Бухгалтерский учет. Учет приобретения и выдачи бланков трудовых книжек

Учет приобретения и выдачи бланков трудовых книжек

При заключении трудового договора трудовая книжка должна быть предъявлена работником работодателю.

Если же работодатель нанимает на работу молодых специалистов, которые только начинают трудовую деятельность, он обязан выдать им трудовые книжки, причем новый работник должен возместить ее стоимость.

Согласно статьям 65, 66, 84.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу первый раз, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести эту трудовую книжку, а при прекращении трудового договора - выдать ее работнику.

Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 4 Порядка обеспечения бланками).

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Такое требование установлено п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Рассмотрим порядок отражения этих операций в бухгалтерском и налоговом учете.

На сегодняшний день существуют две точки зрения по вопросу бухгалтерского учета приобретения и выдачи бланков трудовых книжек. Рассмотрим обе.

1. Выдача трудовых книжек не является реализацией.

При данном варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не конкретно для себя.

Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

В этом случае согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов), бланки трудовых книжек учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (вместе с НДС).

Пример.

Организация в сентябре приобрела 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. (в том числе НДС - 26 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков - 3400 руб. (в том числе НДС - 519 руб.).

Бланки трудовых книжек были оплачены в сентябре. В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые, поэтому отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а стоимость бланка трудовой книжки по его заявлению удержана из заработной платы. В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом.

Сентябрь:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - Кредит 51 "Расчетные счета" - 3400 руб. - оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"/3 "Расчеты за трудовые книжки" - Кредит 76 - 3400 руб. - отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек; Дебет 006 "Бланки строгой отчетности" - 3400 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

Ноябрь:

Дебет 73 - Кредит 73/3 "Расчеты за трудовые книжки" - 170 руб. - отражена задолженность принятого работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 "Бланки строгой отчетности" - 170 руб. - списан бланк трудовой книжки;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - Кредит 73 - 170 руб. - удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

В учетной политике организации нужно закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки, а в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на главу 50 ГК РФ.

В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, так как при таком способе учета не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

2. Выдача трудовых книжек является реализацией.

При этом варианте учета трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан оплатить стоимость трудовой книжки. Следовательно, бланки приобретаются для продажи, при этом не имеет значения тот факт, что бланки реализуют без выгоды.

Согласно п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н, в бухгалтерском учете организации доход от реализации бланков учитывается в составе прочих доходов.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Пример.

Организация в сентябре приобрела 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. за штуку (в том числе НДС - 26 руб.). Общая стоимость бланков - 3400 руб. (в том числе НДС - 519 руб.). Бланки трудовых книжек были оплачены в сентябре. В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые. Поэтому отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а стоимость бланка в этом же месяце по его заявлению удержана из заработной платы. Организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления. В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом.

Сентябрь:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - Кредит 51 "Расчетные счета" - 3400 руб. - оплачены бланки трудовых книжек; Дебет 41 "Товары" - Кредит 60 - 2881 руб. - учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - Кредит 60 - 519 руб. - учтен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам"/1 "НДС" - Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - 519 руб. - принят к вычету НДС по трудовым книжкам; Дебет 006 "Бланки строгой отчетности" - 3400 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

Ноябрь:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" -Кредит 90/1 "Продажи" - 170 руб. - выписана трудовая книжка новому работнику;

Дебет 90/2 "Себестоимость продаж" - Кредит 41 "Товары" - 144 руб. - списана стоимость трудовой книжки; Кредит 006 - 170 руб. - выдана трудовая книжка работнику; Дебет 90/3 "Налог на добавленную стоимость" - Кредит 68/1 "НДС" - 26 руб. - начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - 170 руб. - удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

Отметим, что бланки трудовых книжек могут быть учтены и на счете 10 "Материалы".

Дата добавления: 2014-12-23