Их использования и сохранности

Ревизия (аудит) сохранности и учета материально-производственных запасов в организациях включает комплекс вопросов и мероприятий, цель которых – предотвратить непроизводительные потери и расходы, недостачи и хищения, бесхозяйственное использование средств, подтвердить достоверность данных по наличию и движению материально-производ-ственных запасов, а также установить соответствие применяемой в организации методики учета операций с материальными ценностями действующим в Республике Беларусь нормативным актам.

В процессе проверки операций с материальными ценностями решаются следующие задачи:

– изучение организации материально-технического снабжения и его планирования, увязка снабжения с производственным планом, нормами расхода и запасов;

– установление реальности наличия и существования материальных ценностей;

– изучение их состава и выявление излишних и не используемых в производстве материальных ценностей;

– обследование состояния складского хозяйства и ознакомление с условиями хранения материальных запасов;

– установление правильности документального оформления движения материалов, формирования их учетной стоимости, полноты оприходования материальных ценностей, обоснованности и законности отпуска и списания материальных ценностей и правильности отражения в учете данных операций;

– проверка правильности учета отдельных предметов в составе оборотных средств;

– оценка полноты и качества проводимых инвентаризаций материальных ценностей.

Источниками информации при проверке материальных ценностей являются:

– плановые и нормативные данные органов материально-техни-ческого снабжения: заявки на потребность в материальных ценностях, договоры с поставщиками, нормативы запасов, нормы и лимиты расходов, план материально-технического обеспечения;

– первичные документы по движению материальных ценностей: товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 и товарные накладные формы ТН-2, железнодорожные накладные, спецификации, сертификаты и другие документы, удостоверяющие качество материальных ценностей, счета-фактуры, приходные ордера формы М-4, акты о приемке материалов формы М-7, лимитно-заборные карты формы М-9, требования на отпуск материалов формы М-11;

– учетные регистры: карточки складского учета материалов, ведомости (машинограммы) аналитического и синтетического учета по счетам 10, 16, 60; инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей;

– бухгалтерская и статистическая отчетность: бухгалтерский баланс (форма № 1), отчет об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов (форма 3-сн) и др.

Руководствуясь Инструкцией по бухгалтерскому учету материалов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 г. № 144, проверку операций по учету материально-производственных запасов рекомендуется проводить в следующей последовательности:

– проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей;

– проверка операций по поступлению материальных ценностей;

– проверка операций по списанию материальных ценностей в расход;

– проверка учета отдельных предметов в составе оборотных средств;

– проверка полноты и качества проведенных инвентаризаций материально-производственных запасов и отражения в учете их результатов.

В ходе проверки особое внимание уделяется изучению организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей (проверка наличия в личных делах договоров о материальной ответственности и должностных инструкций).

При осмотре мест хранения материальных ценностей по имеющимся у материально ответственных лиц документам проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск материалов и делают записи в книги или карточке складского учета, устанавливают неучтенные излишки, причинами которых могут быть обвес, обсчет, обмер сырья и материалов, необоснованное составление актов на потери при транспортировке или хранении на складах. Это можно установить по карточкам складского учета.

Для подтверждения реальности наличия материально-производ-ственных запасов документально сверяют данные о запасах, указанные в разделе II баланса, с данными регистров аналитического и синтетического учетов по счетам 10, 15, 16.

При осмотре складского хозяйства проверяющим может проводиться выборочная инвентаризация материальных ценностей для сверки фактического их наличия с данными бухгалтерского учета. Подписанные ревизором, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для определения результатов инвентаризации. При обнаружении по некоторым материалам отклонений от учетных данных по ним составляются сличительные ведомости. По всем фактам недостач и излишков материально ответственные лица должны дать письменные объяснения. Если размеры нарушений значительны, проверяющий может дать руководителю рекомендацию провести окончательную сплошную инвентаризацию материальных ценностей в организации.

Проверяя бухгалтерский учет материальных ценностей в организации, проверяющий на основе изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов (счетов-фактур, накладных и др.) и учетных регистров (карточек складского учета, отчетов о движении ценностей, ведомостей, машинограмм и пр.) устанавливает полноту оприходования материальных ценностей, правильность их классификации и оценки.

При проверке полноты оприходования материальных ценностей аудитору или ревизору следует учитывать условия и формы расчетов с поставщиками, принятый в учетной политике вариант оценки.

В случае необходимости проверяющий проводит встречную сверку с документами, находящимися у поставщиков материальных ценностей.

Одновременно с проверкой полноты оприходования материальных ценностей изучается правильность их оценки в зависимости от организации и постановки их аналитического и синтетического учетов, руководствуясь при этом Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Конкретный вариант оценки материальных ценностей, принятый в организации, должен быть зафиксирован в его учетной политике.

Обоснованность списания материальных ценностей в расход (отпуск в производство, реализация на сторону, безвозмездная передача и др.) выясняется по данным соответствующих первичных документов и учетных регистров (накладных, требований на отпуск, лимитно-заборных карт, накопительной ведомости по расходу и оборотной ведомости по движению материалов, журнала-ордера № 10 по кредиту счетов 10, 16 и др.).

Отпуск материалов со складов в производство оформляют лимитно-заборными картами или ведомостями отпуска, актами-требованиями на замену материалов или на дополнительный отпуск, комплектовочными ведомостями и другими документами в зависимости от специфики деятельности организации. Отпуск материалов в производство должен производиться в пределах лимита на выпуск определенного вида продукции.

Правильность списания материалов на производственные нужды по количеству и стоимости ревизор может проверить путем составления балансовых расчетов, уделяя при этом внимание обоснованности применяемых норм расхода материальных ценностей. Для этого сравнивается количество отпущенных сырья и материалов по нормам с выходом готовой продукции в натуральном выражении (с учетом технологических отходов по норме).

29. Проверка полноты и качества проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
и отражение ее результатов в учете

Основным документом, регулирующим порядок проведения инвентаризации активов и финансовых обязательств, используемым в процессе контроля полноты и качества проведенных инвентаризаций материальных ценностей и отражения в учете их результатов, является Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.11.2007 г. № 180 (далее – Инструкция № 180).

Изучение материалов инвентаризации начинается с проверки наличия в бухгалтерии необходимых документов.

В ходе контроля проверяющий должен:

– установить, имеется ли в организации приказ, в котором определены сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, а при большом объеме работ – состав рабочих инвентаризационных комиссий;

– проверить наличие инвентаризационных описей или актов, сличительных ведомостей, письменных объяснений материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколов, приказов и других документов по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

В ходе такой документальной проверки проверяющим одновременно обращается внимание на компетентность состава инвентаризационных комиссий: включены ли в состав комиссии специалисты, хорошо знающие потребительские признаки ценностей, а в ситуациях, когда инвентаризация имущества проводится в случаях стихийного бедствия, в состав комиссии должен быть включен представитель местной исполнительной власти в качестве председателя комиссии.

Для установления качества проведенных инвентаризаций нужно проанализировать данные инвентаризационных описей и их оформление в соответствии с Инструкцией № 180, т.е. описи должны содержать следующие сведения: наименование организации; место, где проводилась инвентаризация; время ее проведения; перечень материальных ценностей с указанием их марки, сортности и других отличительных признаков; наличие на каждой странице описи показателя числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей прописью и общий итог количества всех единиц по странице в натуральном выражении, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, кг, метрах и т.д.) эти ценности показаны; подписи членов инвентаризационной комиссии и подпись материально ответственного лица, подтверждающие правильность проведения инвентаризации и принятия ценностей на ответственное хранение.

Для проверки полноты проведения инвентаризации материальных ценностей во всех местах их хранения инвентаризационные описи сверяются с ведомостью № 10 «Движение материалов в денежном выражении» по каждому материально ответственному лицу или с данными соответствующей машинограммы.

Затем следует изучить сличительные ведомости и установить, соответствуют ли показанные в них фактические количественные остатки материальных ценностей данным остаткам, приведенным в инвентаризационных описях, учитывая при этом, что сличительные ведомости составляются по материальным ценностям, по которым установлены отклонения от учетных данных.

При проверке сличительных ведомостей необходимо установить:

– правильно ли выведены остатки по данным складского и бухгалтерского учетов на момент проведения инвентаризации;

– все ли ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных, записаны в сличительной ведомости;

– правильно ли произведены взаимные зачеты излишков и недостач в результате пересортицы;

– правильно ли отражены количественные и суммовые результаты по сличительным ведомостям и как они отражены в бухгалтерском учете;

– правильно ли составлены расчеты потерь в пределах норм естественной убыли, имея при этом в виду, что списание потерь может быть произведено не свыше размеров выявленной недостачи по сличительной ведомости.

Потери от порчи, брака, боя во всех случаях комиссией оформляются отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования по каждому виду ценностей, причин потерь и возможного их использования.

На завершающем этапе проверки ревизор (аудитор) должен проверить порядок отражения в учете инвентаризационных разниц, руковод-ствуясь при этом ст. 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Инструкцией № 180.

При проверке правильности списания недостач материальных ценностей сверх норм естественной убыли контролирующий орган должен определить причины их возникновения и установить, какие меры принимаются организацией для ликвидации таких потерь.

В процессе проверки необходимо установить: правильно ли определен размер ущерба, причиненного недостачами и порчей ценностей, руководствуясь при этом Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утверж-денной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь от 24.03.2003 г. № 39/69 с учетом изменений и дополнений.

На заключительном этапе проверки устанавливается правильность начисления НДС по недостачам, потерям материальных ценностей сверх норм естественной убыли и отражения в учете операций по регулированию инвентаризационных разниц.

Дата добавления: 2015-04-24