Диктофон + секретарь

Если у вас есть секретарь, диктофон становится еще более полезным инструментом, поскольку обработку записей можно поручить секретарю. Например, для одного из московских топ-менеджеров была разработана система, включавшая:

· Диктофон для топ-менеджера, на который поручения «на контроль» надиктовывались в ходе совещаний, вечером (когда секретарь уже уходила из офиса), в автомобиле.

· Excel-форма контроля задач для секретаря, в которую секретарь заносила все поручения из диктофона, из пересланных топ-менеджером электронных писем, и т.д.

· «Стратегические картонки» для топ-менеджера и заместителей – картонные листы-закладки в ежедневник, на которых были выписаны ключевые цели руководителя на ближайший год. Каждое совещание начиналось с прохождения по «стратегическим картонкам», при этом все заместители видели, что топ-менеджер надиктовывает пометки «на контроль». Благодаря этому менеджеры уделяли больше времени долгосрочным задачам, отвлекаясь от «текучки».

Для секретаря был разработан предельно простой файл в Excel, включавший листы контроля «Ежедневно», «Еженедельно» и «Раз в месяц», а также лист простых инструкций такого вида:

	Раздел «Ежедневно»
Утром	Просмотреть в форме контроля список ближайших значимых событий, уточнить их даты, внести новые события, убрать прошедшие
	Просмотреть список ЗАДАЧ, выделить жирным требующие обработки сегодня: кого-то из исполнителей дернуть по мэйлу, кого-то по телефону
	Просмотреть список ПРОЦЕССОВ, отметить требующие соединения исполнителя с Руководителем сегодня. Запланировать соединения
В течение дня	Дергать исполнителей по задачам и соединять с Руководителем по процессам
В конце дня	Устный отчет Руководителю по состоянию "подерганных" задач. Если для задачи (процесса) снижен приоритет, отметить на перенос в 7-раздел
	Затребовать у Руководителя бумаги "на контроль", внести в таблицу
	Изъять у Руководителя диктофон, прослушать задачи, внести в таблицу. Диктофон отдать.
	Включить в таблицу задачи из e-mail'ов, присланных Руководителем с пометкой "на контроль"

Разделение на задачи и процессы было сделано сознательно. Исполнение задачи, например «Подготовить презентацию к выставке», может быть проконтролировано секретарем. Протяженные процессы (например, клиентские проекты), имеют контрольные точки (напр. «Должен прийти договор на визу»), в которых требуется личный доклад исполнителя топ-менеджеру. Ежедневная форма контроля (лист «Ежедневно» в Excel), например, выглядела так:

	Ежедневно
	БЛИЖАЙШИЕ ЗНАЧИМЫЕ СОБЫТИЯ
СЕГОДНЯ:	Утверждение бюджета	15.12.2003
02.02.2004	Закрытие проекта А1	Около 20.12.2003
	ШТУЧНЫЕ ЗАДАЧИ
Исполнитель	Содержание задачи	Состояние задачи	Дана	Срок выполнения	Выполнено - факт
Иванов	Представить отчет по проекту А1	Выполнена	01.12.2003	Не позже 10.12.03	11.12.2003
Петров	Подготовить ppt-презентацию к семинару	Петров заболел!	03.12.2003	около 15-17 декабря (презентация 20-го)
Сидоров	Прислать болванку положения о награждениях и наказаниях	Позвонит 07.12, доложит состояние вопроса	29.11.2003
	ПРОТЯЖЕННЫЕ ПРОЦЕССЫ
Исполнитель	Проект	Ближайший шаг	Частота соединения	Дата последнего соединения
Иванов	Клиент "Госснабэнергосбыт"	Должен прийти договор на визу	Раз в 2-3 дня	28.11.2003

Внедрение системы заняло полчаса: подробно пройтись с топ-менеджером и секретарем по всем пунктам и внести коррективы (например, диктофон оказалось удобнее отдавать секретарю утром, а не вечером). По оценкам руководителя, делегирование «рутины контроля» секретарю с помощью этой системы сэкономило минимум час времени в день.

Технические аспекты: что выбрать?

Диктофон, по изложенным выше причинам, необходим цифровой. Но покупать ли отдельный диктофон, или пользоваться диктофоном в карманном компьютере или смартфоне? (диктофоны в простых мобильных телефонах, как правило, несерьезны и неудобны)

	Плюсы	Минусы
Отдельный диктофон	Выше качество записи (особенно в конференц-режиме, прекрасно слышны вопросы спокойным голосом с заднего ряда), качество воспроизведения mp3. Выше скорость работы (достал – нажал – записал).	Дополнительная «железка» в карманах или портфеле. Дополнительная забота о батарейках или подзарядке аккумуляторов.
Диктофон в КПК или смартфоне	В КПК как правило можно присоединять запись к «Заметке», автоматически синхронизируемой с соответствующим разделом Outlook.	Хуже эргономика – не одна большая кнопка «Record» на корпусе, а необходимость влезать в глубины интерфейса. Может быть труднее работа с записями – больше телодвижений при переносе на компьютер. Могут быть неудобства типа прерывания записи при входящем телефонном звонке.

Я сам, несмотря на наличие достаточно «продвинутого» смартфона, не отказался от отдельного диктофона. В первую очередь из-за высокого качества записи мероприятий – на семинаре вопрос участника с заднего ряда, заданный обычным негромким голосом, диктофон прекрасно фиксирует. Немаловажна также эргономичность и простота работы – новая запись создается нажатием одной кнопки. А диктофон хорош в первую очередь именно для фиксации мыслей и задач, приходящих в голову в самых неподходящих условиях и требующих моментальной записи (иначе забудется).

Диктофон в смартфоне имеет одно любопытное преимущество – удобнее пользоваться в публичных местах. Говорит себе человек по телефону, и говорит. Впрочем, лет 10-15 назад человек с плейером и наушниками на голове обращал на себя внимание, а сейчас – нет. К «марсианам» с мигающими синим огоньком Bluetooth-гарнитурами на ухе народ тоже постепенно привыкает. Думаю, через несколько лет вид человека, в транспорте или на ходу надиктовывающего что-то своему верному электронному помощнику, тоже не будет вызывать удивления.

И в заключение – небольшой кейс. Намечаем с руководителем одной из российских бизнес-школ план консультационного проекта по налаживанию личного тайм-менеджмента. В числе прочего был назван диктофон и описаны его возможности. Дальше разговор зашел о ноутбуках и мобильных компьютерах. Руководитель вызывает IT-директора – «я собираюсь перейти на ноутбук, подготовьте пожалуйста список имеющихся у нас ноутбуков и план закупок, включите для меня какой-нибудь полегче с большим экраном». Я беру со стола диктофон, нажимаю Record и говорю – «Юля, проконтролируйте пожалуйста, чтобы Сергей к концу недели составил список всех ноутбуков». И нажимаю Play.

Директор – в восторге, хотя полчаса назад диктофон подробно обсуждался. Но «один раз услышать» оказалось убедительнее. Мораль: прочитать статью мало. Главное – применяйте на практике. Возьмите прямо сейчас, и попробуйте!

Дата добавления: 2015-04-29