Информационные технологии в офисной деятельности

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В РАЗЛИЧНЫХ ВИДАХ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

В последние десятилетия в России при решении вопросов автоматизации организационно-экономического управления часто используется термин "офис".

Понятие офиса имеет материальный и организационный ас­пекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудова­ние, во втором - формы и структура управления. Офис может быть самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную организационную структуру. Особенность работы офиса заклю­чается в том, что он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламенти­рующих поведение людей или распределение материальных ре­сурсов. Учитывая, что в офисе прежде всего вырабатываются ре­шения, имеющие ценность для клиента, офис - это информацион­ное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информаци­онные продукты.

Использование компьютерной и иной организационной тех­ники в офисе прошло несколько этапов: традиционный офис, про­изводственный офис, электронный офис.

Традиционный офис - это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание ин­формационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону.

Производственный офис характеризуется большими объема­ми однотипной работы, ее строгой формализацией, более жест­ким распределением функций среди сотрудников. В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производ­стве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. К основным функциям и средствам электронного офи­са относятся: прием документов, их контроль и оформление; обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документами, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между база­ми данных; автоматизация контроля за документоведением; орга­низация электронного документооборота; информационная под­держка принятия решения; работа с автоматизированными информационными системами; участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему, а также вид перерабатываемого и производимого информационного продукта. Если задачей организа­ции (нотариальные конторы, туристические фирмы, информаци­онные агентства и др.) является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важней­ший элемент деятельности - хранение информации, которое свя­зывается со спецификой деятельности и необходимо для приня­тия управленческих решений. Для снабженческо-сбытовых кон­тор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию и обеспечивать заключение договоров и выполнение контрактов. Однако при всей специфике деятельности современ­ных бизнес-организаций важнейшим и неотъемлемым элементом деятельности является обеспечение эффективности процессов прохождения документов. Анализ базовых задач, решаемых специа­листами в процессе экономической деятельности офисов, показывает, что их основные информационные потребности могут быть удовлетворены с помощью имеющихся типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных средств. К ним относятся программные средства текстовой, таб­личной и графической обработки информации, персональные компьютеры и средства оперативного размножения документа­ции, средства электронных коммуникаций для взаимодействия между различными типами ЭВМ и сетями.

Дата добавления: 2014-12-24