Составление распорядительных документов

Документ. Классификация документов

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. и озна­чал «способ доказательства». С появлением документов началась регламентация работы с ними, которая сегодня называется дело­производством. Помимо работы с отдельным документом исклю­чительно важным вопросом является организация системы делопроизводства. Еще Петр I, понимая это, издал специальный указ о Подписании протоколов. В 1720 г. был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами.

Документы имеют большое значение в управленческом делопроизводстве, поскольку:

• отражают деятельность организации;

• на их основе принимаются управленческие решения;

• выступают в роли главных аргументов в спорных ситуациях;

•являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Они обеспечивают закрепление, сбор, обработку и передачу, использование и хранение информации. Формы управления тесно связаны с видами документов, например, учет — с написанием различных отчетов, планирование — с составлением планов, инструктирование — с разработкой методик, инструкций, руководство — с изданием приказов, распоряжений. Деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт о современном толковании терминов определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Документирование представляет собой процесс создания, оформления, хранения документов и обеспече­ние санкционированного доступа к ним и их фрагментам. Доста­точно часто документирование является обязательным процессом, устанавливаемым законами или иными нормативными правовыми актами. Федеральный закон от 20 апреля 1995 г. № 24-ФЗ «Об ин­формации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как «зафиксированная на материальном носи­теле информация с реквизитами, позволяющими ее идентифици­ровать».

К основным функциям документов можно отнести:

• информационную (документирование, хранение, предостав­ление информации);

• управленческую (с помощью документов решаются управ­ленческие вопросы);

• коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

• правовую (документ может являться письменным доказа­тельством в суде и быть источником права, например, закон);

• организационную (документ устанавливает или упорядочи­вает действия участников правовых отношений, например, долж­ностная инструкция);

• научно-историческую (с помощью архивных документов со­храняется историческое, научное и культурное наследие).

Классификация документов — распределение их по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные мето­ды работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать в делопроизводстве. Условно доку­менты можно разделить на следующие группы: по вопросам руководства, по функциям управления, по наименованиям, по месту составления, по сложности содержания, по содержанию операции, по форме, по стадиям создания, по срокам исполнения, по проис­хождению, по средствам фиксации и по направлениям документо­оборота.

Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождает­ся составлением разного рода служебных документов. При всем разнообразии, вне зависимости от специфики организаций, можно выделить основные группы организационно-распорядительной документации, используемой для оформления распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления:

• организационные документы (устав, учредитель­ный договор, структура и штатная численность аппарата управле­ния, штатное расписание, правила внутреннего трудового распо­рядка или положение о персонале, положение о структурном под­разделении предприятия, должностные инструкции работников);

• распорядительные документы (приказ по основ­ной деятельности, распоряжения, указания, решения);

• информационно-справочные документы (прото­кол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма, факсимильное сообщение);

• документы по личному составу организации (приказы по лич­ному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т-2, трудовые книжки, лицевые счета по заработной плате);

• обращения граждан (предложения, заявления, жалобы);

• финансово-бухгалтерские документы (Главная книга, кассовая книга, бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денеж­ных средств, приложение к бухгалтерскому балансу ф. № 5, планы, Отчеты, сметы, бюджеты, счета, ведомости);

• коммерческие контракты (договоры), регулирующие основные вопросы предпринимательской деятельности.

Из всех перечисленных документов достаточно условно можно отнести к организационно-распорядительной документации груп­пу финансово-бухгалтерских документов, имеющую специфические особенности составления и обработки, регулируемые специальными инструкциями.

По вопросам руководства документы следует разделить на две группы - по общим и по административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства организацией и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Документы по функциям управления составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения, сбыта, функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, договоры и т.д. Их оформление унифицировано, но по содержанию они разные.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других учреждений и отдельных граждан. По сложности содержания выделяют простые документы, отражающие один вопрос, тему, и сложные, содержание которых посвящено рассмотрению нескольких вопросов, тем.

По содержанию операций документы делятся на первичные и сводные. Первичные — это документы, в которые вводятся исходные данные, сводные — в которые вводятся данные из первичных документов.

По форме документы следует разбить на три группы: индивидуальные, типовые и трафаретные. Индивидуальные документы составлены по произвольному признаку, типовые составляются по тексту-образцу, трафаретные — часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть вписывается при заполнении (переменная информация). Все типовые и трафаретные документы изготовляют типографским способом или на множительной технике.

По стадиям создания выделяют оригиналы и копии. Оригинал — документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке. Основные виды копии: выписка, отпуск, дубликат. Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за производство. Дубликат — это особый вид копии, имеющий одинаковую силу с подлинником; выдается в случае утери владельцем подлинного документа (аттестата, удостоверения, свидетельства о браке).

По срокам исполнения выделяют срочные документы, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

По происхождению документы могут быть служебные, личные или служебно-личные. Служебные исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личные созданы отдельными гражданами — автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, пред­ложения. Служебно-личные документы созданы отдельными учре­ждениями и организациями, выданы ими на руки гражданам: паспорт, удостоверение, документ об образовании.

По средствам фиксации выделяют письменные, графические, фото-, звуко,- кинодокументы. Документ созда­ется посредством письма (рукописно и машинописно), рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи. Он может быть изготовлен на бумаге, фотопленке, магнитной ленте, копировальной технике и т.д. Газеты, журналы, брошюры, бланки с трафаретным текстом относятся к документам. Магнитный носитель подразумевает изго­товление документа с использованием современных средств вы­числительной техники.

Технология работы с документами предусматривает обеспечение оптимальных условий для всех видов работ, возникающих в процессе документооборота (движение документов с момента их получения или создания до завершения исполне­ния, отправки или сдачи в дело). С этой целью принято различать три основных потока документов:

• входящие — поступающие из других организаций;

• исходящие — отправляемые в другие организации;

• внутренние — создаваемые данным хозяйствую­щим субъектом и используемые работниками организации в управленческом процессе.

Существуют единые требования и правила оформления доку­ментов управления независимо от:

• организационно-правовой формы организации;

• вида деятельности хозяйствующего субъекта;

• типа ведения делопроизводства (традиционным способом или на основе современных информационных технологий).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает их:

• юридическую силу;

• качественное и своевременное составление и исполнение;

• организацию оперативного поиска.

Унификация документов заключается в установлении единообразия их состава и управленческих форм, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация проводится в целях:

• сокращения количества применяемых документов, типиза­ции их форм;

• повышения качества выполнения документов;

• снижения трудоемкости их обработки;

•достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления;

• более эффективного использования вычислительной техники.

В Российской Федерации разработаны следующие унифицированные системы документации:

• организационно-распорядительной;

• банковской;

• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документа­ции бюджетных организаций;

• отчетно-статистической;

• учетной и отчетной документации организаций;

.*по труду;

• Пенсионного фонда РФ.

Основная цель распорядительных документов — регулирование управленческой деятельности. Они относятся к нормативным правовым актам и поэтому обязательны для исполнения. Ситуацией для создания распорядительного документа может быть необходимость:

• исполнения принятых законодательных, нормативных право­вых актов и иных решений вышестоящих органов;

• осуществления собственной исполнительно-распорядитель­ной деятельности, вытекающей из функций и задач организа­ции.

С точки зрения порядка рассмотрения вопросов (принятия ре­шений), все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности, и документы, издаваемые на принципах единоначалия.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоря­жений — включает следующие стадии:

1) обоснование необходимости издания распорядительного до­кумента;

2) сбор и анализ информации;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта документа в соответствии с замечания­ми;

6) подписание проекта документа;

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Обоснование необходимости издания распорядительного доку­мента может излагаться в инициирующей решение служебной за­писке, справке аналитического или информационного содержа­ния, акте и т.п. Сбор и анализ информации для выработки управленческого ре­шения осуществляется из соответствующих источников — зако­нодательных актов и нормативной документации; текущей доку­ментации организации; документов, поступающих из вышестоя­щих и подведомственных организаций; архивных документов и др.

Оформление выработанного решения в виде проекта распоря­дительного документа осуществляется не на бланке, а на листе бу­маги, при этом на верхнем поле справа проставляется слово «Про­ект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был его окончательный вариант. Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласо­вания) и внешнее согласование (если необходимо провести эк­спертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распоряди­тельного документа проводится на отдельном листе согласова­ния.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые вносятся непосред­ственно в проект документа или оформляются на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визи­ровании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Доработка проекта в соответствии с замечаниями предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласова­ния, окончательное оформление согласованного проекта докумен­та на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Подписание проекта — решающая стадия, при которой он стано­вится полноценным документом, обладающим юридической си­лой. Доведение распорядительного документа до исполнителей — это его тиражирование, рассылка или передача исполнителям.

Дата добавления: 2014-12-26