Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Технология электронной обработки задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

Современный этап характеризуется созданием новой компью­терной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные мо­менты.

§ Применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте.

§ Формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку эконо­мических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы).

§ Существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой.

§ Создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений.

§ Возможность формирования машиной первичных бухгалтер­ских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов.

§ Интеграция решения комплексов бухгалтерских задач.

§ Возможность организации информационно-справочного об­служивания бухгалтера путем осуществления диалогового ре­жима. Новая интегрированная технология — сложный информацион­но-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

§ Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.

§ Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.

Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первич­ных документов. При использовании ПЭВМ появляется возмож­ность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступ­ления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных но­сителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной ин­формации формируются на основании данных первичных доку­ментов и используются однократно при решении задачи за опреде­ленный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократ­но при внедрении проекта, используются многократно и периоди­чески корректируются. К ним относятся массивы различных нор­мативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основ­ных средств, персональные карточки работающих и др.

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабо­чем месте, несколько меняется содержание традиционно сложив­шихся этапов технологического процесса. Выполнение всех опера­ции определяет меню программы, которое высвечивается на экра­не сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выпол­няет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением свод­ных отчетов.В качестве примера приведем состав главного меню модуля «Материалы. Товары» программы «БЭМБИ +».

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и ос­новной.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняют­ся и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансо­вым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же преду­смотрено выполнение операций по установлению расчетного пе­риода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формиро­вание документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первич­ных документов в машину происходит периодически, по мере по­ступления данных.

Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функции:

• составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки других признаков;

• автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

• преобразование введенной цифровой информации в алфа­витную;

• автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйствен­ных операций;

• удаление неверных документов;

• контроль и корректировка неверной информации;

• печать первичного документа;

• дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных докумен­тов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим этапом работы с про­граммой и связан с получением различных отчетных форм. В на­шем примере для его выполнения используется модуль меню «От­четы», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведо­мость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспе­чивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каж­дый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключе­вому слову (например, номенклатурному номеру материала) и под­счету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки ха­рактерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обра­батывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения свод­ной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).

Важным элементом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение. На рынке компью­терных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных пред­приятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее из­вестные из них «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Хакерс-Дизайн» и др. Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сете­вом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и Дороже, требуют осуществления новой технологии «клиент — сер­вер», специального оборудования и операционных систем, а также

также наличия штата специалистов по обслуживанию вычисли­тельной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бух­галтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Рас­смотрим характеристики некоторых функциональных пакетов бух­галтерского учета.

Пакеты мини-бухгалтерии предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотруд­ников по конкретным участкам учета. Программы, ориентирован­ные на малый бизнес, под общим названием «Проводка — Главная книга — Баланс», выполняют в основном функции ведения синте­тического и несложного аналитического учета. Наиболее известные пакеты этого класса: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.

Пакеты мини-бухгалтерии просты в освоении и работе, рассчи­таны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики. Например, автоматическое ведение журнала хозяйственных опера­ций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автома­тическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» рассчитаны на ведение малого и среднего бизнеса. Главной особенностью па­кетов является их модульное построение. Основой пакета, как и для малых предприятий, является модуль «Проводка — Главная книга — Баланс», в который встроены модули по некоторым участ­кам учета, где ведется развернутый аналитический учет. Например, по таким участкам учета, как учет заработной платы, материалов, основных средств, касса, банк, договора, поставщики и другим, ве­дение аналитического учета осуществляется в независимом режи­ме, но впоследствии происходит их интеграция в модуле «Проводка — Главная книга — Баланс», где обеспечивается состав­ление сводной бухгалтерской отчетности. Эти пакеты выросли из «мини-бухгалтерии» и являются наиболее распространенными. Лучшими пакетами этого класса признаны «Парус», «Компех+», «Бемби+», «Бухкомплекс», «Суперменеджер».

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета» являются самой старой формой существования бухгалтерских программ. Создание определенных программ под каждый раздел учета сложилось исторически еще до появления современных персональных компьютеров. Пакеты этого класса являются наиболее рациональ­ными для средних и крупных предприятий и предусматривают на­личие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по от­дельным участкам бухгалтерского учета, где ведется расширенный аналитический учет и обеспечивается интерфейс обмена информа­цией между АРМ сводного учета и АРМ отдельных участков учета. Состав пакетов комплекса следующий: «Проводка — Главная кни­га — Баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет фондов, учет финансовых результатов, анализ финансового состояния предприятия. Состав традиционного комплекса бухгалтерских задач может быть расши­рен за счет создания новых управленческих, торговых и аналитиче­ских модулей комплекса. При этом необходимо соблюдать главный принцип — пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы.

В разработке программ этого класса хорошо себя зарекомендо­вали фирмы «Инфософт», «Интеллект-сервис», «Микро/плюс», «Омега», «Новый Атлант анд Топ Софт», «Никос-Софт».

Дата добавления: 2014-12-07