Основные сведения. Цель работы: Освоить способы создания отчетов

Тема: Создание отчетов

Цель работы: Освоить способы создания отчетов

Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но не на экране, а на принтере. Кроме того, отчеты предоставляют возможности группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных. Они могут применяться для получения счетов, заказов, справок и других документов. Основная часть сведений для отчета берется из базовой таблицы или запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

Возможны следующие варианты создания отчетов:

· В режиме Конструктора;

· С помощью Мастера;

· Автоматическое создание отчета стандартного вида, в котором каждая запись запроса или таблицы представлена в виде названия и значения поля – Автоотчет в столбец.

· Автоматическое создание стандартного отчета, в котором данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке - Автоотчет ленточный.

· Создание отчета с диаграммой;

· Создание отчета для печати почтовых наклеек –Почтовые наклейки.

В отличие от форм при создании отчета возможна операция группировки данных в отчете.

Проще всего создать отчеты в столбец и ленточный. В этих случаях получаются простейшие отчеты, включающие все поля источника данных. После создания отчет доступен для просмотра или печати.

При создании отчета в режиме Мастера предлагаются различные варианты макетов отчета. Например, если создается отчет без группировки данных, предлагаются три варианта: в столбец, табличный и выровненный. Если необходима группировка, то предлагается шесть вариантов макетов отчета. Мастер отчетов автоматически создает отчет на основании выбранных пользователем полей таблиц или запросов. Этот способ создания отчетов наиболее удобен

В режиме Конструктора предоставляются более мощные средства, требующие больше времени для разработки отчета. Техника работы с Конструктором отчетов незначительно отличается от работы с Конструктором форм. В частности, при этом используется такая же панель элементов. Существенное различие отчета и формы заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода на печать. Поэтому в них можно отказаться от использования управляющих элементов для ввода данных: списков, полей со списком, переключателей и т.д.

Область окна Конструктора разделена на зоны – Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета. Высоту зон можно изменять при помощи мыши. Заголовок отчета выводится один раз – в начале отчета. Все, что находится в верхнем колонтитуле, выводится в верхней части каждой страницы. Поэтому он может быть использован для вывода заголовков столбцов при создании многостраничных отчетов. В нижнем колонтитуле могут быть отображены номера страниц. Для создания подобных полей удобно использовать построитель выражений.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

1. В чем заключаются отличия форм и отчетов?

2. Какие варианты создания отчетов Вам известны?

3. На какие зоны разделена область окна Конструктора отчетов?

4. Как выполняется сортировка и группировка данных в отчете?

5. Каким образом задается нумерация страниц отчета?

6. Как пронумеровать записи в области данных отчета?

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.

Задание 1.

На основе таблицы Преподаватели создать отчет с группированием данных по должностям.

Для создания отчета:

1. открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать;

2. в открывшемся окне выбрать пункт Мастер отчетов;

3. щелкнуть по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

4. выбрать из появившегося списка таблицу Преподаватели;

5. щелкнуть по кнопке ОК. В появившемся окне выбрать поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля таблицы, поэтому щелкнуть по кнопке >>;

6. щелкнуть по кнопке Далее;

7. в появившемся окне присутствует перечень возможных полей группировки. Выделить по­ле «Должность»;

8. щелкнуть по кнопке >. Таким образом, вы задаете группировку данных по должности;

9. щелкнуть по кнопке Далее;

10. параметры появившегося окна можно оставить без изменений или задать сортировку по каким-либо полям щелкнуть по кнопке Далее;

11. в появившемся окне выбрать стиль оформления отчета;

12. щелкнуть по кнопке Далее;

13. в появившемся окне ввести название отчета Преподаватели;

14. щелкнуть по кнопке Готово. На экране появится сформированный отчет;

15. просмотреть отчет, выполнить настройку расположения полей управления в режиме Конструктора, если их расположение вас не устраивает.

Задание 2.

Создать отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппиро­ваны по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы — среднее значение оценок по всем предметам.

1. Для формирования отчета необходимо создать запрос, который будет содержать все необходимые данные для формирования отчета. Для создания запроса:

· на вкладке Запросы щелкнуть по кнопке Создать;

· выбрать Простой запрос и щелкнуть по кнопке ОК;

· из таблицы Студенты выбрать поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Номер группы», из таблицы Дисциплины — поле «Название дисципли­ны», из таблицы Оценки — поле «Оценки» и щелкнуть по кнопке Далее;

· щелкнуть еще раз по кнопке Далее;

· ввести название запроса Сессия и щелкнуть по кнопке Готово;

· закрыть запрос.

2. Для создания итогового отчета выполнить следующее:

· на вкладке Отчеты щелкнуть по кнопке Создать;

· выбрать Мастер отчетов, из раскрывающегося списка — запрос Сессия и щелкнуть по кнопке ОК;

· выбрать все поля запроса и щелкнуть по кнопке Далее;

· тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкнуть по кнопке Далее;

· добавить уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке >:

· щелкнуть по кнопке Далее;

· щелкнуть по кнопке Итоги, так как надо вычислять средний балл;

· поставить "галочку" в ячейке поля АVG (эта функция вычисляет среднее) и щелкнуть по кнопке ОК;

· щелкнуть по кнопке ОК, так как сортировка не требуется, потому что данны­ми являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

· выбрать макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные. Щелкнуть по кнопке Далее;

· выбрать стиль отчета и щелкнуть по кнопке Далее;

· ввести название отчета Итоги сессии и щелкнуть по кнопке Готово.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл/Печать. После завершения необходимых вам операций закрыть окно просмотра отчета.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №18

Дата добавления: 2014-11-28