Экз. №1

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.

Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на: входящие, исходящие, внутренние.

Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами

При этом проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.

№ п/п

Дата регистрации документа

Дата и номер документа

Откуда поступил

Краткое содержание (наименование)

Кол-во листов

Кол-во экземпля­ров

Исполнитель

Примеча­ние

Доку­мента

Приложе­ния

Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается: наименование, регистрационный номер, дата поступления.

После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов.

По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут: использоваться в дальнейшем, передаваться в архив на хранение, уничтожаться. Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.

1.5. Подготовка и издание конфиденциальных
исходящих документов

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):

1) разработка проекта документа;

2) согласование документа;

3) подписание документа;

4) регистрация документа;

5) отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы.

Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, проект регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов.

Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными
исходящими документами

Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на (рис. 6).

Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными
внутренними документами

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).

№ п/п

Номер документа

Дата выдачи

Краткое содержание (наименование)

Количество

Кому выдан (Ф.И.О.)

Роспись в получении

Отметка о возврате (подпись и дата)

Примечание

Листов

Экземпляров

Рис. 7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.

Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.

По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна: проверить наличие конфиденциальных документов; определить конфиденциальные документы для архивного хранения; определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.

В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

1.6. Классификации информации
по уровням требований к ее защищенности

Развитие системы классификации информации по уровням требований к ее защищенности предполагает введение ряда степеней (гpадаций) требований по обеспечению каждого из свойств безопасности информации: доступности, целостности, конфиденциальности и защищенности от тиражирования. Пример градаций требований к защищенности:

· нет требований;

· низкие;

· средние;

· высокие;

· очень высокие.

Количество дискретных градаций и вкладываемый в них смысл могут различаться. Главное, чтобы требования к защищенности различных свойств информации указывались отдельно и достаточно конкретно исходя из серьезности возможного наносимого субъектам информационных отношений ущерба от нарушения каждого из свойств безопасности информации).

В дальнейшем любой отдельный функционально законченный документ (некоторую совокупность знаков), содержащий определенные сведения, вне зависимости от вида носителя, на котором он находится, будем называть информационным пакетом. К одному типу информационных пакетов будем относить пакеты (типовые документы), имеющие сходство по некоторым признакам (по структуре, технологии обработки, типу сведений и т.п.). Задача состоит в опрелелении реальных уровней заинтересованности (высокая, средняя, низкая, отсутствует) субъектов в обеспечении требований к защищенности каждого из свойств различных типов информационных пакетов, циркулирующих в АС. Требования же к системе защиты АС в целом (методам и средствам зашиты) должны определяться, исходя из требований к защищенности различных типов информационных пакетов, обрабатываемых в АС, и с учетом особенностей конкретных технологий их обработки и передачи (уязвимости).

В одну категорию объединяются типы информационных пакетов с равными приоритетами и уровнями требований к защищенности (степенью важности обеспечения их свойств безопасности: доступности, целостности и конфиденциальности). Предлагаемый порядок определения требований к защищенности циркулирующей в системе информации представлен ниже:

Составляется общий перечень типов информационных пакетов, циркулирующих в системе (документов, таблиц). Для этого с учетом предметной области системы пакеты информации разделяются на типы по ее тематике, функциональному назначению, сходности технологии обработки и т.п. признакам. На последующих типах первоначальное разбиение информации (данных) на типы пакетов может уточняться с учетом требований к их защищенности.

Затем для каждого типа пакетов, выделенного в первом пункте, и каждого критического свойства информации (доступности, целостности, конфиденциальности) определяются (например, методом экспертных оценок):

· перечень и важность (значимость по отдельной шкале) субъектов, интересы которых затрагиваются при нарушении данного свойства информации;

· уровень наносимого им при этом ущерба (незначительный, малый, средний, большой, очень большой и т.п.) и соответствующий уровень требований к защищенности.

При определении уровня наносимого ущерба необходимо учитывать:

· стоимость возможных потерь при получении информации конкурентом;

· стоимость восстановления информации при ее утрате;

· затраты на восстановление нормального процесса функционирования АС и т.д.

Если возникают трудности из-за большого разброса оценок для различных частей информации одного типа пакетов, то следует пересмотреть деление информации на типы пакетов, вернувшись к предыдущему пункту методики.

Для каждого типа информационных пакетов с учетом значимости субъектов и уровней наносимого им ущерба устанавливается степень необходимой защищенности по каждому из свойств информации (при равенстве значимости субъектов выбирается максимальное значение уровня).

Пример оценки требований к защищенности некоторого типа информационных пакетов приведен в табл. 1.

Таблица 1

Дата добавления: 2014-12-16