Понятие общения и коммуникации. Виды и уровни коммуникации. Эффективная коммуникация. Роль коммуникаций в организации

Искусство строить отношения с сотрудниками. Имидж и авторитет менеджера

Искусство строить взаимоотношения с деловыми партнерами, сотрудниками – важная составная часть многогранной деятельности менеджера. Одно из ведущих мест здесь принадлежит способности влиять на людей.

Одежда и внешний вид. Менеджерам уместно вспомнить русскую пословицу: «Встречают по одежке – провожают по уму».

Осанка. Примером хорошей осанки является положение фигуры человека, который не прячет голову в плечи, смотрит в глаза собеседнику.

Поведение. Уверенный в себе менеджер обычно говорит ясно и убедительно. Он знает, чего хочет, его действия по достижению поставленной цели четки.

Улучшение личных взаимоотношений. Основные пути установления хороших личных отношений: признание (необходимо обратить внимание на человека); установление индивидуальности (каждый человек индивидуален); заинтересованность (высказать интерес к человеку); выражение взглядов (раскрытие мыслей и чувств); оказание поддержки (готовность подбодрить).

Вознаграждение. Есть два типа менеджеров: один находит положительное в работе сотрудников и отмечает это; другой ищет негативное (ошибки) у подчиненных и наказывает их. Первый метод позволяет добиться лучших результатов.

Умение давать указания подчиненным. Различают следующие подходы:

· Неопределенные указания – результат, как правило, отрицательный;

· Уговоры (обращение к логике развития событий, личной или общей заинтересованности) – результат может быть положительным, если сотрудник разделяет убеждения;

· Угрозы (основаны на страхе) – может возникнуть чувство обиды, в результате кто-то проиграет, дело пострадает;

· Просьбы – результат положительный, если между менеджером и сотрудниками добрые отношения;

· Представление сотруднику тех или иных преимуществ за более напряженную работу – результат положительный, если обещания соблюдаются;

· Требование (сочетает уважение к сотруднику и соблюдение субординации), четкие указания (скорее формальный подход) – результат может вызвать обиду, но задача, как правило, бывает решена.

Одно из важнейших качеств менеджера – этичность. Этика (от лат. еthika – обычай, характер) – это система норм, мораль нравственного поведения человека.

Для менеджера, который стремится к укреплению деловых отношений с партнерами, важно не только их знать, но также использовать для создания и укрепления собственного позитивного имиджа в глазах окружающих.

Имидж – это собирательный образ (совокупность впечатлений), складывающийся в сознании людей и связанный с конкретными представлениями. Можно говорить об имидже человека, предприятия, продукции, страны и т.д.

Имидж менеджера – образ (ореол), устойчивое представление об отличительных или исключительных его характеристиках, придающих ему особое своеобразие и выделяющих его из ряда других руководителей.

Созданию и поддержанию достойного имиджа, являющегося важной частью деятельности менеджера, способствует соблюдение основанных на этике следующих правил служебных отношений:

· Если вы хотите критиковать сотрудника, то вначале отметьте положительные стороны его работы;

· Не говорите с людьми в приказном тоне;

· Уважайте мнение других;

· Лучшим способом добиться оптимального результата в спорной ситуации является уклонение от спора;

· Если вы в чем-то неправы, то открыто в этом признайтесь.

Менеджеру в общении с людьми рекомендуется: больше опираться на самостоятельных людей; чаще просить, чем приказывать; благодарить, но не взыскивать; не преследовать за критику; уметь терпеливо слушать.

Авторитет – залуженное доверие, которым пользуется руководитель у подчиненных, вышестоящего руководства и коллег по работе. Это признание личности, оценка коллективом соответствия субъективных качеств менеджера объективным требованиям. Авторитет следует рассматривать как систему отношений, ценностей и результата работы.

Авторитет руководителя, связанный с выполнением его основных функций согласно занимаемой должности, должен подкрепляться личным примером и высокими моральными качествами. В этом смысле следует различать два источника (статуса) авторитета:

- официальный, определяемый занимаемой должностью (должностной статус);

- реальный авторитет – фактическое влияние, реальное доверие и уважение (субъективный статус).

Вопросы для закрепления:

1. Что такое «этика»?

2. Для чего менеджеру необходимо следить за своим внешним видом?

3. Дайте определение понятию «имидж».

4. Что такое авторитет менеджера?

43.Самоменеджмент: понятие, характеристика. Организация личной работы

Самоменеджмент руководителя – или организация личной работы, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике.

Его цели – оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств.

Ежедневно менеджер выполняет различные функции, этот процесс можно представить как круг самоменеджмента (приложение № 11).

Постановка целей. Определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них. Уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы. Например, состав ближайшего окружения (партнеры, родители) или возраст. Провести анализ «цель–средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией. Сформулировать конкретные реальные цели с указанием сроков (личные и профессиональные).

Планирование личного времени. В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

· Долгосрочный (3-5 лет);

· Среднесрочный (1-3 года);

· Текущий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной)

Правила планирования личного времени.

а) Охватить планом лишь 60 процентов рабочего дня, оставляя 20 процентов на непредвиденные проблемы и 20 процентов - на творческую деятельность, повышение квалификации.

б) Всегда доводить до конца начатое дело.

в) Планировать такой объем задач, с которым можно справиться.

г) Обеспечить гибкость планов.

д) Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты.

е) Устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел.

ж) Избегать тирании срочных дел (самое срочное дело не всегда бывает самым важным).

з) Планировать использование личного времени.

и) Согласовывать свои планы с коллегами.

Реализация менеджером разработанных планов, организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. По значимости все дела делятся на 3 группы:

· Важнейшие дела (категория А) – составляют около 15 процентов от общего числа дел, а их значимость около – 65 процентов.

· Менее важные дела (категория Б) – около 20 процентов от их общего числа, их значимость - 20 процентов общей значимости дел.

· Несущественные дела (категория В) – 65 процентов от их общего числа, но их значимость – лишь около 15 процентов.

Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому; Б – частично делегировать подчиненным; В – преимущественно делегировать.

Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня. В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей трудоспособности - в первой половине дня, дела категории Б – во второй половине, категории В – в самом начале и в конце рабочего дня.

Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникация – ключевые моменты процесса управления.

Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашение с указанием повестки. Совещание следует начинать в точно назначенное время. Вначале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем, и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время.

Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы.

Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласование и соблюдение сроков посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения. Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле.

Телефонные разговоры. Они могут, как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз: «Позвоните мне как-нибудь»; пропускать все звонки через секретаря; значительно экономят время телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним.

Немаловажное значение имеет рациональное ведение корреспонденции – это требует, чтобы к менеджеру поступала корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины (Работа с документами). Служебные контакты и беседы, собрания и совещания.

Самоконтроль – последняя функция, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Руководитель будет эффективным, если умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Значительный эффект дает использование метода «Альпы», он прост и требует не более 10 минут для составления – ежедневного плана.

Основные правила и сущность метода «Альпы».

1. План дня должен быть в письменном виде:

· Если он в голове, то легко что-то забыть, отклонить в лавине дел;

· Нарисовав план на бумаге – разгружаете память;

· Зафиксированный на бумаге план, имеет эффект самомотивации действий, активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.

2. Письменная программа дня поможет «не терять» несделанные дела (переносить их на завтра). Плюс – ты видишь потребность во времени, резервы твоего времени и все «помехи» делу.

3. План дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий, рационализации труда (ты сознательно противодействуешь внутренним и внешним «помехам»; тебя не отвлекают лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела).

4. В конце дня задай себе вопрос: «Что сделано? Почему так мало?» Причина – не ориентировался на цели дня и лавина случайных дел захлестнула.

5. План дня должен содержать лишь то, что ты хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели должны быть реальные и достижимые для тебя. На них надо сконцентрировать и мобилизовать силы.

Метод «Альпы» включает 5 стадий:

1. Составление заданий (задач дня).

2. Оценка длительности дел.

3. Резервирование времени.

4. Принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению дел.

5. Контроль и перенос не сделанного.

Вопросы для закрепления:

1. Что означает термин «Самоменеджмент руководителя»?

2.Какая функция находится в центре круга самоменеджмента и почему?

3. Для чего менеджеру необходимо планировать личное время?

4. Охарактеризуйте функции самоменеджмента.

5. Охарактеризуйте метод «Альпы».

а)

44. Стили управления, их характеристика. «Решётка менеджмента»: понятие, содержание

Стиль руководства – это манера поведения руководителя по отношению к подчинённым, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации.

1. Автократичный (авторитарный) стиль – централизация власти в руках одного руководителя; ставка на администрирование и ограниченные контакты с подчинёнными. Автократ единолично принимает или отменяет решения, не даёт возможности подчинённым проявить инициативу, категоричен, часто резок с людьми. Всегда приказывает, распоряжается, наставляет, но никогда не просит. Новое воспринимается с осторожностью, в работе практически пользуется одними и теми же методами. При первом благоприятном случае старается избавиться от сильных работников и талантливых людей. По его мнению, лучшим работником является тот, кто умеет понимать мысли начальника. В такой атмосфере процветают сплетни, интриги и доносы.

Достоинства стиля:

· обеспечивает чёткость и оперативность управления;

· создаёт видимое единство управленческих действий для достижения поставленных целей;

· минимизирует время принятия решений, в малых организациях обеспечивает быструю реакцию на изменение внешних условий;

· не требует особых материальных затрат;

· в «молодых», недавно созданных фирмах, позволяет быстрее и успешнее справиться с трудностями становления.

Очевидные недостатки стиля.

· подавление (неиспользование) инициативы, творческого потенциала исполнителей;

· отсутствие действенных стимулов труда;

· громоздкая система контроля;

· в крупных фирмах – обюрокрачивание аппарата управления;

· невысокая удовлетворённость исполнителей своим трудом;

· высокая зависимость группы от постоянного прессинга руководителя.

Преодолеть эти недостатки позволяют экономические и социально – психологические методы управления, свойственные демократическому стилю.

2. Демократический стиль - характеризуется разделением власти и участием работников в управлении, при этом ответственность не концентрируется, а распределяется в соответствии с переданными полномочиями. Инструкции – в форме предложений, речь не сухая – а товарищеский тон, похвала и порицание – с учётом мнения коллектива. Распоряжения и запреты проводятся на основе дискуссий. При осуществлении контроля демократ обращает внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у них развивается самостоятельность – это способствует восприятию достижения целей организации, как своих собственных. Этот стиль основан в первую очередь на инициативе коллектива, а не руководителя. Взаимодействие руководителя и подчинённых основано на сотрудничестве.

Демократический стиль позволяет:

· стимулировать проявление инициативы, раскрывать творческий потенциал исполнителей;

· успешнее решать инновационные, нестандартные задачи;

· эффективнее использовать материально – договорные стимулы труда;

· включать психологические механизмы трудовой мотивации;

· повысить удовлетворённость исполнителей своим трудом;

· создать благоприятный климат в коллективе.

3. Либеральный стиль - отличается полной свободой коллективных и индивидуальных решений сотрудников при минимальном участии руководителя. Этот стиль предполагает склонность к излишней терпимости, снисходительности, нетребовательности. Менеджер либерал обычно предпринимает решительные действия только по указаниям вышестоящего руководства и стремится уклониться от ответственности за полученные неудовлетворительные результаты. В стремлении приобрести и укрепить авторитет он способен предоставить подчинённым различного рода льготы, выплачивать незаслуженные премии. Во взаимоотношениях с подчинёнными корректен и вежлив, положительно реагирует на критику, не любит контролировать их работу, не может отказать работнику, не чувствуя себя виноватым. Его больше волнует, что о нём думают сотрудники. Либералы непринципиальны, под влиянием разных людей и обстоятельств могут менять решение по одному и тому же вопросу. Он может сам выполнить работу за нерадивого подчинённого, т.к. не любит увольнять плохих работников. Главное для него – поддержание хороших отношений с подчинёнными, а не результат работы. Арсенал средств воздействия на коллектив – просьбы, уговоры. При кризисных ситуациях, когда требуются энергичные действия всей команды – хорошие личные отношения исчезнут, а деловых при таком стиле нет.

Каждому конкретному руководителю не может быть присущ только какой–либо один стиль. В зависимости от конкретной ситуации применяются различные стили в определённых ситуациях:

1) Автократичный – уместен при наличии двух условий:

а) того требует производственная ситуация;

б) персонал охотно и добровольно соглашается на авторитарные методы.

2) Демократический стиль применим не при всех условиях, как правило, срабатывает при следующих условиях:

а) при стабильном, устоявшемся коллективе;

б) при высокой квалификации работников;

в) при наличии активных, инициативных, нестандартно думающих работников, даже если их немного;

г) при неэкстремальных производственных условиях и др.

Эффективные руководители реагируют на ситуации гибко, то есть меняя стили. Самый эффективный стиль в подвижной внешней и внутренней среде – адаптивный – ориентированный на реальность.

Решётка менеджмента (характерные типы управленческого поведения):

Трудовая деятельность разворачивается в «силовом поле» между производством и человеком. Первая силовая линия (горизонтальная) определяет внимание руководителя к производству (ориентация на выполнение заданий любой ценой, невзирая на персонал).

Вторая вертикальная – определяет отношение руководителя к человеку (забота об условиях труда; учёт желаний и потребностей). Наличие противоречия между двумя «силовыми» линиями позволяет построить пространство и выделить пять характерных типов управленческого поведения.

Точка 1.1 соответствует поведению руководителя, определяемое как минимальное внимание к результатам производства и к человеку. Руководитель ни о чём не заботится, работая так, чтобы не быть уволенным (стиль чисто теоретический – имеет место в случаях, когда предприятие закрывается, руководитель уходит на пенсию, и подобное).

Точка 9.1 – стиль жёсткого администрирования (автократичный, авторитарный), для руководителя единственной целью является производственный результат. Во внимание не принимается ничего, что связано с работником (его потребности, самочувствие). Решения таким руководителем принимаются единолично. Характерные черты – ориентация на безоговорочную исполнительность, подавление инициативы, поиск виновных и другое. Стиль эффективен в условиях чрезвычайных обстоятельств (аварии, стихийного бедствия, банкротства и др.), на начальных стадиях развития производства.

Точка 5.5 – позиция «золотой середины» между методами «жёстких» и «мягких» управленцев. Менеджер во всём старается достичь компромисса, при котором достигаются средние результаты труда, не может быть резкого прорыва вперёд. В то же время этот стиль руководства способствует стабильности и бесконфликтности.

Точка 1.9 – либеральный (пассивный) стиль руководства. Основное внимание руководитель уделяет человеческим отношениям. Такой руководитель предоставляет подчиненным полную свободу, старается оберегать коллектив от разногласий, но при этом уходит от личного обсуждения причин конфликтов в надежде, что все уладится само собой. Атмосфера в коллективе почти семейная, под руководством такого руководителя удобно ничего не делать. Этот стиль может быть эффективным в коллективе с высокой мотивацией к работе, в творческих коллективах.

Точка 9.9 - демократический стиль управления (наиболее эффективный). Руководитель старается так построить работу своих подчинённых, чтобы они видели в ней возможность самореализации и подтверждения собственной значимости. Цели определяются совместно с сотрудниками, учитываются различные мнения о путях достижения целей.

(приложение № 12 «Решётка менеджмента»)

Вопросы для закрепления:

1. Что такое стиль руководства?

2. Какие достоинства и недостатки автократического стиля вы знаете?

3. Перечислите отличительные черты либерального стиля.

4. Основные характеристики демократического стиля?

5. Какие типы управленческого поведения вы знаете?

Любое общение, в том числе деловое, это, прежде всего коммуникация. Коммуникация (от латинского) – делать общим, связываться, общаться.

В менеджменте, коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений и доводит принятые решения до работников фирмы.

Виды и уровни коммуникации:

1. Внешние - коммуникации между организациями и средой (например, с потребителями – через рекламу; с государственными органами – письменные отчёты, информация по финансовым вопросам и другие сведения).

2. Формальные – определяются политикой, правилами, должностными инструкциями и осуществляются по формальным каналам. Делятся на:

· Вертикальные. Информация передается с одного уровня на другой. В свою очередь вертикальные коммуникации подразделяются на восходящие и нисходящие.

· Горизонтальные. Осуществляются между подразделениями. Предназначаются для координации их деятельности.

3. Неформальные. Не следуют общим правилам организации и осуществляются по неформальным каналам, существующим в силу личных отношений между членами организации. Канал распространения слухов.

4. Вербальные (с использованием слов) и невербальные (без использования слов).

5. Межличностные. Осуществляются путем передачи идей, фактов, намеков, ощущений, восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому с целью получить в ответ желаемую реакцию.

Важнейшими составляющими эффективности деятельности менеджера и предпринимателя являются организаторские и коммуникативные качества, т.е. есть умение общаться, нравиться и убеждать. Коммуникативность - качество, необходимое менеджеру для успешного управления организацией.

Эффективная коммуникация – это коммуникация, способствующая достижению целей участников общения. Она предполагает выяснение следующих вопросов:

· Каковы средства коммуникации и как правильно ими пользоваться в процессе общения;

· Как преодолеть коммуникативные барьеры и сделать коммуникацию успешной.

Вопросы для закрепления:

1. Дайте понятие коммуникации.

2. Какие существуют виды коммуникаций?

3. Что такое эффективная коммуникация?

а)

Дата добавления: 2014-11-29