Внутренняя опись

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последователь­ности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоян­ного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.

Внутренняя опись документов дела — это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием по­рядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.6.

документов дела № ____

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для лич­ных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, органи­зации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. По оконча­нии формирования дела составляется итоговая запись внутрен­ней описи с указанием количества включенных в нее докумен­тов и количества листов самой описи:

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу­чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Контрольные вопросы

1.Что такое номенклатура дел?

2. Для чего используется номенклатура дел?

3. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

4. Назовите виды номенклатур дел.

5. Каков порядок составления номенклатур?

6. Какие требование предъявляются к заголовкам дел?

7. Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре?

8. Как определяются сроки хранения дел?

9. Как оформляется номенклатура дел?

10. Что понимается под формированием дел?

11. Как располагаются документы внутри дела?

12. Каков порядок хранения дел?

13. Каков порядок выдачи документов и дел во временное поль­зование?

Дата добавления: 2014-12-27