Движение исходящих документов

Перераспределение

Распределение

Предварительное рассмотрение. Сортировка.

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (Приложение). Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе "Регистрация документов").

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

• документы, которые должны быть представлены руководителю;
• документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

• важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
• срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).

Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).

Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время.

Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16).

Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.

На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.

Схема движения исходящих документов

Прохождение исходящих документов включает в себя:

• составление проекта документа;
• его изготовление;
• согласование (визирование);
• подписание;
• утверждение (если необходимо);
• регистрацию;
• экспедиционную обработку;
• сортировку по способам отправки;
• отправку.

Дата добавления: 2014-12-29