Microsoft Office Excel. Ввод и редактирование данных

1. Общие понятия и терминология.

Табличными процессорами (ТП) называют пакеты программ, предназначенные для создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Основное назначение ТП заключается в обработке числовой информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Основным документом Microsoft Office Excel является рабочая книга. Она храниться в файле с расширением. xls (начиная с пакета Microsoft Office 2007 – .xlsx) и состоит из нескольких листов. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Ячейка является минимальной единицей для размещения данных внутри рабочего листа, имеет свой уникальный адрес, определяющий местонахождение ячейки в таблице, который состоит

из заголовка столбца и номера строки, на пересечении которых она находится, например, Н15.

2. Типы данных.

В работе с Microsoft Office Excel среди прочих типов данных можно выделить основные: число, текст, формула, функция.

Формула – математическая запись вычислений, производимых над данными таблицы, начинающаяся со знака «=», содержит в себе адреса ячеек, символы математических операций и записывается в ячейку таблицы: =А1+В2.

Функция – математическая запись, указывающая на выполнение определённых вычислительных операций, состоит из имени и одного или нескольких аргументов, заключённых в круглые скобки: =LOG10(B2).

3. Копирование содержимого ячеек.

Копирование и перемещение ячеек можно осуществить двумя способами:

• методом буксировки (для небольшого числа ячеек с помощью выделения нужного диапазона указателем мыши)
• через буфер обмена (при работе с большими диапазонами ячеек с использованием команд Копировать, Вставить).

Интервал (блок, диапазон) – прямоугольная область смежных или несмежных ячеек, которая задаётся указанием адреса верхней левой и нижней правой ячеек, разделённых двоеточием: A3:G5.

Диапазоны, принадлежащие одному рабочему листу, являются двумерными, они содержат две координаты: строка и столбец.

В Microsoft Office Excel есть возможность работать с трёхмерными и четырёхмерными диапазонами. В качестве третьего измерения используется рабочий лист. Ячейки, расположенные на разных рабочих листах, образуют трёхмерные диапазоны. Четвёртое измерение задаётся именем ранее созданной рабочей книги, на ячейки которой обращаются в формуле или функции.

4. Операторы, используемые при вводе данных в ячейки таблицы.

При работе с табличным процессором можно использовать

следующие операторы:

· арифметические (+, -, *, /, ^);

· сравнения или отношения (<, >, >=, <=, <>, =), результат вычислений по которым отображается в ячейке в виде «истина» или «ложь»;

· текстовый или оператор сцепления (&), соединяющий постоянные значения, константы, результаты вычисления формулы;

· адреса, ссылок (: – оператор диапазона,; – оператор перечисления,– оператор пересечения);

· значений ошибок.

Пересилим самые распространённые ошибки, появляющиеся в

ячейках:

• #### – вводимое число не умещается в ячейке, в этом случае следует увеличить ширину столбца;
• #ЗНАЧ! – в формуле используется недопустимый тип аргумента или операнда, например, вместо числового или логического значения для оператора или функции введён текст;
• #ДЕЛ/0! – делить на ноль нельзя;
• #Н/Д! – использование в формуле ссылки на пустую ячейку;
• #ИМЯ? – имя, используемое в формуле, было удалено или не было ранее определено;
• #ПУСТО! – задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек, чаще всего ошибка указывает, что допущена неточность при вводе ссылок на диапазоны ячеек;
• #ЧИСЛО! – в функции с числовым аргументом используется неверный формат или значение аргумента;
• #ССЫЛКА! – в формуле используется недопустимая ссылка на ячейку, например, если ячейки были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое других ячеек.

5. Автозаполнение, маркер заполнения.

Используется для ввода одинаковых значений в ячейки таблицы:

• ввести числовую или текстовую информацию;
• выделить ячейки, в которые необходимо поместить введённое значение;
• выполнить команду Правка – Заполнить (Microsoft Office Excel 2007: Главная – Редактирование – Заполнить).

Заполнить содержимым соседние ячейки можно и маркером заполнения, выделив нужную ячейку и методом буксировки, удерживая указатель мыши на маркере, выделить те ячейки, которые надо заполнить искомыми данными.

Маркер заполнения используется для копирования формул, ввода данных, изменяющихся с определённым шагом.

Кроме этого есть возможность создать пользовательский

список:

• ввести все элементы будущего списка и выделить их;
• выполнить команду Сервис – Параметры (Microsoft OfficeExcel 2007: Файл – Параметры – Дополнительно – кнопка«Изменить списки»);
• в открывшемся окне «Параметры» выбрать вкладку«Списки» и нажать кнопку «Импорт».

В дальнейшем, если значение эталонной ячейки, при её буксировке на соседние, будет элементом списка, заполнение осуществится элементами списка.

Дата добавления: 2015-04-24