Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций– источников комплектования) по согласованию с ним.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федерального архивного агентства, органов управления архивным делом субъектов РФ, названным Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Федерального архивного агентства и архивных органов субъектов РФ.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде РФ, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

По истечении сроков хранения в архивах организаций– источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно– справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭПК) и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций– источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Форма акта приведена в приложении 77.

Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде РФ ответственность в установленном законом порядке.

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Федеральное архивное агентство, органы управления архивным делом субъектов РФ и местного самоуправления, архивные учреждения.

Рекомендуемая литература

1. Конституция Российской Федерации, принята 12 декабря 1993 г.

2. Гражданский кодекс РФ ч.1,2,3. 2005 г.

3. Трудовой кодекс РФ. 2002 г.

4. Закон РФ от 21 февраля 1993 г. «О государственной тайне».

5. Закон РФ от 20 февраля 1995 г «Об информации, информатизации и защите информации».

6. Указ президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 11 февраля 2006 г.

7. Указ президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального значения» от 06 марта 1997 г.

8. Постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г.

9. Постановление Правительства РФ от 3 марта 1993 г «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».

10. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

11. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (с изменениями от 11 декабря 1997 г., 8 ноября 1998 г, 11 февраля 1999).

12. Постановление Правительства РФ от 28 декабря 1998 № 1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» – М. 1999.

13. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

14. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

15. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

16. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

17. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. Постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г № 162.

18. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб. – практическое руководство/ Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. – 8-е изд., стереотип. – Мн.; Тетра Системс, 2004. – 288 с.

19. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.– 5-е изд., исп. и доп. – М: ИНФРА-2003– 320 с.

20. Организация работы с документами. Учебник / Под ред. проф… Кудряева. А. Ф. – 2-е изд. Переработанное и дополненное – М.: ИНФРА-М – 2002. – 592с.

21. Пшенко А.В Документационное обеспечение управления. (Делопроизводство) Учеб. Пособие. – М. Форум: ИНФРА-М, 2003. – 256с. (Серия «Профессиональное образование»).

Приложения

Приложение 1

Дата добавления: 2014-12-25