Правильно «заточенные» формулировки

Алгоритм

Шаг 1. Приготовьте такую таблицу на любом носителе (бумажном, электронном), которым Вам удобно пользоваться.

№	Что сделать?	+ / --

Шаг 2. В центральной графе этой таблице запишите все, что надо сделать в течение дня. Формулировка каждой задачи дня должна быть четким ответом на вопрос «что сделать?» (глагол в повелительном наклонении, совершенного вида) и отражать тот результат, который вам нужно получить.

Шаг 3. Выделите красным цветом три самых важных дела дня, желтым цветом – текущие дела, которые обязательны к выполнению, синим – те дела, которые можно безболезненно перенести на другой день.

Шаг 4. Держите этот план перед глазами весь день, он все время должен быть у вас под рукой. Когда задача выполнена – ставьте плюс в правую колонку. Если задача не выполнена – ставьте минус. Можно торжественно вычеркивать сделанные дела.

Все очень просто, не правда ли? Тем не менее, надо разъяснить, как именно выполнять каждый пункт. Упражнения для накачивания пресса тоже очень просты, но если их делать неправильно, толку от таких занятий будет совсем не много.

Главное, это правильно сформулировать те задачи, которые вам необходимо «закрыть» в течение дня. Рассмотрим, как это сделать на самых простых примерах.

Предположим, что вам нужно отнести пальто в химчистку. Мы можем написать в плане просто «ХИМЧИСТКА». Но на вопрос «Что сделать?» нужно отвечать глаголом, словом, обозначающим действие. Если мы напишем «ПОЙТИ В ХИМЧИСТКУ», то такая формулировка отвечает на вопрос «Что делать?», а не «Что сделать». И, правда – можно в химчистку пойти, но не дойти, можно туда прийти, но она будет закрыта, или окажется, что по каким-то причинам они больше не принимают верхнюю одежду. Чтобы быть абсолютно точными, нам надо написать «СДАТЬ ПАЛЬТО В ХИМЧИСТКУ» - и на вопрос «Что сделать?» ответили, и определили результат, который нам необходимо получить.

Что нам дает такая тщательно-выверенная формулировка? Может быть, не стоит тратить время на то, чтобы ломать голову над такими простыми вещами, тем более так подробно их расписывать?

Как только мы приняли формулировку «Сдать пальто в химчистку», мы получаем как минимум три способа добиться нужного результата. Классический способ – просто сходить в химчистку и сдать пальто приемщице. Продвинутый способ – попросить кого-нибудь из домашних сделать это. И, наконец, самый эффективный способ – вызвать домой курьера из химчистки, который приедет за вашими вещами, а на следующий день привезет их в идеальном состоянии. Вам не придется тратить время на дорогу до хичистки, стоять в очереди, общаться с приемщицей. Почему-то курьеры, выполняющие такую работу, во всяком случае, в Москве, значительно вежливее приемщиц в службах быта.

Когда мы записываем наши рабочие дела в такой план, нам точно также нужно четко представлять, чего мы хотим добиться. Например, не стоит писать «Поговорить с генеральным директором». Важна цель этого разговора, а не сам его факт. Правильно будет записать формулировки такого типа:

• ПОПРОСИТЬ У ГЕН. ДИРЕКТОРА ПОВЫШЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ
• НАПОМНИТЬ ГЕН. ДИРЕКТОРУ ОБ ОТПУСКЕ В ИЮНЕ
• ПРЕДСТАВИТЬ ГЕН. ДИРЕКТОРУ НОВЫЙ ПРОЕКТ
• ДОБИТЬСЯ У ГЕН. ДИРЕКТОРА РАЗРЕШЕНИЯ НА ЗАМЕНУ КОМПЬЮТЕРОВ
• ПРОИНФОРМИРОВАТЬ ГЕН. ДИРЕКТОРА О СВОЕМ УВОЛЬНЕНИИ

Приятным побочным эффектом технологии результато-ориентированного планирования, если формулировки записаны правильно, является то, что некоторые задачи закрываются сами собой, без всякого на то вашего участия. Например, у вас стоит такой пункт плана – «Узнать, все ли готово к семинару в Санкт-Петербурге». Вы предполагаете, что вам нужно будет найти контакты организаторов семинара, позвонить им в Петербург, задать ряд им вопросов, настойчиво потребовать исправить какие-то недочеты в подготовке семинара. Но не успели вы еще прийти в офис, как ваши партнеры из Петербурга позвонили сами и доложили, что все уже готово. Если вы сформулировали «Напомнить о себе Ивану Петровичу», вполне может случится, что вы с ним встретитесь случайно в кафе, он будет в приятном расположении духа, и вам не придется долго упрашивать его секретаршу допустить вас в его кабинет или соединить по телефону.

Продумывание четких формулировок требует некоторого времени (обычно достаточно 15-20 минут) и определенной интеллектуальной работы. К сожалению, ошибок на этой стадии может быть бесчисленное множество и у самых целеустремленных и высокомотивированных людей встрачаются записи типа «подготовить документ для вице-президента» в то время когда необходимая задача на самом деле «склонить вице-президента (ВП) к выбору поставщика А и утвердить это решение согласно принятым корпоративным процедурам». Грамотной формулировкой в данном случае будет – «утвердить у ВП выбор компании А», а не «написать докладную записку», «представить докладную записку», «обсудить с ВП докладную записку». Четкая фокусировка на желаемом результате – основа всей техники.

Дата добавления: 2015-04-29