитись від складання цілодобових звітів для керівника. Досить вказати у відповідних клітинках таблиці, представленої на дошці, певні символи, що інформують керівника про виконання або невиконання тих або інших показників. Крім того, за допомогою такої дошки можна показати розташування філіалів і відділів, ділянок, контор і баз, торговельних точок, основних засобів, машин і транспорту, рух товарів у мережі тощо.

Навіть висока в цілому організація праці менеджера не звільняє його від потреби виконувати ряд технічних операцій, насамперед, з обробки документів, лічильно-обчислювальних та ін. Тому робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної оргтехніки і канцприладдями. До комплекту таких засобів можуть входити калькулятор, канцелярське приладдя, електронні годинники, лічильно-довідкові лінійки, лотки для до­кументів і канцприладдя, діловий блокнот, олівці, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка для склеювання, папір для нотатків, скріпки, папки із затискачами, картки, картотечні ящики, різно­кольорові рейтери тощо.

Сучасні настільні калькулятори виконують багато обчислювальних операцій. Деякі мають друкувальні і запам'ятовуючі пристрої. На базі калькуляторів створено моделі, які запам'ятовують тисячі телефонних номерів, дані про клієнтів (наприклад, постачальників і споживачів), плани, графіки, домовленості про зустрічі і візити. Подібний цифровий щоденник - своєрідний сучасний записник - малогабаритний і може бути з'єднаний з персональ­ним комп'ютером.

Типові проекти організації робочих місць

В сучасних умовах більша частина робочих місць керівників формується на основі індивідуальних проектів (розробок) або взагалі без них. У цьому одна з причин невисокого рівня організації робочих місць, низької ефективності витрат на їх обладнання.

Типові проекти організації робочих місць керівників, як правило, включають такі розділи: вступ; зміст праці та інформаційні зв'язки; розташування робочого місця, його оснащення і планування; інформаційне обслуговування робочого місця; матеріально-господарське обслуговування; умови праці і естетичне оформлення; економічна ефективність від впровадження типового проекту.

Пристосування типового проекту здійснюється з урахуванням конкретних умов роботи керівника і можливостей підприємства.

Автоматизоване робоче місце менеджера

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці ме­неджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця (АРМ). АРМ обладнують набором засобів одержання, обробки і передання інформації - дисплеєм, терміналом, засобами зв'язку і швидкого друкування, копіювальною машиною, яка може запам'ятовувати і передавати копію документа, інтерфейсним обладнанням для вмикання терміналу до локальної мережі, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних та ін.

Персональний комп'ютер дає змогу:

• успішно вирішувати так звані оптимізаційні задачі, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати найбільш близький до оптимального;

• здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності підрозділу або своєї роботи;

• підтримувати зв'язок із суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради;

• видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;

• враховувати і контролювати виконання зобов'язань підлеглих;

• складати звіти про виконану роботу, графіки і розклади заходів, відпусток, зустрічей, нарад та ін.;

• здійснювати оцінку роботи робітників;

• вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих;

• складати, редагувати і передавати документи.

Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпе­чує обмін даними між різними АРМ.

Таким чином, використання персонального комп'ютера значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його пра­цю, допомагає прийняти оптимальні рішення у проблемних ситуаціях.

Тема 12. Документи, їх функції та різновиди

Усі документи по відображеним в них видам діяльності розподіляються на дві великі групи. Перша – це документи по загальним і адміністративним питанням, питанням загального керівництва підприємством (організацією) та його виробничою діяльністю. Ці документи можуть складати робітники усіх підрозділів підприємства. Друга група – документи по функціям управління. Такі документи складають робітники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збиту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікують по найменуванням: службові листи, накази, протоколи, акти, докладні записки, договори тощо.

Оформлення усіх цих документів уніфіковано, але по змісту вони можуть бути зовсім різними:

• по змісту складання: внутрішні (документи, складені робітниками даного підприємства) і зовнішні (документи, які отримані від інших підприємств, організацій та від приватних осіб);

• по змісту: прості (присвячені одному питанню) і складні (які охоплюють кілька питань);

• по формі: індивідуальні, коли зміст кожного документу має свої особливості (наприклад, докладні записки), трафаретні, коли частина документа надрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, які створені для групи однорідних підприємств. Як правило, усі типові і трафаретні документи друкуються типографським способом або на розмножувальних апаратах;

• по строку виконання: термінові, які вимагають виконання в визначний термін, і не термінові, для котрих строк виконання не встановлено;

• по походженню: службові, які зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, які стосуються конкретної особи та з’являються особистими;

• по виду оформлення: оригінали, копії, виписки, дублікати;

• по засобам фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи тощо.

Оригінал – це підписаний та правильно оформлений екземпляр документу, складений у перший раз. Копія – повторне, абсолютно точне відтворення оригінала (з відміткою „копія”), засвідчене в установчому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, які потребують особового посвідчення, в обов’язковому порядку ставиться підпис керівника і печатка.

Іноді для роботи потрібна не копія з оригінала документа, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні виписки обов’язково треба вказати з якого документу вона зроблена. Вірність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право у випадку втрати власником оригінала документа видати йому відповідний дублікат (з відміткою „дублікат”), який має однакову юридичну силу з оригіналом.

Тема 13. Вимоги до складання та оформлення документів, реквізити та бланки

Документи складаються з окремих елементів, котрі прийнято називати реквізитами. Сукупність реквізитів документа відображає його форму. Щоб документ відповідав своєму призначенню, він потрібен бути складений у відповідній формі, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх слушна (юридична) сила, так як вони служать свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.

Документ має юридичну силу при наявності реквізитів, обов’язкових для даного виду документів. Наприклад, обов’язкові реквізити для листа – найменування організації, поштова адреса, заголовок к тексту, дата, індекс, текст, підписи, прізвище виконавця і номер його телефону.

У процесі підготовки і оформлення документа, состав реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, коли того потребує призначення документа, його обробка тощо.

Документи оформлюються на бланках двох видів: бланку службового листа і загальному бланку для усіх інших документів. Ці бланки мають установлений комплекс постійних реквізитів з поздовжнім або кутовим розташуванням. Виготовляються вони на папері форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів.

Бланки документів повинні мати поля:

• ліве – 20 мм,

• верхнє – не менше 10 мм,

• праве і нижнє – не менше 8 мм.

Бланки організацій виготовляються двох видів:

• бланк для листів;

• загальний бланк – для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Крім цього, можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:

• постанови та розпорядження;

• наказу та розпорядження керівника організації;

• протоколу засідання та витягу з нього;

• порядку денного засідання колегіального органу;

• доручення керівника та його заступника;

• листи структурного підрозділу.

Документи, складені від імені двох або більше організацій, оформляються без бланка.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів.

Дата добавления: 2014-12-16