Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Стратегическое планирование




Планирование на уровне года упорядочивает не только задачи (которые здесь представлены в основном в виде замыслов проектов), но и целые группы задач, объединенные принадлежностью к одному контексту либо небольшому проекту.

Выращивание проектов из контекстов. Одной из идей планирования на основе метода структурирования внимания является привязка дел не к точному времени, а некоторым обстоятельствам, «контекстам». В личной работе автора достаточно много такого рода контекстов, связанных с людьми. Примеры контекстов, связанных с местами и состояниями — «Интернет» (там собираются в основном названия книг, которые нужно заказать в интернет-магазинах), «В командировке» (общие мысли по повышению эффективности, либо с привязкой к конкретной поездке), и т.п. Каждый из таких контекстов физически представляет собой ячейку с закрашенным серым цветом заголовком и несколько записей под ним (обычно не больше 7-10). Эти контексты находятся на специальном листе, в таком количестве, чтобы их было видно все одновременно без перелистывания (это около 9-12 штук). Как и на других листах, между широкими столбцами с записями расположены узкие столбцы, заполненные пробелами, которые «обрезают» слишком длинные записи в контекстах и превращают сами контексты в аккуратные прямоугольники одинаковой ширины.

Особый род контекстов — проектный. Когда замысел начинает «обрастать» дополнительными мыслями, но еще не заслуживает отдельного листа или файла, он превращается в контекст типа «Выбор мобильника под карманный компьютер», «Семинар в компании ХХХ» (примеры содержимого: «Директор просил акцентировать внимание на…», «Специфика бизнеса — …, поэтому тему N дать глубже», и т.п.), «ТМ-клуб: мелкие мысли», и т.п. С аккуратным прямоугольником, который представляет собой такой контекст, можно работать как с одной «задачей» — например, переместить его ближе к центру внимания, в нижнюю часть дневного раздела — для исполнения, либо в раздел годового планирования — для привязки к более или менее точному времени исполнения (с точностью до месяцев).

Разрастаясь, такого рода контекст может получить отдельный лист, если этот контекст «функциональный», а не «проектный», т.е. не имеет четкого завершения во времени. Например, проект Improvement.ru, когда-то бывший контекстом, по мере усложнения работ по нему получил свой лист в органайзере, на котором из начального хаоса сваленных задач, замыслов и планов постепенно кристаллизуется девятичастная МСВ-структура. В левом столбце появляются ссылки на базы данных типа «Стандарты оформления материалов», «Должностные обязанности администратора», и т.п.; в правом — подразделы для контроля и замыслов, и т.д.

Если же контекст имеет проектный характер и количество задач по нему не умещается в 10-15 записей, а также если начинает нарастать «проектная документация», для этого проекта заводится отдельная папка, в которую складывается документация, а в папке — Excel-файл с интерфейсом управления проектом (именно на этот файл указывает ссылка из подраздела «Проекты» в разделе оперативного планирования). В этом файле также может выращиваться некий порядок, зависящий от характера проекта. Например, для проекта первой большой встречи ТМ-клуба с участием Даниила Гранина (последующие встречи благодаря отработанности процедуры обходились более простыми способами управления) был заведен такой файл с достаточно сложной внутренней структурой. В нем на листе «Главная» находилась ключевая информация по проекту и ссылки на «проектную документацию» (форма приглашения участников, список приглашаемых, файл с мыслями по содержательной части встречи, и т.п.), причем участок «ближайших приоритетных задач по проекту» автоматически синхронизировался с участком в контекстном разделе основного органайзера. На других листах (напр. «Регламент и дела по ходу встречи», «Пресса», «Планирование финансов и ресурсов», и т.п.) находилась соответствующая информация по проекту. При этом Excel, в отличие от MS Project’a, позволяет достаточно гибко строить интерфейс управления проектом, в том числе трудно формализуемым и быстро изменяющимся. Более подробное описание такого рода альтернативных подходов к управлению проектами является предметом будущих публикаций.

    ЯНВАРЬ   ФЕВРАЛЬ   ДАЛЬШЕ
КРУПНОЕ            
            После диссера
МЕЛКОЕ            
             
КОНТЕКСТЫ       После ТМ-книги    
             

Привязка проектов и контекстов к времени. Для тех задач и контекстов (в основном «проектных»), которые нужно привязывать к какому-то определенному времени и соотносить во времени друг с другом, существует специальный лист годового календарного планирования. Раньше в нем располагался график Гантта с днями по горизонтальной оси и тематиками по вертикальной; при этом привязка задач к времени осуществлялась не с помощью полосок напротив задач под соответствующим временем, а с помощью помещения под этим временем самой записи о задаче.

После нескольких месяцев использования эта система была признана избыточно точной для хранения большинства «мягко» привязанных к времени задач, и недостаточно удобной для организации «жестко» привязанных. «Жестко» привязанные после этого перекочевали в Agenda и Outlook, а для «мягко» привязанных график Гантта упростился и приобрел точность до месяца. По горизонтали располагаются ближайшие месяцы и колонка «Дальше»; по вертикали — три строки под заголовком «Крупное» для обозначения важнейших и наиболее трудоемких проектов периода, «Мелкое» для отдельных задач с достаточно определенными дедлайнами («К 28.02 статью для журнала XXX»). Строка «Контексты», а также практически весь столбец «Дальше» заполнены не отдельными задачами, а целыми контекстами (т.е. заголовок + несколько записей под ним). Как правило это контексты более или менее «времяпривязанного» характера, типа «После ТМ-книги».

Управление замыслами. Еще один раздел, отвечающий за стратегическое планирование — раздел замыслов. Раньше здесь замыслов было очень много, и упорядочены они были тематически. Впоследствии было признано за лучшее распределить большинство замыслов по соответствующим тематическим разделам. Например, замыслы по проекту Improvement.ru поместить на его лист, в один из семи вспомогательных подразделов. Таким образом эти замыслы имеют шанс попасть на глаза при работе с текущими задачами по проекту, т.е. именно тогда, когда один из замыслов может быть замечен как «дозревший» до исполнения. Кроме того, пересекаясь с текущими задачами, замыслы стимулируют порождение новых замыслов.

После распределения большинства замыслов по тематическим разделам раздел годовых замыслов стал содержать только наиболее важные из них, т.е. те замыслы, которые сами порождают целые тематические направления или большие проекты. В этот разделе на момент написания заметки кристаллизуется, но еще не оформилась, обычная девятичастная структура. В частности выделен подраздел «К сведению», который, в отличие от аналогичных подразделов в тактическом и оперативном разделах, содержит не краткие мысли, а ссылки на достаточно большие тексты — как правило, цитаты из писем со стратегически важной для личного развития обратной связью. Выделен также раздел «Контакты для проработки» — некоторые интересные знакомства являются своего рода «замыслами проектов», нуждающимися в осмыслении и уточнении. Остальные замыслы более или менее упорядочены по приоритетности и «близости» к текущему моменту, т.е. потенциальной реализуемости на данном этапе развития.

Возможно, у читателя возник вопрос: а где же во всей этой системе цели? Честно говоря, этот инструмент самоуправления автором практически никогда не использовался, во всяком случае в его классических формах. SMART-цели автору не подходят ни по психологическому складу, ни по специфике творческой деятельности, в которой представления о желаемых долгосрочных результатах могут изменяться многократно даже в течение одного дня, и смешно было бы тратить время на попытки изобразить их в «четких, измеримых, достижимых…» и прочих конкретных терминах. Автора мотивирует и стимулирует набор, список замыслов, т.е. возможностей, дающий широкую свободу выбора и спонтанных действий, а не четкая цель, ограничивающая эту свободу. При этом те из замыслов, которые «приняты к исполнению», начинают играть роль цели, как правило «проблемной», т.е. не дающей четкого (и сковывающего) представления о конечном результате, но в то же время «стягивающей» на себя множество мелких мыслей и действий, выполняющей функции «полярной звезды» в тумане. Например, в ходе работы над проектом «ТМ-книга» появился замысел «Книга-2», не имеющий пока четких «проектных» очертаний, но ставший «центром кристаллизации» мыслей, который рано или поздно вырастет в достаточно сложившийся и понятным образом реализуемый проект.

В заключение несколько слов о развитии системы управления задачами. Планируется постепенный переход на Outlook, который должен, сохранив все удобства Excel-реализации, добавить новые. Например, создать возможность автоматического бюджетирования и календарно-приоритетного гибкого планирования личных и командных задач, взаимодействия этой гибкой системы планирования с MS Project, автоматического превращения выполненных задач в элементы дневника (не стандартного «Дневника» в Outlook, а собственной системы, которая будет описана ниже), автоматического анализа по выборкам из этих задач, и т.п. Реализация МСВ-планирования при этом является пока предметом исследований. Возможно, это будет создание VBA-надстроек к Outlook, возможно — небанальное применение штатных средств (пользовательских форм, настроек представления списка задач, и т.п.) Введение понятийного аппарата, не заложенного изначально в Outlook (напр. «масштаб» и «уровень» задачи), скорее всего, будет осуществляться с помощью категорий и/или пользовательских полей. Особый интерес во всех этих разработках для автора представляет создание технологий гибкого командного тайм-менеджмента, которые позволяли бы автоматизированно согласовывать гибкие личные МСВ-планы — примерно с такой же легкостью, как сейчас в Outlook можно согласовывать классические «жесткие» планы дня при назначении встреч и совещаний.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2015-04-29; Просмотров: 340; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.013 сек.