Личное дело

Документирование процесса увольнения

Основания прекращения трудового договора (увольнение) указаны в ст. 77 ТК РФ и подробно освещены в Трудовом Кодексе.

Наиболее часто встречающаяся на практике основание увольнения - прекращение трудового договора по инициативе работника, т.е. увольнение по собственному желанию (ст.80 ТК РФ). Сотрудник обязан предупредить работодателя в письменной форме за две недели до наступления даты увольнения. Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ по личному составу.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой и произвести с ним окончательный расчет. На основании принятого по заявлению решения руководителем организации издается приказ по форме № Т-8.

Приказ готовится сотрудником отдела персонала и после его подписания объявляется работнику под расписку. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке, в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС и в лицевом счете (форма № Т-54).

Бухгалтерия организации согласно приказу производит полный расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником». При этом лицевая сторона формы № Т-61 заполняется сотрудником отдела персонала, оборотная — бухгалтерией организации.

Порядок расторжения трудового договора (увольнения) по инициативе работодателя подробно освещается в ст. 81-82 ТК РФ. Отдел персонала организации ведет счет уволенных работников в специальном журнале.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

В начало личного дела помешают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.п.

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

- трудовой договор (если есть);

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копия);

- характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

На документы личного дела составляют внутреннюю опись.

Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения. Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдачу учитывают по контрольной карточке, которую ставят на место выданного дела. В ней указано когда, куда и кому выдано дело и проставлена подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают ее в дело.

Личные дела учитывают в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

Раз в год проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чем составляют акт.

Хранят личные дела в специальных шкафах. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз. Хранят личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных работников в конце года сдают на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делают отметку в журнале учета личных дел.

Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруют арабскими цифрами, которые проставляют в правом верхнем углу черным карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно.

В конце личного дела пишут - заверительная надпись, которую оформляют на «ЛИСТЕ - ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА» (по установленной форме).

Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния.

Заверительную надпись подписывает ее составитель.

Все изменения в составе личного дела отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.

Заверительную надпись пишут только на листе-заверителе, а не на обложке дела или обороте листа последнего документа.

Дата добавления: 2014-12-16