Обобщенная технология работы

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

Создание диаграммы

В любом табличном процессоре вы легко найдете меню, содержащее множество опций для построения диаграмм. Упомянем наиболее важные из них.

Тип графика – позволяет выбрать тип графика или диаграммы (например, стопочную или круговую).

Определить серии – помогает найти ячейки электронной таблицы, содержащие данные для построения графика. Каждая серия – это набор последовательных значений одной из переменных (например, поквартальные значения прибыли, полученной в магазине 1).

Ось х – задает параметры, необходимые для разметки оси х. В нашем примере следует указать ячейки электронной таблицы, содержащие разметку оси х: кв. 1, кв. 2, кв. 3 и кв. 4.

Атрибуты – задает дополнительные параметры создаваемого графика или диаграммы (названия осей и самого графика, легенду, используемые цвета и др.).

Обобщенная технология работы

Проектирование электронной таблицы

Объединение электронных таблиц

Макросы как средство автоматизации работы

Электронная таблица для поддержки принятия решений

Хотя работа в каждой электронной таблице имеет свои особенности, можно говорить о некоторой обобщенной (усредненной) технологии работы с ней. Схема такой технологии приведена на рис. 14.8.

На этапе 1 формируется структура таблицы. Структура включает: определение заголовка таблицы, названий строк и столбцов, а также ввод в ячейки таблицы исходных данных, формул и функций.

Рис. 14.8. Обобщенная технология работы с электронной таблицей

На этапе 2 производится работа с данными, которая состоит в исследовании сформированной таблицы. Такое исследование может быть связано с использованием определенных математических моделей (моделированием), методов одновременной работы с несколькими таблицами и методов работы с базами данных.

Математические модели помогают пользователю на основе имеющейся таблицы получить новую информацию решением таких типовых задач компьютерного моделирования: "Что будет, если?", анализ чувствительности и др. Решение задач типа: "Что будет, если?" – дает возможность пользователю узнать, как изменятся выходные параметры при изменении одной или нескольких входных величин (условий). Расширением таких задач являются задачи анализа чувствительности, позволяющие определить, как изменится решение модели при изменении одной или нескольких входных величин с заданным шагом в определенном диапазоне значений. Обратной по отношению к задаче: "Что будет, если?" – является задача: "Как сделать, чтобы?". Она возникает в случае, если ваша цель – достижение определенного значения модели и вы ищете значения входных параметров, обеспечивающих достижение этой цели. Различные виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице, можно проводить с использованием встроенных функций и процедур. Так, входящие в состав электронной таблицы статистические функции могут использоваться в статистическом анализе или для прогноза содержащихся в таблице данных. Использование финансовых функций позволяет произвести анализ эффективности планируемых капитальных вложений, рассчитать стоимость ценных бумаг или размер амортизационных отчислений. Для решения оптимизационных задач используются специальные модели математического программирования.

Часто фирма имеет центральный офис и несколько филиалов. В таких условиях появляется задача объединения различных документов и отчетов, приходящих из этих филиалов. Решение подобной задачи требует использования специальных многотабличных связей и программных методов для манипулирования с файлами и генерации отчетных форм. Одновременная работа с несколькими таблицами – это одна из возможностей работы с данными в электронных таблицах.

Иногда при работе с большими электронными таблицами требуется найти ту или иную строку (столбец) или отсортировать строки (столбцы) в нужном порядке. Для этого в электронной таблице предусмотрен ограниченный программный инструментарий СУБД, позволяющий манипулировать строками и столбцами как компонентами баз данных.

Этап 3 технологии позволяет в графическом виде представить результаты, полученные на первом и втором этапах, и наиболее ярко их интерпретировать.

Этап 4 обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом результаты могут быть распечатаны в табличном виде или в виде графических диаграмм.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Рассмотрим проектирование электронных таблиц. С этой целью проведем формирование прогноза финансовой деятельности некоторой компании за 5 лет (табл. 14.2). Доход в любом году определяется как произведение объема продаж в натуральном выражении на продажную цену. Размер прибыли при этом определяется как разность между доходом и суммой расходов данного года.

Пользователем задаются исходные данные первого года. Данные всех последующих лет вычисляются электронной таблицей на основе допущений о характере их изменений в будущем. Эти данные расположены в нижнем левом углу табл. 14.2. Расходы и продажные цены определяются с учетом заданного роста цен, а объемы продаж – с учетом роста объемов продаж. При изменении данных допущений электронная таблица должна немедленно пересчитывать значения всех прогнозируемых финансовых характеристик. Для этого электронная таблица проектируется таким образом, чтобы прогнозируемые параметры определялись по формулам, зависимым от исходных прогнозных допущений.

Проектирование электронной таблицы, расчеты по которой мы видим в табл. 14.2, основано на использовании уже рассмотренных нами команд копирования и перемещения.

Разработка любой электронной таблицы начинается с постановки цели. Электронная таблица, проектируемая для целей финансового прогнозирования, должна всякий раз пересчитывать финансовые показатели компании при изменении принятых прогнозных допущений.

Создание электронной таблицы начинается с ввода названий столбцов и строк. Столбцами в нашей таблице являются годы, составляющие прогнозный период, а строками – прогнозируемые финансовые показатели. Кроме того, в таблицу входят прогнозные допущения.

Далее вводятся данные первого года (в нашем примере 1995), которые частично задаются как числовые данные (объем продаж, продажная цена,), а частично – как формулы. Так, например, в ячейку В5 записывается формула для вычисления дохода +В3*В4, а в ячейку В7 – формула для вычисления прибыли +В5-В6. Одновременно вводятся числовые данные, выражающие прогнозные допущения.

Таблица 14.2. Финансовый прогноз деятельности компании

	А	В	С	D	Е	F
	Прогноз деятельности компании
	Объем продаж, шт.
	Цена	$2.00	$2.10	$2.21	$2.32	$2.43
	Доход	$20000	$24780	$30702	$38040	$47132
	Расходы	$15000	$15750	$16537	$17364	$18232
	Прибыль	$5000	$9030	$14165	$20676	$28900
	Прогнозные допущения
	Рост объема продаж	18.00%
	Рост цен	5.00%

Наиболее сложный момент проектирования нашей таблицы – это ввод формул в столбец второго года (1996). Эти формулы учитывают результаты первого года и, кроме того, отражают прогнозные допущения. Так, например, объем продаж в 1996 г. определяется как объем продаж 1995 г., умноженный на процент роста, указанный в прогнозных допущениях (рис. 14.9).

Использование в указанной формуле относительных и абсолютных адресов позволит скопировать ее в оставшиеся колонки. Абсолютный адрес для ячейки, содержащей процент роста объема продаж, предполагает ее обязательное использование для всех расчетов в рамках данной электронной таблицы. Относительный адрес ячейки, содержащей объем продаж предыдущего года, дает возможность его подстройки при копировании формулы, поскольку сохраняется логика расчета объема продаж для последующих лет.

Рис. 14.9. Использование абсолютных и относительных адресов

Пересчет остальных параметров из столбца В в столбец С выполняется аналогичным образом.

Таким образом, остальные столбцы (Д, Е, F) заполняются простым копированием формул, содержащихся в столбце С. Команда копирования при этом автоматически подстроит содержащиеся в них относительные адреса ячеек. В заключение вы можете защитить созданную электронную таблицу от внесения изменений (кроме ячеек, содержащих значения прогнозных допущений).

Построенная электронная таблица дает возможность создавать всевозможные финансовые прогнозы, изменяя прогнозные допущения. Вы можете, например, изменив одно или несколько прогнозных допущений, определить, что произойдет с прибылью в 1999 г.

Полученные результаты могут быть также представлены в графическом виде.

Таблица 14.3. Электронная таблица для финансового прогнозирования в режиме просмотра формул

ОБЪЕДИНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения. Среди инструментов объединения электронных таблиц отметим:

организацию межтабличных связей;

консолидацию электронных таблиц или их частей;

объединение файлов.

Дата добавления: 2014-12-25