Вычисления с помощью формул и функций

Создание и форматирование таблиц

Типы входных данных

Excel позволяет вводить в ячейки следующие типы данных: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты и время.

Символьные (Текст) могут использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок. Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку Excel

Данные набираются непосредственно в активной ячейке Excel, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных:

1. Щелкните по ячейке.

2. Введите данные, например текст Выпуск продукции.

3. Нажмите клавишу Enter.

4. Для отмены ввода данных нажмите Esc.

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Esc. Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке таблицы Excel будет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов ####. Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца таблицы Excel. Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete.

При открытии программы на экране появляется пустой бланк таблицы. Нужно заполнять необходимые строки и столбцы, двигаясь сверху вниз и слева на право. Для объединения ячеек и расположения теста в ячейке в несколько строк на вкладке Выравнивание можно использовать кнопки Перенос текста, Объединить и поместить в центре.

Если таблица не будет содержать математических формул, то необходимо просто занести данные во все рабочие разделы. Если же создается полноценная Excel - таблица, то в соответствующие «расчетные» ячейки надо внести формулы, по которым будут рассчитываться ее показатели. Подобные формулы должны содержать ссылки на связанные ячейки, из которых будут взяты исходные данные и перечень математических операций, которые будут над ними производиться. В случае создания связующих таблиц данные могут взиматься и из других таблиц.

Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец.

Форматирование столбца таблицы:

1. Выделите столбцы для форматирования.

2. Выберите в меню команду Формат и затем требуемую операцию:

Ширина - определяет новую ширину для выбранных столбцов.

Автоподбор ширины - назначает ширину столбца таблицы Excel в соответствии с самой широкой среди выбранных ячеек.

Скрыть − делает столбцы таблицы невидимыми.

Отобразить − показывает скрытые ранее столбцы.

Стандартная ширина − определяет стандартную ширину столбцов в текущем рабочем листе. Новые установки применяются ко всем столбцам таблицы, чья ширина не была установлена заранее.

Изменение ширины столбцов таблицы Excel с помощью мыши:

1. Выделите столбцы для изменения ширины.

2. Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов таблицы. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.

3. Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки таблицы Excel будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Форматирование строк таблицы:

1. Выделите необходимые строки.

2. Выберите Формат, Строка и требуемые операции:

Высота − определяет новую высоту для выбранных строк.

Автоподбор высоты − приводит высоту строк таблицы в соответствие с наибольшим шрифтом. Это установка по умолчанию.

Скрыть − скрывает строки.

Отобразить − показывает строки, которые были до этого скрыты.

Высоту строки таблицы также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Формулой называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек, функции, операторы. Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул.

Функции используются для выполнения стандартных вычислений. Excel имеет более 400 встроенных функций, объединенных в группы: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений и др.

Правила работы с формулами и функциями

1. Формулы начинаются со знака «=».

1. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям.

2. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела между ними.

2. Аргументы перечисляются через запятую.

3. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которой задан в формуле.

4. В формулах недопустимы пробелы.

5. Функция не может иметь более 30 аргументов.

6. В формуле можно использовать знаки арифметических операций.

7. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в

формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста,

заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их в соответствующие числа.

8. Длина формулы не должна превышать 1024 элемента.

9. Чтобы при копировании формулы адрес некоторой ячейки был абсолютным (неперенастраивался на новые адреса), надо после указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес со знаком $, например $А$4. Тогда при перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.

Excel поддерживает следующие операции:

Арифметические операции	Операторы сравнения
сложение (+) умножение (*) нахождение процента (%) вычитание (–) деление (/) экспонента (^)	= равно < меньше >больше <= меньше или равно >= больше или равно <>не равно

Более сложные вычисления в таблицах Excel осуществляются с помощью специальных функций. Список категорий функций Excel доступен при выборе команды Функция в меню Вставка.

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Excel "Дата и время" позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ.

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции Excel позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции Excel "Ссылки и массивы" позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве.

Функции Excel для работы с базами данных можно использовать при выполнении расчетов и отбора записей по условию.

Текстовые функции Excel предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.

Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции "Проверка свойств и значений" предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции Excel проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций.

СУММ(Список) − функция определения суммы всех числовых значений в Списке, состоящем из адресов ячеек и блоков.

СРЗНАЧ(Список) − статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в списке величин.

ЕСЛИ(Условие, Истинно, Ложно) – логическая функция, проверяющая на истинность заданное логическое условие. Если выполняется условие, то результатом действия функции является значение аргумента "Истинно", если не выполняется условие, то −"Ложно".

Пусть в ячейку G7 записана функция:

=ЕСЛИ(В4<3000; 3000; 2500),

которое означает следующее: если содержимое ячейки В4 меньше 3000, то в ячейку G7 помещается число 3000. Если условие не выполняется, то в ячейку G7 помещается число 2500.

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций Excel рекомендуется использовать Мастер функций. Диалоговое окно мастера функций доступно при выборе команды Функция в меню Вставка или нажатии кнопки f (x) на стандартной панели инструментов. Чтобы вычислить какую-либо функцию необходимо:

3. Поставить курсор в ячейку, в которой нужно получить результат, и вызвать мастер функций f (x).

4. В первом окне диалога мастера функций выбрать необходимую категорию, например Статистические, затем выбрать функцию, например СРЗНАЧ, нажать на кнопку Далее.

5. Во втором диалоговом окне мастера функций должны быть заданы аргументы. Для ввода диапазона ячеек в окно мастера функций можно мышью обвести на рабочем листе таблицы этот диапазон, например B3:D3. Ввод аргументов можно выполнить и с клавиатуры.

6. Нажмите ОК.

Дата добавления: 2014-11-29