Анализ расходов на информационные системы

Экономическая оценка совокупной стоимости владения

Снижение совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership или ССВ) приобретает сегодня всё большее значение. Комплексный подход к решению данной проблемы предполагает модернизацию оборудования, автоматизацию распространения ПО, обеспечение технической поддержки, соблюдение стандартов на аппаратные средства и ПО.

Начать решение проблемы снижения совокупной стоимости владения следует с проведения аудита существующих расходов на информационные системы, поэтапно решая вопросы дальнейшего развития экономически эффективной информационной системы предприятия.

Корпорация Microsoft совместно с компанией Interpose проанализировали расходы на информационные технологии и разработали модель ССВ, которая позволяет определить этот показатель и применить его при оптимизации структуры расходов. Данная модель может быть использована руководителями предприятия и способствует упрощению анализа и управления прямыми и косвенными затратами, связанными с эксплуатируемыми информационными технологиями. Оптимизациямодели ССВ приводит к выявлению структурных недостатков.

Проведенный анализ расходов на информационныетехнологии выявил их усредненные значения на зарубежном предприятии:

1) компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0 обходится организации каждый год в среднем в 6515 USD;

2) капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют около четверти всех расходов на информационные технологии;

3) значительная часть из остальных затрат связана с администрированием и технической поддержкой, неявными расходами на поддержку компьютерных систем, которые производятся рядовыми пользователями.

По утверждению создателей, модель ССВ позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и операции с соответствующими инструментальными средствами.

Зависимость между ростом затрат на ИТ и эффективностью работы сотрудников выглядит следующим образом (рис. 147):

Рис. 147. Соотношение затрат на ИТ и эффективности работы сотрудников

Данной закономерности следует уделять особое внимание при анализе структуры расходов предприятия, так как увеличение затрат на информационные технологии ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников. Неоправданная экономия на внедрении новых информационных систем и повышении квалификации сотрудников приводит к росту числа простоев и расходов, вызванных ложными вызовами службы технической поддержки.

В подходе, разработанном Microsoft и Interpose анализируются структуры затрат для различных видов потребителей (серверов, клиентов, принтеров), проводится их классификация (портативные компьютеры - настольные, сервер файлов и печати - сервер приложений). Данная модель способна учесть различные характеристики каждого вида потребителей (фондов) и оптимизировать ввод данных для анализа.

Рис. 148. Рациональная модель распределения затрат, представляющих совокупную стоимость владения.

Источник: Interpose, Inc.

По данным Interpose, некое усредненное распределение затрат для Windows NT Workstation 4.0 может быть представлено следующим образом (рис. 148).

Как видно из рисунка, все затраты разделены на две группы: плановые и внеплановые.

Плановые затраты состоят из расходов:

• на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и очередные обновления);

• на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и субподряда, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

• на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);

• на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

• на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и доступа к серверам).

Внеплановые затраты возникают тогда, когда рядовые пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам. Данный тип затрат сложно поддается учету и представляет собой большую проблему, так как, согласно исследованиям Interpose, свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии образуется вне традиционных бюджетов и редко учитываются предприятиями. Внеплановые затраты могут представлять также скрытую опасность, так как при нерациональном сокращении расходов на информационные технологии происходит перераспределение функций технической поддержки с профессиональных работников непосредственно на рядовых пользователей, при этом начинается резкий неконтролируемый рост таких затрат.

Создатели модели ССВ с помощью специальной методологии способствуют организации исследований и количественного анализа внеплановых затрат, которые:

• связаны с конечными пользователями (самостоятельное разрешение проблем, обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);

• вызваны простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).

По данным Gartner Group, уменьшить ССВ на 35% можно путём использования архитектуры NetPC. Причём, интересными представляются расходы на ССВ, опубликованные в данных отчётах. За год ССВ составила: для NetPC 6469 USD, для NC (СК) 6547 USD, для обычных ПК под управлением Windows 95 – 9869 USD [217; 11].

Экономия за счет использования NetPC складывается из:

• меньшей начальной цены,

• меньших затрат на поддержку,

• стабильности этой аппаратной платформы.

Gartner Group в более поздних отчётах отмечает, что снижение ССВ за счёт применения сетевых компьютеров составит не более 23%. Однако специалисты считают, что примерно такие же показатели экономии при автоматизации офисов могут быть достигнуты на базе Windows-терминалов и NetPC [117;24].

По данным компании Microsoft, существуют пути снижения ССВ при внедрении Windows NT Workstation 4.0, Windows NT с Zero Administration Kit, Systems Management Server и Microsoft Office 97, приведенные в табл. 40.

Таблица 40

Экономия при переходе на 32-разрядную платформу*

Вариант перехода на 32-разрядную платформу	Примерная экономия (в расчете на один настольный компьютер в год), %	Ежегодная экономия для типичной организации с 2500 пользователями, долл.
Windows NT Workstation 4.0		1 835 000
Windows NT и Zero Administration Kit		7 837 500
Systems Management Server		2 062 500
Office 97		2 025 000

Источник: компания Microsoft

Снижению совокупной стоимости владения информационными технологиями в определенной части способствует инициатива «нулевых расходов на администрирование» (Zero Administration). Программный продукт Zero Administration Kit предлагает несколько типовых сценариев использования рабочих станций в зависимости от решаемых задач. С помощью программного продукта можно автоматически ограничить работу пользователя определенными рамками. Zero Administration Kit способствует сокращению расходов из-за ошибок рядовых пользователей.

Применение Windows-терминалов также может снизить ССВ.

Windows-терминал представляет собой компьютер, с установленным клиентским программным обеспечением для доступа к Microsoft Windows NT Server, Terminal Server Edition. По мнению Microsoft, экономическая эффективность Windows-терминалов складывается из двух составляющих: низкой стоимости оборудования и нулевых затрат на администрирование.

Причиной низкой стоимости оборудования является возможность использования морально устаревшей техники. Технология использования состоит в назначении компьютеру (терминалу) виртуального подразделения операционной системы Windows NT Workstation. Терминал выдает получаемую информацию на экран и, таким образом, при наличии одного высокопроизводительного сервера появляется возможность продолжения использования устаревшего оборудования.

Определенную часть затрат в ССВ занимают затраты на установку и настройку операционной системы. Данная расходная часть резко увеличивается, если крупным предприятием приобретается большое количество одинакового оборудования. Решением этой проблемы может быть применение специализированных программных продуктов, позволяющих сократить время установки операционной системы и упростить ее конфигурирование.

Одним из таких программных продуктов может быть пакет Microsoft System Preparation. Его работа состоит из двух основных этапов: подготовка и запись на внешний носитель образа диска эталонной рабочей станции; автоконфигурации, в процессе которой администратор может уточнить ряд параметров рабочей станции.

Для определения путей снижения расходов существует программный продукт ТСО Manager фирмы Gartner Software Products. Он предоставляет сведения о влиянии расходов по информационнымтехнологиям на основную деятельность компании. Программный продукт представляет собой базу данных корпоративных расходов на информационные технологии в форме настольного приложения для операционной системы Windows. Пользователи должны вводить в нее сведения о своем персонале, программном обеспечении, системных ресурсах, а ТСО Manager сравнивает затраты на ИТ с базой данных по среднекорпоративным показателям. Затем приложение выполняет своего рода аудит, акцентируя пути снижения нерациональных затрат. Стоимость программного продукта составляет около 19000 USD. Компании, купившие продукт, получают неограниченное право на консультации аналитиков Gartner Group по вопросам ТСО и свободный доступ к Web-узлу Gartner, тем самым становясь полноценными клиентами этой фирмы. По оценкам фирмы Gartner, крупная компания может затратить на внесение всех необходимых данных до шести недель. Продукт требует привлечения таких информационных ресурсов, как данные о кадровом составе, системных конфигурацияхи финансовом состоянии компании. Если компания сможет проделать все этапы этой работы, ее ИТ-менеджеры получат весьма ценные указания о путях экономии. Пакет принесет несомненную пользу при прогнозировании затрат при переходе на другое ПО или оборудование или при обосновании новых ИТ-приобретений. Ценность ТСО Manager была бы выше, если бы его профили могли автоматически формироваться с помощью широко распространенного ПО инвентаризации ИТ-ресурсов вроде Unit-enter фирмы Computer Associates International или ТМЕ компании Tivoli Systems [172;21]. Дальнейшие версии ТСО Manager, смогут используют информацию из пакетов для управления сетями и систем планирования корпоративных ресурсов (ERP).

Дата добавления: 2015-04-29