Категории горизонтов планирования

Оптимизация обзора с помощью категорий

Наша система будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

1. Категории задач.

2. Формы представления «to-do list» в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

Существуют категории двух видов:

1. Стандартные - по умолчанию заданные в программе.

2. Пользовательские - те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Выглядит это примерно так:

Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи элементарные, требующие одного действия (например, написать письмо или позвонить), и задачи-проекты (например, подготовить стандарт магазина), и полномасштабные проекты, растянутые на достаточно большой срок (например, создание сайта компании).

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на три категории в соответствии с горизонтами планирования:

Оперативные задачи – то, что нужно сделать сегодня, или задачи, требующие незначительных усилий по выполнению – написать письмо, позвонить, встреча и т.п.

Тактический горизонт – более сложные задачи, содержащие в себе несколько других.

Стратегический уровень – большие проекты и направления деятельности.

Давайте создадим такие категории – и на этом примере рассмотрим методику создания новых категорий. Чтобы задать категорию для задачи, нужно при ее создании нажать на кнопку «Категории…».

Вот окно создания задачи:

Очень важно при задании параметров задачи снять флажок опции «Оповещение». Оставить его можно только для тех задач, для которых это действительно необходимо – и делать это нужно продуманно и сдержанно, поскольку в противном случае не будет отбоя от напоминаний.

Оптимизировать расходы внимания на оповещения помогает простой прием: в качестве времени оповещения выбирать не дату события, а, например, утро ближайшей предшествующей субботы или другого дня, в который вы переносите «дозревшие» стратегические задачи в тактический раздел (напомним, что такой перенос является необходимым элементом МСВ-планирования). Благодаря такому подходу большинство напоминалок выпадают именно в тот день, когда вы «разгребаете» органайзер и планируете предстоящую неделю, и соответственно, можете присвоить всем «напомнившим о себе» задачам более точное время исполнения на предстоящей неделе.

Кнопка задания категории в увеличенном виде:

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Список содержит стандартные и уже созданные категории, которые можно выбрать, тем самым обозначив принадлежность к ним создаваемой задачи. Задача может принадлежать сразу к нескольким категориям – эту полезную возможность мы также используем в своих целях. Об этом будет сказано ниже.

Если в приведенном выше окне нажать на кнопку «Главный список категорий», то получим меню следующего вида:

Именно в нем можно удалить ненужные стандартные категории и создать пользовательские категории, отражающие ваши потребности. Например:

• Оперативка
• Тактика
• Стратегия

Для удобства обзора списка категорий, который всегда выводится в алфавитном порядке, полезно использовать цифры в названиях категорий. Например:

1_Оперативка, 1_Тактика, 1_Стратегия

2_Люди_Иванов, 2_Люди_Петров….,

3_Проекты_Промстроймаш,… и т.д.

Остается лишь добавить, что если вам нужно «окатегорить» большую группу накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам. После этого наш список задач примет вид:

Дата добавления: 2015-04-29