Шесть шагов делегирования

Делегирование не происходит само собой. Как и в случае любого другого задания, которое выполняет руководитель, существуют этапы передачи задания, которые позволяют эффективно делегировать:

1. Сообщите суть задания (руководитель описывает, что и когда должно быть сделано, какие результаты ожидаются);

2. Обрисовать общую ситуацию в связи с заданием (важность задания, осложнения, которые могут быть);

3. Определите нормативы (которые будут использованы для контроля над ходом задания);

4. Предоставьте полномочия;

5. Окажите поддержку (ответьте на все вопросы подчиненных);

6. Получите согласие (убедитесь, что работник понимает суть задания и согласен выполнить его).

Делегируются всегда:

- Мелкие дела;

- Сбор информации;

- Постоянные поручения (рутинная работа);

- Замещения (доклады, визиты клиентов, приглашения на конференции).

Не делегируются:

- Установление целей, разработка стратегий;

- Управление персоналом и мотивация (оценка деятельности, дисциплина, взыскания);

- Политически окрашенные ситуации (например, контроль расходов на командировки);

- Конфиденциальные или щекотливые обстоятельства (размеры окладов, заработная плата персонала, данные о частной собственности – примеры информации подобного типа. Задания, связанные с информацией такого рода руководитель должен оставить себе).

4.

ОСУ – организационная структура управления.

Выбор ОСУ всегда является сферой компетенции высшего руководства организации, однако руководители среднего и нижнего уровней управления должны иметь представление об ОСУ организации, в которой они работают.

Под ОСУ организацией понимают характер и порядок отношений и связей между формально разделенными подразделениями и уровнями управления.

Современная ОСУ должна отвечать следующим требованиям:

- Оптимальность – минимально необходимое количество связей между органами управления;

- Оперативность, гибкость – способность быстро реагировать на изменения внешней среды;

- Надежность – гарантия надежности передачи информации;

- Простота, экономичность – минимальные затраты на управление, отсутствие дублирования в функциях управления;

- Специализация – фокусирование работников на выполнении отдельных функций управления;

- Соответствие целям и задачам предприятия.

Разрабатывается ОСУ сверху вниз. Сначала осуществляется деление организации по горизонтали на широкие блоки, которые соответствуют важнейшим направлениям деятельности согласно организационной стратегии. Затем определяются полномочия разных должностей. Руководство также осуществляет дальнейшее деление организации на подразделения – это и является содержанием функции организации.

В зависимости от характера связей между подразделениями организации различают следующие типы организационных структур:

- линейная;

- функциональная;

- линейно-функциональная;

- дивизиональная;

- матричная.

Каждая из структур пригодна для конкретной ситуации для достижения соответствующих целей.

Первым типом ОСУ была так называемая бюрократия. Слово «бюрократия» ассоциируется с понятиями канцелярской волокиты, нудной работы, долгого ожидания в получении справок и т.д.

Концепция бюрократии сформирована немецким социологом Максом Вебером, и, по меньшей мере, в идеальной форме – одна из лучших идей в истории человечества.

Бюрократия – тип организации, для которой характерна высокая степень разделения труда, четкая управленческая иерархия, правила и стандарты, профессиональный рост, базирующийся на компетентности, цепь команд, наличие многочисленных правил и норм поведения персонала, отбор кадров по их деловым и профессиональным качествам.

Бюрократию часто называют классической или традиционной ОСУ, так как большинство современных организаций содержат характеристики бюрократической системы.

Потенциальные негативные воздействия, оказываемые бюрократическими структурами на функционирование организации, состоят в:

- жесткой заданности поведения;

- трудности связи внутри организации;

- неспособности к быстрым нововведениям;

- преувеличение важности прав, процедур, стандартов, норм;

- отсутствие ситуационного подхода, так как все проблемы решаются согласно правилам, инструкциям и т.д. Масштабы этих проблем быстро возрастают, если организация сталкивается с быстрыми изменениями окружающей среды или высокотехнологичной продукцией.

Дата добавления: 2015-04-29