Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

Значение документационного обеспечения управления(ДОУ).

Функциональные коммуникации.

В наши дни общению между людьми и эффективным средствам связи придается все большее значение. К тому же сейчас мы столкнулись с настоящим изобилием средств коммуникаций. В связи с таким коммуникационным бумом возникла проблема оптимизации информационного обмена в организациях. Коммуникации в сфере менеджмента стали объектом самого пристального внимания ученых и специалистов в учреждениях практически всех типов: коммерческих фирмах, военных структурах, государственных органах управления, больницах, университетах и научно-исследовательских институтах.
Четыре важных момента по поводу коммуникаций:
1. Коммуникация — это восприятие
2. Коммуникация — это ожидание
3. Коммуникация порождает потребности
4. Коммуникация и информация — это две разные (более того, в значительной мере полярные) и, вместе с тем, взаимозависимые вещи.

ДОУ – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций.
Документирование – это процесс создания и оформления документа.
Документ – это результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений, объективной действительности и мыслительной деятельности чел-ка на спец. материале.
Функции документа: источник информации; хранитель информации; передача информации.
Задачи документа:
- служит основанием для принятия решений;
- является способом доказательства, т.к. имеет юридическую силу;
- в документах отражено, закреплении государственное устройство;
- документы служат средством общения;
- является основой для справочно-аналитической работы;
- служат историческими источниками.
Виды документа:
В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации (ОРД):
- организационные – устав, положение, инструкции, правила;
- распорядительные – приказ, распоряжение, указание, решение, постановление;
- справочно-информационные – справки, письма, телеграммы, телексы, акты, планы, отчеты, докладные записки и др.
Значение ДОУ в системе управления – организация и ведение документации требуют определенных знаний и навыков, поэтому знания ДОУ необходимы для специалистов, работающих в сфере управления.

Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Предположим, на наш завод постоянный клиент прислал заказ на изготовление партии продукции. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Для нас этот документ является гарантией того, что, понеся расходы по производству продукции, мы не останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен иметь статус доказательства в арбитражном суде.

Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение — это не подлинник, а факсимильная копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления, наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов. Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно будет найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.

Такого рода важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю организации, который накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует делать, кому и когда по сути данного документа.

Если решение положительное, документ или его копии, сделанные для каждого исполнителя в канцелярии, направляются исполнителям решения руководителя «на исполнение». Исполнителями могут быть:

• конструкторский отдел, разрабатывающий чертежи на изготовление продукта, изделия;
• технологический отдел, разрабатывающий технологию изготовления изделия;
• экономические службы, планирующие все виды затрат, связанных с производством и реализацией изделия;
• маркетинговая служба, регулирующая отношения предприятия с рынком;
• отдел сбыта, осуществляющий реализацию изделия и контроль за соблюдением оговоренных сроков изготовления;
• другие подразделения, включая производственные цеха.

Функции, права, обязанности этих подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда, таких как положения о подразделениях, штатные расписания. Общие правила поведения и взаимодействия участников и организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива, положением о персонале или трудовым распорядком, а обязанности, права и ответственность каждого специалиста и руководителя — должностной инструкцией и трудовым договором. Трудовой процесс по производству изделия сопровождается также разработкой многочисленных документов: чертежами и другой конструкторской документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями, технологической документацией, финансовыми документами, учетными документами и др. Подразделения пишут друг другу служебные записки, докладные, их деятельность регулируется приказами, распоряжениями руководителей разного уровня. В процессе производства изделия стороны обмениваются служебными письмами разного предназначения: напоминание, информирование, уточнение, изменение условий и т. п.

Завершается эта деятельность отгрузкой изготовленного изделия, его отправкой с сопроводительными документами, выставлением банковского счета на оплату издержек производства. Все участники производства, его организаторы и руководители получают компенсацию за труд (заработную плату, премии) из средств, поступивших за реализацию изделия.

Дата добавления: 2015-04-24