Подтверждаем представительские расходы

Решение

Ситуация

Учета представительских расходов

ПРИМЕР

В мае организация "Гамма" принимала деловых партнеров - представителей организаций-заказчиков, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества.

Участники переговоров посетили ресторан, визит в который организован и оплачен организацией "Гамма". Для этих целей подотчетному лицу из кассы организации было выдано 20 000 руб.

Фактически сумма представительских расходов составила 18 800 руб., что подтверждается счетом ресторана и кассовым чеком (сумма НДС не выделена).

После утверждения авансового отчета (25 мая) остаток денежных средств в размере 1200 руб. возвращен подотчетным лицом в кассу.

Других представительских расходов за период январь - март у организации не было.

Отчетными периодами по налогу на прибыль для организации являются месяц, два месяца и так далее до конца календарного года (абз. 2 п. 2 ст. 285 НК РФ).

Сумма расходов на оплату труда, которую организация "Гамма" признает ежемесячно в налоговом учете, составляет 75 000 руб.

Необходимо выяснить, в каком порядке представительские расходы, понесенные организацией "Гамма", должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

На основании п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы являются нормируемыми.

Следовательно, для того чтобы правильно учесть соответствующие затраты при исчислении налога на прибыль, надо рассчитать предельный размер представительских расходов.

Отчетный период	Сумма расходов на оплату труда, руб.	Предельный размер представительских расходов, руб.	Сумма представительских расходов, признанная в отчетном периоде, руб.
Январь - май	375 000 (75 000 x 5)	15 000 (375 000 x 4%)	15 000
Январь - июнь	450 000 (375 000 + 75 000)	18 000 (450 000 x 4%)	3 000 (18 000 - 15 000)
Январь - июль	525 000 (450 000 + 75 000)	21 000 (525 000 x 4%)	800 (18 800 - 18 000)
Итого на конец отчетного периода			18 800

В бухгалтерском учете соответствующие операции организация "Гамма" может отразить следующим образом.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы из кассы под отчет денежные средства на представительские расходы			20 000	Расходный кассовый ордер
25 мая
Отражены представительские расходы			18 800	Авансовый отчет
Отражен возврат остатка денежных средств, выданных под отчет (20 000 - 18 800)			1 200	Приходный кассовый ордер
31 мая
Признан отложенный налоговый актив (3800 x 20%)				Бухгалтерская справка-расчет
30 июня
Отражено уменьшение отложенного налогового актива (3000 x 20%)				Бухгалтерская справка-расчет
31 июля
Отражено погашение отложенного налогового актива (800 x 20%)				Бухгалтерская справка-расчет

Все документы, с помощью которых организация может подтвердить представительские расходы, мы условно разделили на две группы:

- предварительные документы;

- итоговые документы.

Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. К таким документам относятся внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя.

Целесообразно, чтобы такими приказами были урегулированы, в частности, следующие вопросы:

- план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;

- смета представительских расходов;

- список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;

- порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.

Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт об осуществлении представительских расходов с приложением документов, их подтверждающих).

Отчет о представительских расходах должен включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели.

Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных представительских расходов и быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

При этом собственно представительские расходы могут быть подтверждены, в частности, следующими документами:

- счетами организаций общественного питания;

- чеками ККМ;

- договорами, предметом которых является оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;

- товарными чеками, накладными и т.д.

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

Как показывает анализ судебной практики, при рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой.

И если обнаруживается, что первичные документы неправильно оформлены, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, то суды занимают сторону налоговых органов (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).

В то же время если представительские расходы организация может подтвердить первичными документами, оформленными надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Поволжского округа признал необоснованными действия налоговых органов, которые исключили из расходов организации, учитываемых в целях налогообложения, сумму представительских расходов. Принимая такое решение, суд подчеркнул, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).

Аналогичные по существу выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.

Таким образом, во избежание возможных споров с налоговой инспекцией, связанных с обоснованностью признания представительских расходов, организации желательно иметь как предварительные, так и итоговые документы. Но при этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных документов.

В связи с этим напомним, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Отметим, что, если переговоры не дали положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров), налоговые органы могут посчитать представительские расходы необоснованными. Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика (см., например, Постановления ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18, ФАС Уральского округа от 23.12.2008 N Ф09-8529/08-С2, ФАС Северо-Западного округа от 21.11.2005 N А44-1354/2005-15).

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

ГЛАВА 22. ОБОСОБЛЕННЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Дата добавления: 2014-12-27