Сортировка списков

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Кроме этого, список можно сортировать по строкам. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки.

1. Скопировать исходную базу на новый Лист. Далее работать с копией.

2. Отсортировать базу в алфавитном порядке поля Фамилия.

3. Записи с одинаковыми фамилиями отсортировать в алфавитном порядке поля Имя.

4. Отсортировать базу в порядке убывания оклада, записи с одинаковым окладом отсортировать в алфавитном порядке поля Фамилия.

5. Сохранить рабочую книгу на диске.

Лабораторная работа №20. Создание документов на основе шаблонов, связанных с базой данных

Цель работы: освоение приемов создания шаблонов, связанных с базами данных, обработка документов-справочников. Работа с надстройкой Мастер шаблонов.

В Excel предусмотрена возможность создания шаблонов, связанных с базой данных, что позволяет автоматизировать не только процесс ввода исходной информации в базу данных, но и создавать отдельные документы, содержащие информацию о конкретной записи в базе данных. Описанная возможность может быть полезной при создании документов – справочников (например, для создания телефонной книги)

1. Создать новую рабочую книгу. Переименовать Лист 1 в Абонент. Остальные листы удалить.

2. Ввести следующую информацию в ячейки

Таблица 15. – База данных

Адрес ячейки	Содержимое ячейки
А1	Ввод данных в телефонный справочник
А3	Фамилия
А4	Имя
А5	Отчество
А7	Организация
А8	Должность
А9	Отдел
D3	Рабочий 1
D4	Рабочий 2
D5	Факс
D6	Домашний
D7:D9	Дополнит. 1 – Дополнит. 3

3. Изменить ширину столбцов А и С в соответствии с введенной информацией.

4. Вызвать панель инструментов Формы и активизировать инструмент Окно группы - . С помощью этого инструмента объединить в группу ячейки В3:В5, дать название группы – ФИО. Аналогично создать группы ячеек – В7:В9 (Работа), Е3:Е9 (Телефоны), А11:В16 (Адрес), D11:E16 (Примечания).

5. Установить формат телефонного номера для ячеек Е3:Е9, для этого применить команду Формат \ Ячейки \ Дополнительный, а в поле Тип выбрать Номер телефона.

6. Ячейки А11:В11 и D11:E11 объединить по столбцам (т.е. центрировать по выделению).

7. Задать по своему усмотрению цветовое оформление ячеек. Для этого задать сначала цвет общего фона таблицы, а затем другим цветом оформить ячейки групп.

8. Отменить линии сетки (можно воспользоваться кнопкой на панели Формы).

9. Задать высоту 11–й строки, равной 79,8.

10. Сохранить созданную таблицу на диске. (Примечание! В этой работе для сохранения информации рекомендуется использовать несетевые диски!)

11. Вызвать команду Мастер шаблонов из меню Данные. Выполнить следующие действия:

· Указать имя шаблона (например, Tel, путь рекомендуется не изменять), перейти к следующему шагу.

· Указать имя и положение базы данных (например, вместо названия «Книга 1 – данные» можно ввести имя data, затем указать нужную папку, где сохранить базу). В этом случае базе данных автоматически будет присвоено имя Tel-data, т.е. указано имя шаблона – Tel, а через тире имя базы – data. Перейти к следующему шагу.

· Связать поля базы данных с ячейками из таблицы ввода данных в шаблоне. Для этого в поле Лист ввести название (например, Справочник), далее в первом поле Ячейка ввести с помощью мыши адрес В3, а потом щелкнуть в поле Имя поля. Автоматически в качестве имени появится слово Фамилия. Аналогично заполнить поля диалога для ячеек В5, В7, В8, В9, Е3:Е9. Для поля А11 ввести с клавиатуры имя Адрес, а для D11 – Примечание. Перейти к следующему шагу.

· Нажать кнопку Далее, так как на этом шаге Excel выдаст запрос о том, надо ли включать в базу данные из других рабочих книг.

· Выбрать команду Готово.

12. Выполнить команду Файл \ Закрыть.

13. Создать новую рабочую книгу на основе созданного шаблона.

14. Ввести следующую информацию о первом абоненте: Сидоров Иван Иванович, КГТУ, проректор по АХЧ, администрация (отдел), произвольно заполнить адрес и телефоны.

15. Сохранить информацию о первом абоненте в отдельной книге.

· Для этого нужно выполнить команду Сохранить, после чего автоматически появится диалог Связь с базой данных, в котором нужно подтвердить опцию Добавить новую запись. Только после этого появится диалог Сохранение документа.

· Выбрать кнопку диалога Сохранение документа для создания папки, в которой в дальнейшем будут сохраняться файлы всех абонентов. Указать путь и имя создаваемой папки.

· Сохранить информацию об абоненте в созданной папке (удобно использовать в качестве имен файлов фамилии абонентов, например – Sidorov и т.д.).

16. Закрыть файл первого абонента.

17. Аналогично ввести информацию еще о 9 абонентах, при этом сохраняя данные каждого в отдельном файле и в созданной папке.

18. Просмотреть созданную базу данных. Для этого выполнить команду Файл \ Открыть и выбрать файл базы данных (для нашего случая – Tel – data).

19. В созданной базе данных выполнить следующие действия:

· Отсортировать данные абонентов в по алфавиту.

· Установить автофильтр и выполнить поиск информации по любому критерию.

· Выполнить быстрый поиск информации с помощью комбинации клавиш Ctrl-F. (В диалоге Найти указать нужное ключевое слово поиска).

Лабораторная работа №21. Элементы программирования в Excel на языке Visual Basic

Цель работы: Освоение работы с макросами и знакомство с элементами языка Visual Basic

Дата добавления: 2014-12-27