Условия труда. Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетиче­ских факторов

Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетиче­ских факторов, обусловливающих психофизиологическое воз­действие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередо­вание периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обста­новку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец ра­бочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических за­кономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного про­изводственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается оди­наковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работо­способности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утом­ление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной дея­тельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испы­тывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уро­вень шума, в копировальных службах — пыль, химические ве­щества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнит­ное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необ­ходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой ре­жим, который включает освещенность помещения и освещен­ность рабочего места. Создание оптимальных акустических ус­ловий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает тех­нические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помеще­ний с целью отделить рабочие комнаты от приемных помеще­ний, исключить разговоры в служебных помещениях, ограни­чить селекторную связь). На производительность труда воздей­ствует оформление интерьера. Благоприятным фактором являет­ся озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Тем­пературный режим, влажность воздуха, его состав — также важ­нейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека ока­зывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и орг­технику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: вы­полнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В обору­дование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основ­ными и вспомогательными материалами, канцелярскими при­надлежностями, а также организация ремонта и наладки обору­дования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое за­нимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Ра­бочие комнаты и кабинеты основного назначения должны распо­лагаться на одинаковом расстоянии от других структурных под­разделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организа­ции. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бю­ро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна по­зволять рационально разместить мебель и оборудование и сокра­тить затраты времени на перемещение сотрудников, создать усло­вия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Контрольные вопросы

1. Укажите возможные формы организации работы с документа­ми. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

2. Укажите типовые организационные структуры службы дело­производства.

3. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

4. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

5. Каков должностной и численный состав службы делопроиз­водства, как он рассчитывается?

6. Какими нормативными документами регламентируется дея­тельность службы делопроизводства?

7. Какие требования предъявляются к Положению о службе де­лопроизводства? Какова структура текста Положения?

8. Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы делопроизводства? Какова структура текста должно­стной инструкции?

9. Каковы требования к инструкции по делопроизводству и струк­тура ее текста?

10. Для чего разрабатывается табель форм документов, какова методика его составления?

Дата добавления: 2014-12-27