Сущность, значение и формы регистрации документов

ТЕМА 8. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения в регистрационной базе данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ в учреждении (организации, предприятии) должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания или внутренние. Регистрация документов может осуществляться в следующих формах: централизованно, децентрализовано, смешанная форма регистрации.

Наиболее эффективной является централизованная система регистрации документов, которая заключается в осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Эти система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная регистрация допускается в крупных учреждениях (министерствах, ведомствах), в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности учреждения. Децентрализованная регистрация предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения.

При смешанной системе регистрации одна часть документов регистрируется централизованно, а другая — в структурных подразделениях.

В небольших организациях чаще всего используется централизованная форма регистрации документов.

Обязательной регистрации подлежат:

– документы, поступающие из вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес;

– важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и т.д.);

– предложения, заявления, жалобы граждан;

– документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц;

– традиционные машинописные (рукописные) документы и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) и др.

Регистрируются все подписанные и оформленные документы, независимо от способа их доставки, передачи или создания. При необходимости допускается регистрировать проекты документов.

Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, определяется в учреждении индивидуально. Перечень утверждается руководителем учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руководи-телем структурного подразделения, на документы которого перечень распрост-раняется.

Не подлежат регистрации: сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; графики, наряды, заявки; учебные планы, программы; поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, рекламные буклеты; а также все документы, проходящие через службу документации и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетных формах. К таким документам относятся: бухгалтерские документы первичного учета, которые регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций, которые учитываются в функциональных или отраслевых структурных подразделениях и т.д.

При регистрации документов используют следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документов.

Дата добавления: 2014-12-23