Печать документов

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно нажать кнопку Печать панели инструментов Стандартная.

В тех случаях, когда требуется напечатать фрагмент документа или документ в нескольких экземплярах, необходимо выполнить команду Файл → Печать….

В диалоговом окне Печать (рис. 40) можно указать номера страниц, которые следует напечатать, указать количество экземпляров, указать порядок печати, после чего нажать кнопку ОК.

Рис. 40. Диалоговое окно Печать

Приложение 1. Примерный перечень видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности.

Акт – документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

Анкета – форма представления унифицированного текста (документ), в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.

График – план работ с точными показателями сроков и объемов выполнения.

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами (предложениями) составителя.

Должностная инструкция – документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Извещение о заседании, собрании, конференции – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

Инструкция – правовой акт, издаваемый учреждением (утверждаемый его руководителем или руководителем вышестоящей организации) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения (его подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят правила, рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. Целесообразно объединить все перечисленные акты в инструкцию.

Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

Обзор – документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работе в той или иной областях или о деятельности группы учреждений в определенный период.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, присланной на рассмотрение.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении задания, работы, подготовке мероприятий, поручений и проведении тех или иных мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных едиными правилами составления и оформления.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), конкретных исполнителей и контролеров.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм.

Правила – свод обязательных для выполнения норм и требований.

Представление – а) документ, рекомендующий адресату осуществление действий (мероприятий), касающихся личного состава организации (перемещение, назначение, поощрение и т.п.) или ее деятельности; б) документ, содержащий информацию о фактах нарушения законности и представляемый прокурором в соответствующие инстанции.

Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Протокол – документ, фиксирующий процесс обсуждения и решения (постановления), принятые коллегиальным органом.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), в целях решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону).

Указание – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящим органом управления.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Приложения 2 и 3. Формуляры-образцы с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов.

Приложение 2. Формуляр-образец с угловым расположением постоянных реквизитов.

Приложение 3. Формуляр-образец с продольным расположением постоянных реквизитов.

Приложения 4 и 5. Примерный перечень документов с грифом утверждения. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Акты (проверок; ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) – (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета и т.д.).

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использование средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организаций.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 5. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Проекты документов.

Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции и т.д.

Рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок и т.д.

Рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности фирмы.

Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).

Прейскуранты (прайс-листы).

Финансовые документы (подлежат учету в бухгалтерии).

Поздравления.

Приложение 6. Примерный перечень документов, на которые ставится печать.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.)).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Приложение 7. Пример оформления сопроводительного письма.

Центр компьютерного обучения при МГТУ им.Н.Э.Баумана 107005, Москва, 2-я Бауманская, 5 тел.[phone] факс [phone] ОКПО 41554331 ___________№_____________	Генеральному директору ЗАО "Заря" г-ну Петрову П.П.
На №_________________________ О повестке дня конференции	-
Уважаемый Петр Петрович!
Направляем Вам проект повестки дня научно-практической конференции. Просим Вас до 20.12.99 сообщить свои предложения для того, чтобы мы смогли учесть их при разработке окончательного варианта повестки дня.
-	-
Приложение: на 2 л. в 1 экз.	-
Директор	Д. Ю. Гудзенко
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
Сидоров	-
263 60 74	-

Приложение 8. Пример оформления гарантийного письма.

ЗАО "Информационные технологии" 123123, Москва, Каширское шоссе, д.25 тел.[phone], факс [phone] ОКПО 12345678 ___________№_____________	Директору Центра компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э. Баумана г-ну Гудзенко Д.Ю.
На №_________________________ Об обучении Иванова О.Н.	-
Уважаемый г-н директор!
Просим Вас принять на обучение по специальности офис-менеджер нашего сотрудника Иванова Олега Ивановича. Оплату гарантируем. Наш р/с 23821678512345678955 в ФКБ "ГУТА-Банк", к/с 11395228812345698723 БИК 005211783 ИНН 1003599821.
-	-
Генеральный директор	М.Я. Мартынов
Главный бухгалтер	В.И. Борисова
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
Романов	-
415 12 34	-

Приложение 9. Примеры оформления писем.

Корпорация "РАЗВИТИЕ" 113114, Москва, ул. Огородная, 10 ОКПО12345678 ___________№_____________	Главному редактору журнала "Рынок" Петрову В. В.
На №_________________________ О достоверности опубликованной информации	-
Уважаемый г-н Петров!
Примите пожелания успехов лично Вам и процветания Вашему изданию. Думаю, что не сообщу для Вас ничего нового, если отмечу, каким высоким авторитетом пользуется Ваш журнал – наиболее серьезное аналитическое издание, отражающее актуальные проблемы развития рыночных отношений в России. Как Ваш читатель не могу не отметить, что популярность и, следовательно, высокие тиражи вашего издания обусловлены доверием к независимой политике редакции и достоверности публикуемых материалов. Тем досаднее мне кажется недоразумение, послужившее поводом моего обращения к Вам. В статье И. Иванова "Кто защитит потребителя" ("Рынок", 1998, №1) поставлено под сомнение качество нашей продукции, а следовательно, и репутация нашей фирмы. Трудно понять, чем руководствовался автор, если позволил себе проигнорировать результаты независимых экспертиз, сертификаты качества и отзывы потребителей продукции. Безусловно, профессиональную оценку этому факту вправе дать только Вы, мне лишь хотелось обратить Ваше внимание на ту неприятную ситуацию, в которой оказались редакция журнала "Рынок" и корпорация "Развитие". Полагаю, что разрешить возникшую ситуацию может публикация в Вашем журнале опровержения указанной статьи и извинений редакции. Это избавит нас от досадной необходимости обращаться в соответствующие государственные инстанции. Готов рассмотреть встречные предложения. Хотелось бы надеяться, что здравый смысл и добрая воля позволят нам прийти к результату, удовлетворяющему обе стороны.
-	-
С уважением,	-
Директор	Б.А. Литвинов
-	-
-	-
-	-
Антонов	-
234 89 87	-

Дата добавления: 2014-12-29