Поступление материалов

Движение материально-производственных запасов в организациях осуществляется в результате операций, связанных с поступлением, перемещением, отпуском и реализацией. Правильное и своевременное документальное оформление движения материалов позволяет предупредить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а ^[48], к которым относятся:

Номер унифицированной формы	Наименование формы
По учету материалов
М-2	Доверенность
М-2а	Доверенность
М-4	Приходный ордер
М-7	Акт о приемке материалов
М-8	Лимитно-заборная карта
М-11	Требование-накладная
М-15	Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17	Карточка учета материалов
М-35	Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
МБ-2	Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов
МБ-4	Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов
МБ-7	Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений
МБ-8	Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Документы, форма которых не предусмотрена в указанном перечне, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Материалы могут поступать в организацию различными способами: от поставщиков; из собственного производства, при внесении в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации; при получении материалов безвозмездно (включая договор дарения).

Пополнение производственных запасов производится за счет их приобретения у предприятий поставщиков по договорам поставки; снабженческо-сбытовых организаций по договорам купли-продажи, через подотчетных лиц, приобретающих материалы за наличный расчет, путем изготовления материалов силами организации; от списания пришедших в негодность основных средств.

Договором, в соответствии с которым предприятие получает материалы от поставщиков, является договор поставки, основные положения которого изложены в ст. 506 – 524 ГК РФ. Договор поставки заключается между двумя конкретными организациями и влечет определенные юридические последствия: устанавливает права и обязанности сторон договора и прекращается после исполнения условий договора. По договору поставки организация-поставщик обязуется поставить в определенные сроки организации-покупателю в собственность продукцию по согласованной цене и в соответствии с согласованными техническими требованиями. В договоре должны обязательно определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции, сроки поставки и цена, а в долгосрочном договоре – наименование, групповая номенклатура (ассортимент) и количество продукции, порядок и сроки согласования и представления спецификаций. При отсутствии этих условий в договоре он считается незаключенным.

Поставка продукции производится поставщиком: иногородним получателям – путем отгрузки железнодорожным или водным транспортом грузовой скоростью, а в случаях, предусмотренных соответствующими правилами, – автомобильным транспортом, одногородним получателям – как правило, автомобильным транспортом.

Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.).

Платежное требование применяется при расчетах за поставленные материалы (товары) и является расчетным документом, содержащим требование поставщика к покупателю об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежное требование составляется на бланке формы 0401061. Один экземпляр передается плательщику вместе с поступившими материалами, а последний экземпляр передается ему исполняющим банком в порядке, предусмотренном договором банковского счета.

Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

· зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

· проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;

· сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;

· акцептовать (т.е. дать согласие на оплату) расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;

· передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза; перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером;

· передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдаются квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Доверенности должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером, иметь оттиск печати и паспортные данные получателя.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, не более чем 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 ^[49], предназначена для учета движения товарно-матери-
альных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1) товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2) транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями – владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

1-ый – остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; 2-ой – сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; 3-ий и 4-ый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации – владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация – владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику – заказчику автотранспорта, а четвертый – прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально ответственное лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный ордер (форма № М-4), который подписывает заведующий складом и экспедитор. Либо на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.) ставится штамп, в оттиске которого указаны реквизиты приходного ордера, таким образом, отпадает необходимость выписывать приходный ордер.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их количеству (счету, весу, объему), ассортименту и качеству, указанному в сопроводительных документах. Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

Если материалы поступили с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющие количественное расхождение либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов, приемка производится комиссией, которая составляет акт о приемке материалов (форма № М-7).

Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально ответственного лица и представителя отдела снабжения. Этот акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Акт составляется в двух экземплярах, и после приемки материальных ценностей акт с приложенными документами (транспортными накладными и т.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

При наличии приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.

Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например, листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках – количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Поступление материалов, изготовленных или переработанных цехами и участками собственного производства и сданных на склад материальных ценностей, должно оформляться путем выписки требования-накладной (форма № М-11). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака.

Материалы могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет. При этом расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

· свидетельствующими об оплате полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности);

· удостоверяющими факт получения товарно-материальных ценностей.

При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать доверенность подотчетному лицу и зарегистрировать ее в журнале учета выданных доверенностей.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей важное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства.

Приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям этого склада. Если на предприятии несколько складов, тогда необходимо сосредоточить на каждом из них материалы определенных групп (основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.д.).

Внутри складов материалы должны располагаться по секциям, затем по типо- и сорторазмерам в штабелях, на стеллажах и полках для того, чтобы обеспечить быструю приемку, отпуск и проверку наличия.

На каждую партию материала прикрепляется материальный ярлык с указанием необходимых параметров (наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит наличия материала).

Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На предприятии должен быть установлен список должностных лиц (зав. складом, кладовщик), ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, с которыми заключается договор о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

Всем службам предприятия предоставляется список лиц, которым разрешено получение и отпуск материалов со складов, а также право выдавать пропуска на вывоз с предприятия материальных ценностей.

Сортовой количественный учет движения материальных ценностей, находящихся на хранении в складах (кладовых) организации, ведется материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.) на карточках складского учета (форма № М-17). Учет ведется по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге) или на соответствующем машинном носителе при механизированной обработке. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы. Карточки заготавливаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются кладовщику под расписку в реестре вместе с приходными документами.

В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.). На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка. К месту хранения прикрепляется материальный (стеллажный) ярлык.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) кладовщик делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

В сроки, установленные графиком документооборота организации, кладовщики обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период. Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы расписывается в получении документов.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «остаток перенесен в карточку 200_ года №...»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета, где на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Складской учет материальных запасов может вестись при помощи компьютера. В этом случае оператором-кладовщиком вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в компьютер.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей, в которой отражаются: номера лицевых счетов; номенклатурные номера (если они имеются); наименования материальных ценностей и их отличительные признаки; единица измерения; цена; остаток на начало отчетного периода; приход за отчетный период; расход за отчетный период; остаток на конец отчетного периода.

Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).

На счетах бухгалтерского учета операции по поступлению материальных ценностей отражаются следующим образом:

Первичный документ	Содержание операций	Корреспондирующие счета
Дебет	Кредит

Приобретение сырья, материалов и запчастей для производственных и хозяйственных нужд организации
Отгрузочные документы поставщика	Оприходовано сырье (материалы, запчасти и др.)
Счет-фактура	Выделен НДС по приобретенным материальным ценностям
Выписка банка по расчетному счету	Перечислены денежные средства поставщику

Счет-фактура	НДС принят к возмещению из бюджета
Товарно-транспортная накладная	Отражены транспортные расходы по приобретению материалов		60, 76
Счет (накладная)	Отражены расходы по оплате услуг посреднической организации по приобретению материалов		60, 76
Товарно-транспортная накладная; счет-фактура	Выделен НДС по транспортным услугам и услугам посреднических организаций		60, 76
Кредитный договор (договор займа); бухгалтерская справка-расчет	Начислены проценты за кредиты и займы, использованные на закупку материалов		66, 67
Выписка банка по расчетному счету	Перечислены денежные средства за оказанные транспортные и посреднические услуги
Счет-фактура	НДС принят к возмещению из бюджета
Требование-накладная	Отражен отпуск материалов в производство (на хозяйственные нужды)	20, 23, 25, 26, 29, 44,
Приобретение материалов работниками организации за счет сумм, выданных под отчет
Расходный кассовый ордер	Выданы работнику под отчет денежные средства
Авансовый отчет (с товарными и кассовыми чеками)	Оприходованы материалы
Товарный чек и др.	Выделен НДС согласно приложенным к авансовому отчету оправдательным документам, если в них НДС выделен отдельной строкой
Счет-фактура	НДС принимается к вычету, если имеется счет-фактура поставщика
Авансовый отчет	В случае отсутствия счета-фактуры сумма НДС списывается за счет собственных источников предприятия	91-2
Требование-накладная	Материалы отпущены в производство	20, 44
Учет безвозмездно полученных материалов (в том числе по договору дарения), а также остающихся после выбытия основных средств
Акт приема-передачи; отгрузочные документы	Отражено безвозмездное получение материалов по рыночной стоимости		98-2
Требование-накладная	Материалы отпущены в производство	20, 23, 29, 44
Бухгалтерская справка-расчет	Списывается на доходы рыночная стоимость материалов по мере передачи их в производство	98-2	91-1
Учет материалов, изготовленных собственными силами
Расчетно-платежная ведомость; бухгалтерская справка-расчет и др.	Списаны фактические расходы по изготовлению материалов		25, 29, 10, 02, 70, 69

Калькуляция; бухгалтерская справка	Оприходованы изготовленные собственными силами материалы по фактической себестоимости
Приобретение материалов по договорам, предусматривающим оплату неденежными средствами
Договор; счет-фактура поставщика	Оприходованы материалы
Счет-фактура	Выделен НДС
Договор; счет-фактура организации	Согласно договору в счет оплаты за полученные материалы отгружены товары, исходя из цены, по которой обычно реализуются данные товары (работы, услуги), в т.ч. НДС
Счет-фактура	Начислен НДС на отгруженные товары (работы, услуги) (п.2 ст.154 НК РФ)
Бухгалтерская справка	Списана фактическая себестоимость реализованных товаров (работ, услуг)		41, 43, 20, 23, 29
Счет-фактура организации	Погашена кредиторская задолженность по поступившим материалам (в т.ч. НДС)
Приобретение материалов на условиях товарного кредита (с отсрочкой, рассрочкой платежа с начислением процентов)
Отгрузочные документы поставщика	Отражены затраты на приобретение
Счет-фактура	Выделен НДС по приобретенным материальным ценностям
Кредитный договор; бухгалтерская справка-расчет	В случае начисления процентов за отсрочку платежа в том же месяце, в котором оприходованы материалы до момента списания их в производство
Требование-накладная	После оформления по фактической стоимости приобретения материалы списаны на производственные и хозяйственные нужды	20, 23, 25, 26, 29, 44,
Кредитный договор; бухгалтерская справка-расчет	В случае начисления процентов за отсрочку платежа в том же месяце, в котором оприходованы материалы после их списания в производство
Кредитный договор; выписка банка по расчетному счету	Оплачены проценты по товарному кредиту поставщику
Выписка банка по расчетному счету; отгрузочные документы поставщика	Оплачен счет поставщика
Счет-фактура	НДС принят к возмещению из бюджета (после оприходования и в части фактически оплаченного НДС)
Специальный инструмент, специальные приспособления и специальное оборудование (спецоснастка)
Отгрузочные документы поставщика	Оплачен счет поставщиков (в т.ч. НДС)

Счет поставщика	Оприходована на склад спецоснастка и пр. по фактической себестоимости без НДС	10-10
Счет-фактура	Выделен НДС по приобретенной спецоснастке и пр.
Требование-накладная	Со склада спецоснастка передана в производство по фактической себестоимости	10-11	10-10
Карточка учета МБП; бухгалтерская справка	Ежемесячно в течение срока полезного использования спецоснастки ее стоимость погашается либо линейным способом, либо способом списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции (устанавливается предприятием самостоятельно)	20, 23, 25, 29, 44	10-11
Карточка учета МБП; бухгалтерская справка	Фактическая себестоимость спецоснастки, предназначенной для индивидуальных заказов или используемой в массовом производстве, может погашаться полностью в момент передачи в производство	20, 23, 25, 29, 44	10-11
Бухгалтерская справка	В случае досрочного прекращения выпуска продукции (и если возобновление его не предполагается) списывается остаточная стоимость спецоснастки	91-2	10-11