Грошові кошти видають підзвітним особам для оплати господарських витрат та у випадку відрядження

Облік розрахунків з підзвітними особами.

Підзвітні особи – це працівники підприємства, які отримали грошові кошти для здійснення певних витрат за дорученням підприємства та зобов’язані відзвітуватись щодо їх витрачання.

Порядок здійснення розрахунків з підзвітними особами можна відобразити схематично (рис.9.1):

ВКО		Підтверджуючі документи		Авансовий Звіт		ВКО (перевитрата)
	ПКО (надлишок)
		Квитанція Фіскальний чек Товарний чек Акт виконаних робіт Накладна Проїзні квитки тощо

Рис.9.1. Схема обліку розрахунків з підзвітними особами

На підприємстві повинен бути складений та затверджений наказом керівника список осіб, яким дозволено видавати аванс під звіт.

Згідно з п.2.11Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше 2-х робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих
(господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної
сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці
завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження. Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт
проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за
раніше отримані під звіт суми. Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства для виконання службового доручення поза місцем роботи.Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і
оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту
призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Згідно з Порядком складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. №996 звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення 5-го
банківського дня, що настає за днем, у якому підзвітна особа
завершує таке відрядження. За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається нею в касу або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання зазначеного звіту. При цьому, якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі, яка застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами). Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених
коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк
(до закінчення 3-го або 5-го, а в окремих випадках 10-го
чи 20-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження), то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставкою 15%. Згідно з п.140.1.7 Податкового кодексу України витрати на відрядження включають:Ø витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);Ø оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а
також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові
послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття
чи білизни);Ø витрати на найм інших жилих приміщень;Ø оплату телефонних розмов;Ø оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);Ø обов'язкове страхування;Ø інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат. Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності
посадкового талона та документа про сплату за всіма видами
транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із
готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання
місць у місцях проживання, страхових полісів тощо. Не дозволяється включати до складу витрат на харчування
вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових»,
за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до
рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи. До складу витрат на відрядження відносяться також витрати,
не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших
власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку
з таким відрядженням:ü у межах території України, але не більш як
0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на
1 січня звітного року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, ü для відряджень за кордон – не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до
складу витрат підприємства за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого підприємства, зокрема (але не виключно) таких: запрошень
сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю
підприємства; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства. Звіт складається підзвітною особою. Працівник заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти; «Звіт затверджено», які підписуються керівником підприємства. Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведуть на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» до рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами».За дебетом субрахунку відображають видачу грошових коштів під звіт та перевитрату згідно з авансовим звітом, за кредитом – погашення дебіторської заборгованості (придбані товарно-матеріальні цінності, здійснені витрати під час відрядження, повернення залишку невикористаних підзвітних сум). Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов'язань балансу підприємства. Аналітичний облік ведуть за кожною підзвітною особою.

Типову кореспонденцію рахунків по обліку розрахунків з підзвітними особами наведено у таблиці 9.3:

Таблиця 9.3

Дата добавления: 2014-11-29