Документальное оформление расчетов с покупателями и заказчиками

Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Единые правовые и методологические основы ведения первичного учета в организациях установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9), приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н (пункты 12–18) «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». В соответствии с указанными документами все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Отгрузкой и отпуском продукции занимается отдел сбыта (маркетинга) организации. Работники этой службы заключают договоры с покупателями, оформляют документы на отгружаемую продукцию, осуществляют оперативный учет движения продукции на складе, контролируют выполнение договорных обязательств, своевременность поступления средств от покупателей.

Отгрузка продукции осуществляется в соответствии с договором купли-продажи (поставки), заключаемым между продавцом и покупателем. По договору купли-продажи продавец обязуется передать продукцию в собственность покупателю, а покупатель – принять и оплатить ее.

В договоре указываются наименование, количество, ассортимент, качество, комплектность поставляемой продукции, цена, порядок расчетов, почтовые и платежные реквизиты поставщика и покупателя, отгрузочные документы, последствия нарушения условий договора и т.д. Согласно договору оплата продукции может производиться предварительно до отгрузки или после ее передачи получателю. При предварительной оплате в договоре указывается размер перечисляемого аванса.

Отпуск со склада продукции оформляется первичными документами. Отдел сбыта (маркетинга) на основании договора поставки и графика отгрузки выписывает приказ-накладную, где указываются покупатель, наименование изделий, количество продукции, подлежащей отпуску и фактически отпущенной, договорная цена, сумма, стоимость упаковки, оплачиваемой сверх цены на продукцию.

После оформления приказ-накладная передается на склад. Отпуск продукции со склада подтверждается в приказе-на­кладной подписью кладовщика и получателя или экспедитора отдела сбыта, если продукция отправляется железнодорожным, водным или автомобильным транспортом. При отгрузке продукции по железной дороге выписывается также железнодорожная накладная.

Приказ-накладная и железнодорожные накладные передаются в финансовый отдел организации для выписки расчетно-платежных документов. В расчетно-платежных документах указываются наименование поставщика, его адрес, банковские реквизиты плательщика и его адрес, банковские реквизиты плательщика и его адрес, грузополучатель, наименование изделий, количество, цена, сумма, а также стоимость упаковки, железнодорожный тариф и общая сумма к оплате. Расчетно-платежные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

На продукцию, отправляемую автотранспортом, выписывается товаротранспортная накладная. У поставщика она заменяет приказ-накладную, а у покупателя – приходный ордер.

Если покупатель вывозит продукцию со склада своим транспортом, то основанием для отпуска продукции со склада являются накладная, выписываемая отделом сбыта поставщика, и доверенность, выдаваемая покупателем своему представителю.

Выполненные работы и оказанные услуги сторонним организациям оформляются приемо-сдаточным актом, акт сдачи приемки работ и услуг выписывается в 2 экз., где указываются виды работ и услуг, их объем и стоимость. Такой акт подписывается представителями заказчика и подрядчика. Один экземпляр с подписью представителя предприятия-ис­полнителя передается заказчику, а другой с подтверждением принятия работ, услуг представителем заказчика остается у исполнителя и используется в дальнейшем для расчетов и отражения данных работ и услуг на счетах бухгалтерского учета.

При предварительной оплате продавец выписывает счет, на основе которого покупатель перечисляет деньги за предстоящую отгрузку. Кроме перечисленных первичных документов на отгружаемую продукцию, на выполненные работы и оказанные услуги подрядчик выписывает счет-фактуру, используемую продавцом и покупателем для исчисления НДС.

Расчеты могут осуществляться наличным (в рублях либо в условных денежных единицах) и безналичным путем.

Продажа за наличный расчет осуществляется с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Выручка определяется по данным ККМ за каждый день работы как разность показаний счетчика на конец и начало дня. Показания счетчика фиксируются в книге кассира-операциониста. При сдаче денег в кассу выписывается приходный кассовый ордер.

Безналичные денежные средства поступают на расчетные счета согласно платежным документам. Также возможны расчеты с покупателями и заказчиками с использованием чеков, товарных векселей, аккредитивов.

В условиях рыночной экономики, особенно в переходный период, наиболее гибкой, оперативной и одновременно обеспечивающей укрепление платежной дисциплины является вексельная форма расчетов.

Вексель представляет собой письменное долговое обязательство строго установленной формы, дающее его владельцу бесспорное право по истечении срока обязательства или досрочно требовать с должника уплаты обозначенной на векселе денежной суммы. Векселя требуют соблюдения определенных правил составления и оформления. На документе обязательно наличие вексельной метки, т.е. слова «вексель», даты и места его выставления, вексельной суммы, процентов, срока и места платежа, а также подписи векселедателя.

Важным реквизитом векселя является срок платежа. Различают векселя на конкретный день, векселя со сроком со дня выдачи, векселя, подлежащие оплате по предъявлению, векселя, оплачиваемые через определенное время после предъявления.

Реализация продукции или товаров через торговых посредников приобрела в отечественной практике хозяйствования широкое распространение. В бухгалтерском учете и при налогообложении первостепенное значение имеет организация расчетов между сторонами по посредническому договору. Гражданский кодекс РФ не запрещает участие посредника в расчетах между покупателем и продавцом.

По договору комиссии одна сторона (комитент) поручает другой стороне (комиссионеру) за вознаграждение продать продукцию.

При исполнении договора комиссии в бухгалтерском учете комитента находят отражение следующие хозяйственные операции:

отгрузка продукции комиссионеру;

передача комиссионером продукции покупателю;

начисление и выплата комиссионного вознаграждения;

получение выручки от продажи и начисление налогов с объема продаж

Отгрузка продукции комитентом оформляется накладной или актом приема-передачи и счетом-фактурой, Основанием для включения в объем продаж отгруженной продукции является извещение или акт комиссионера о передаче продукции покупателю. В этих документах указывается стоимость, которую покупатель должен уплатить комиссионеру (при участии в расчетах) или комитенту (без участия в расчетах). По этой стоимости определяется комитентом объем выручки от проданной продукции. Она включает также вознаграждение, причитающееся комиссионеру.

Согласно ст. 889 ГК РФ по исполнении поручения комиссионер обязан представить комитенту отчет и передать ему все полученное по договору комиссии. Из этой нормы следует, что отчет комиссионера служит первичным документом, подтверждающим факт исполнения комиссионером поручения по договору комиссии. В соответствии со ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать обязательные реквизиты:

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения.

В соответствии с постановлением Правительства РФ № 914 от 02.12.2000 г. при реализации товаров (работ, услуг) выставляются покупателю счета-фактуры, которые должны иметь обязательные реквизиты: порядковый номер и дата составления счета-фактуры; наименование и идентификационный номер поставщика товара; наименование получателя товара; наименование товара; стоимость (цена) товара; сумма налога на добавленную стоимость (НДС) и печать организации. Постановлением определен круг лиц, имеющих право подписи счета-фактуры, к числу которых относятся руководитель и главный бухгалтер организации (или иное ответственное лицо), лицо, ответственное за отпуск товаров.

Допускаемое изменение внешней формы счета-фактуры не должно нарушать последовательности расположения и количества реквизитов, утвержденных Постановлением, счета-факту­ры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю НДС.

Оформление счета-фактуры с нарушением требований расценивается как отсутствие НДС, оплаченного поставщику. Предприятия обязательно должны вести журналы учета счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам для учета НДС.

При наличии большого количества покупателей допускается составление счетов-фактур, ведение книги продаж с использованием компьютера.

Дата добавления: 2014-12-16