Электронный офис

Информационные технологии общего назначения

Информационные технологии общего назначения обеспечивают

решение многих задач и выполнение различных функций самого

широкого спектра и поэтому в той или иной степени нужны каждому

пользователю компьютера независимо от его профессии. Большинство

из них объединено в электронный офис и называются офисными

приложениями. На рынке конкурируют электронные офисы фирм

Lotus, Sun, Microsoft.

Рассмотрим состав пакета на примере расширенного выпуска

наиболее популярного MS Office 2000. Он содержит: Word (текстовый

процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления

базой данных), PowerPoint (подготовка презентаций), Outlook Express

(электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство

создания Web-узлов), Publisher (настольная издательская система),

PhotoDraw (редактор деловой графики и изображений). Во всех этих

приложениях доминирующей является первичная технология.

Word – текстовый процессор – исторически самое первое и

наиболее широко используемое приложение, так как писать и

оформлять тексты нужно всем. Раньше подобные программы

назывались редакторами, но сегодня этот термин не отражает их

возросших возможностей.

Помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование,

форматирование, автоматическая проверка правописания, составление

автореферата и т.д.) Word позволяет создавать в тексте разнообразные

таблицы, графики, иллюстрации, формулы и пр. с их автоматической

нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате

можно подготовить документ любой сложности и объема. То есть Word

представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов,

элементов электронных таблиц, гипертекстовой технологии.

Excel – табличный процессор - является средством для решения

задач учета, планирования, обработки любой информации повседневной

деятельности, которую можно представить в табличной виде. Позволяет

составлять отчетов самых разнообразных форм, наглядно представлять

табличные данные в виде графиков, диаграмм. Он также представляет

собой интеграцию элементов текстового и графического редакторов,

гипертекстовой технологии.

Access – система управления базами данных – реализует

реляционный подход к структурированию информации с ограниченным

объемом, задаваемым емкостью оперативной памяти компьютера и

двумерным представлением данных в виде строк и столбцов.

Access работает с теми же таблицами что и Excel, но при этом

данные хранятся на внешних носителях информации и таблицы связаны

между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. Здесь также

наблюдается интеграция электронных таблиц, систем управления базами

данных, графических редакторов и гипертекстовой технологии.

Access может использоваться для создания локальных предметных

систем, ведения личных каталогов по различным тематикам.

PowerPoint – подготовка презентаций лекций, докладов,

иллюстративного материала, для визуального отображения основных

тезисов текстового доклада. Подобные программы появились недавно.

Они основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с

гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power

Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки

для видеофильмов и т.д.

Outlook Express – почтовая система и персональный диспетчер

включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для

планирования деятельности, электронную почту и другие полезные

функции. Здесь наблюдается конвергенция текстового процессора,

электронной почты, систем индивидуального планирования заданий.

Outlook можно использовать не только для планирования личной

деятельности, но и для групповой. При работе в одной локальной сети с

его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников

и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время для

проведения совместных мероприятий. При этом в каждом

индивидуальном плане тут же появится уведомление об этом.

FrontPage – средство создания и поддержки Web-узлов. Web-узел

- это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между

собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. FrontPage дает

навыки в освоение первых шагов Web-дизайна. Позволяет создать как

личный Web-узел, так и Web-узел для Интернет.

Publisher – настольная издательская система выполняет многие

функции Word (формирование содержания документа), но результатом

ее работы является документ в виде высококачественного

полиграфического издания:красочные буклеты, каталоги,

пригласительные билеты, меню для званных приемов, поздравительные

адреса и т.д.

PhotoDraw – редактор деловой графики и изображений

позволяет создавать и редактировать качественные изображения: фото,

презентации, дизайн Web-узла, печатных изделий и т.д.

В последнее время в электронный офис включаются предметные

приложения типа «Поставщики и покупатели», «Складской учет» и т.д.,

что ускоряет работу и позволяет извлекать данные, полученные в

других приложениях, например, из системы “1С:Предприятие”

посредством технологии OLE.

2.1.1. Технология OLE

Технология OLE позволяет связывать объекты (приложения,

тексты, документы, рисунки, таблицы и т.д.), созданными разными

приложениями в единый документ.

Корпорация Microsoft создала протокол OLE (Object Linking and

Embedding – привязка и встраивание объектов), позволяющий

объединять документы (фрагменты), созданные в разных приложениях.

Протокол предлагает большое число возможностей, которые

реализуются быстро и максимально дружественно, так как они доступны

и операционной системе и приложениям в любой момент времени.

Протокол OLE обеспечивает:

• Концепцию составных документов. Например, в документ

редактора Word можно выставить диаграмму Excel, схему Visio и т.д.

Возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраивание.

Если один объект привязан к другому, то изменение оригинала (откуда

взят) приводит к изменению привязанного объекта. Если объект

привязан к нескольким документам, то изменение оригинала вносятся

во все привязанные объекты. Если объект встроен в документ, то

изменения оригинала не приводит к изменению встроенного объекта.

• Редактирование «на месте». И привязанные и встроенные

объекты можно редактировать в объединенном документе (не в

оригинале).

• Перетаскивание объекта. Примером перетаскивания может

служить перемещение файла с одного диска на другой путем

перетаскивания пиктограммы (значка) файла на значок диска назначения

в «Диспетчере файлов» Windows.

Корпорация Microsoft усовершенствовала технологию OLE для

объединения объектов в сети Интернет.

Дата добавления: 2015-01-03